Ce se întâmplă când ajunge un document
Când un document ajunge într-un spațiu de lucru, PaperOffice AI îl procesează în trei pași:
- Citire: Recunoașterea textului AI captează textul și aspectul, atât pentru PDF-urile digitale, cât și pentru scanări și fotografii. Cu nivelul corespunzător, scrisul de mână, ștampile, semnăturile și căsuțele bifate sunt recunoscute de asemenea.
- Clasificare: PaperOffice recunoaște tipul documentului, de exemplu factură, contract sau aviz de livrare, și sugerează unde să fie arhivat.
- Extragere: PaperOffice returnează datele antetului, câmpurile individuale, tabelele și liniile de articol, chiar și pe mai multe pagini. Fiecare câmp este returnat cu valoarea sa, un grad de încredere și poziția sa pe pagină.
Procesarea rulează în fundal după încărcare sau import și durează ceva timp. În mod implicit, primele 20 de pagini ale unui document sunt procesate, maxim 40.
Niveluri AI-DMS: Basic, Premium și Ultra
Cât de profund este procesat un document depinde de nivelul AI-DMS. Nivelul aparține spațiului de lucru, nu contului dumneavoastră. Spațiile de lucru noi încep cu Premium. Mai multe spații de lucru pot utiliza niveluri diferite, de exemplu o arhivă în Basic și lucrările curente în Premium.
- Stocare doar: documentele sunt stocate fără procesare AI. Nu există recunoaștere a textului și nici căutare în conținut.
- Basic (IDP Light): recunoașterea textului AI, arhivă cu text complet, tipul documentului și metadatele. Potrivit pentru arhive mari pe care le căutați în principal prin text complet.
- Premium (IDP Full): totul din Basic plus câmpuri de afaceri, căutare semantică, relații între documente, extragerea entităților și Knowledge Graph. Alegerea tipică pentru facturi, contracte și dosare.
- Ultra (MEGA Vision): totul din Premium plus înțelegerea imaginii și auditul de securitate cu scorul de risc de fraudă. Doar când aveți nevoie, nu ca implicit pentru fiecare spațiu de lucru.
Nivelele superioare consumă mai mult Credits. Detalii: Niveluri AI-DMS: Basic, Premium și Ultra.
Tipuri de documente și agenți IDP
Tipurile de document îi spun lui PaperOffice cu ce fel de document se ocupă. Le gestionați sub Document AI. Ajutor: Ce sunt tipurile de document?
Dacă aveți nevoie de câmpuri specifice, de exemplu centrul de cost sau numărul contractului, le salvați ca un agent IDP. Un agent IDP definește care câmpuri sunt extrase și care dintre ele sunt obligatorii. Ajutor: Cum creez un agent IDP? Șabloanele gata făcute vă ajută să începeți: Creați agenți IDP din șabloane.
Facturi primite: un singur flux pentru fiecare intrare
Facturile primite ajung ca PDF, scanare, fotografie sau factură electronică. PaperOffice AI le citește pe toate în același flux. Ele ajung la spațiul de lucru prin încărcare, import, o căsuță poștală conectată sau smartphone-ul.
Rezultatul acoperă datele antetului, cum ar fi furnizorul, codul TVA, IBAN-ul, numărul facturii și data, plus liniile de articol și totalurile. O verificare a calculului testează dacă liniile, cotele de impozitare și totalul sunt corecte. Fiecare câmp este stocat cu locația sa și gradul de încredere. Aprobarea și acțiunile ulterioare rulează printr-un Workflow Agent. Ajutor: Cum creez un Workflow Agent?
Facturi electronice: citire și validare
Când arhivați o factură electronică, ca XML sau ca PDF cu XML încorporat, PaperOffice recunoaște formatul și preia datele direct din XML. Pentru XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, facturile EN 16931 și Facturae spaniolă, PaperOffice verifică de asemenea dacă factura este validă.
- Încărcați factura electronică într-un spațiu de lucru și așteptați până când procesarea s-a terminat.
- În Documente, numele afișează: Factură electronică validă, Factură electronică invalidă sau Factură electronică nu poate fi verificată.
- Deschideți factura și mergeți la fila Audit. Blocul Protocol factură electronică afișează modulul de validare, timpul de verificare și orice reguli eșuate. Utilizați Descărcare protocol pentru a-l salva.
Verificarea acoperă regulile principale EN 16931, de exemplu câmpurile obligatorii, totalurile, descompunerea impozitului, codul TVA și IBAN. Nu înlocuiește o verificare oficială cu validatorul KoSIT. Facturile italiene FatturaPA sunt citite dar nu validate. Pentru Facturae, o semnătură electronică este detectată și marcată ca prezentă dar nu verificată. Recunoașterea și validarea funcționează în toate nivelele AI-DMS, inclusiv Basic.
Potrivirea în 3 pași: factură, aviz de livrare și comandă de cumpărare
Potrivirea în 3 pași verifică dacă o factură se potrivește cu comanda de cumpărare și avizul de livrare. PaperOffice o rulează automat după ce un document a terminat procesarea. Documentele aparțin împreună când se află în același spațiu de lucru și poartă aceeași referință a comenzii de cumpărare. Verifică sumele, cantitățile și prețurile pe articol.
- Arhivați comanda de cumpărare, avizul de livrare și factura în același spațiu de lucru.
- Deschideți factura, mergeți la fila Audit și citiți blocul Potrivire în trei etape: Match OK, Variance sau Partial match.
- Folosiți Deschidere comandă de achiziție sau Deschidere notă de livrare pentru a naviga rapid către documentul de conciliere.
Pentru o prezentare generală, deschideți Documente, grupați după referința comenzii de cumpărare și faceți clic pe Detalii de potrivire. Fără o referință a comenzii de cumpărare, nu există conciliere. Dacă nota de livrare lipsește, PaperOffice compară doar comanda de cumpărare și factura. Concilierea este plătită odată ce o comandă este găsită.
Revizuire umană când un câmp obligatoriu lipsește
PaperOffice AI se oprește și solicită intervenția unei persoane când un agent IDP nu poate furniza un câmp obligatoriu cu încredere, sau când un flux de lucru solicită o aprobare. Sarcina apare sub Workflow AI → Sarcini cu Om în Buclă. Deschideți sarcina, completați câmpul lipsă sau aprobarea și finalizați sarcina. Fluxul de lucru continuă apoi cu pașii următori. Documentul rămâne în spațiul său de lucru în timpul revizuirii.
Split Agent: separați un lot de scanări în documente individuale
Ați scanat un pachet de chitanțe într-un singur PDF? Split Agent îl separă în documente individuale și arhivează fiecare parte în spațiul de lucru țintă.
- Deschideți Document AI → Split Agent și faceți clic pe Creați Split Agent.
- Alegeți Regula de împărțire: Automatic (AI), Pagini fixe per document, Separator de entitate sau Instrucțiuni personalizate. Alegeți spațiul de lucru țintă și salvați.
- În Documente, selectați PDF-ul, alegeți Acțiuni → Agenți și fluxuri de lucru → Split și porniți agentul.
Doar PDF-urile sunt divizate. Dacă o frontieră este incertă, sarcina apare sub Human In The Loop Tasks, unde puteți corecta frontiera prin numărul paginii. Split Agent este un serviciu plătit. Nu este instrumentul web gratuit „Split PDF”, nici foile separator ale PaperOffice Classic.
Trust Agent: verificați PDF-urile pentru manipulări
Trust Agent verifică PDF-urile pentru anomalii tehnice: text ascuns, text sub o zonă opacă, fișiere încorporate, JavaScript și diferențe între conținutul vizibil și stratul de text. Rezultatul este stocat ca un certificat de încredere pe document.
- Deschideți Document AI → Trust Agent și faceți clic pe Creați Trust Agent. Alegeți profilul de verificare, de exemplu Factură sau Contract, și nivelul.
- În Documente, selectați PDF-urile și alegeți Acțiuni → Agenți și fluxuri de lucru → Trust → Verificare cu Trust Agent.
- Deschideți rezultatul cu Vizualizează certificatul.
Originalul rămâne neschimbat; doar o copie este marcată. Dacă fișierul se modifică după verificare, rezultatul nu mai este valabil. Rezultatul este o evaluare cu dovezi, nu o dovadă a fraudei. Verificarea este plătită.
Audit de securitate în AI-DMS Ultra
Cu Ultra, PaperOffice AI verifică fiecare document nou într-un audit de securitate: un scor de risc de fraudă de la 1 la 10 cu raționament și constatări. Pentru chitanțe și facturi, codul VAT al furnizorului este verificat prin VIES. Basic și Premium nu includ aceasta.
- Fila Audit a unui document afișează scorul, raționamentul și constatăriile. Toate constatările deschise se află sub Analytics AI → Centru de audit.
- Sub PaperOffice Account → Organization → Document Audit Quarantine, contul root activează sau dezactivează quarantina și stabilește pragul.
- De la prag, un nou document Ultra intră în quarantina de securitate și primește eticheta „Quarantäne”: editarea, mutarea, descărcarea și ștergerea sunt blocate până când o persoană cu acces de scriere la spațiul de lucru îl eliberează. Notele, comentariile și o reținere legală rămân posibile.
- O constatare VIES este un indiciu și nu declanșează niciodată o quarantină. Scorul este o evaluare, nu o dovadă.
Întrebări frecvente
- Ce nivel ar trebui să aleg? Premium pentru facturi, contracte și dosare. Basic pentru arhive pure. Ultra doar când aveți nevoie de înțelegerea imaginii sau a auditului de securitate.
- Pot folosi niveluri diferite? Da. Nivelul aparține spațiului de lucru.
- Verificarea e-facturii înlocuiește validarea oficială? Nu. Acoperă regulile de bază, nu validarea KoSIT completă.
- Este originalul modificat de Trust Agent? Nu. Doar o copie este marcată.
- Unde sunt revizuirile deschise? Sub Workflow AI → Human In The Loop Tasks.