Căutare în prezentarea generală a documentelor
- Deschideți un spațiu de lucru.
- Utilizați câmpul de căutare din partea de sus a aplicației. Funcția de căutare în pagină a browserului nu este o funcție de căutare în document.
- Deschideți un rezultat dând clic pe numele acestuia.
Căutarea se aplică spațiului de lucru deschis, nu întregii organizații. Filtrele și vizualizările se află sub Opțiuni în aceeași prezentare generală. Aplicația web, aplicația desktop și aplicația mobilă caută aceleași documente; doar navigarea diferă.
Când căutarea nu returnează niciun rezultat
O căutare goală are de obicei o cauză simplă. Verificați în această ordine:
- Spațiul de lucru: comutați la spațiul de lucru care a primit încărcarea sau importul.
- Procesare: conținutul poate fi găsit doar după finalizarea procesării. Importurile mari durează mai mult.
- Filtre: un filtru sau o grupare sub Opțiuni poate ascunde rezultatele. Resetați filtrul și căutați din nou.
- Nivelul AI-DMS: un spațiu de lucru cu Doar stocare nu execută recunoașterea textului, astfel încât conținutul său nu poate fi căutat.
- Permisiuni: într-un spațiu de lucru partajat, vedeți doar ceea ce contul dumneavoastră are permisiunea să vadă.
Ajutor: După import și Niveluri AI-DMS: Basic, Premium și Ultra.
Puneți întrebări despre documentele dumneavoastră
În Agentul PaperOffice, puneți întrebări despre documentele dumneavoastră cu propriile cuvinte, de exemplu: „Care sunt perioadele de preaviz din contractele mele?” Agentul răspunde și listează documentele utilizate ca surse. Dând clic pe o sursă, se deschide documentul.
- Deschideți Documente și selectați unul sau mai multe documente.
- Alegeți Acțiuni → Agenți și fluxuri de lucru → Întrebați Agentul, sau deschideți agentul cu Alt+A.
- În zona Surse, verificați ce va căuta agentul. Utilizați Adăugare document sau Adaugă spațiu de lucru pentru a lărgi selecția.
- Puneți întrebarea și dați clic pe o sursă din răspuns pentru a sări la document.
În interiorul unui dosar de documente, butonul Chat cu dosarul pune întrebări despre documentele din acel dosar.
- Agentul răspunde doar din documentele procesate în spațiile de lucru la care aveți acces. Spațiile de lucru care nu sunt indexate nu pot fi selectate.
- Dacă niciun spațiu de lucru nu este fixat, agentul caută în toate spațiile de lucru la care aveți acces.
- Puteți fixa până la 20 de documente și 20 de spații de lucru ca surse.
- Întrebările către agent sunt plătite.
- De asemenea, puteți întreba despre documentele dumneavoastră din Claude sau ChatGPT prin serverul MCP PaperOffice.
Colaborați: note, sarcini și mențiuni
Înregistrați direct pe document ceea ce trebuie să se întâmple. O notă este un comentariu. O sarcină are un responsabil, o dată limită și o prioritate.
- Deschideți documentul și mergeți la fila Activități.
- Faceți clic pe Nou și alegeți Notă sau Sarcină.
- Pentru o sarcină, setați Cine trebuie să finalizeze?: dumneavoastră, un utilizator, un grup sau nimeni încă. Setați termenul limită și prioritatea și salvați.
- Pentru a pune o întrebare, scrieți în sarcină sub Întrebări și comentarii. Utilizați @ pentru a menționa o persoană sau un grup.
- Când sarcina este finalizată, faceți clic pe Finalizează sarcina. Puteți adăuga un comentariu de finalizare.
Persoanele menționate sunt notificate. Fără o mențiune, persoanele asignate și participanții sunt informați. Utilizați filtrele Toate, Note, Sarcini și Acțiune necesară pentru a ține evidența. Firele de comentarii care pot fi marcate ca rezolvate sunt disponibile prin API și serverul MCP.
Țineți evidența: activitate, sumar al spațiului de lucru și Solver de probleme
- Sub Analytics AI → Activitate și procesare, harta termică a activității arată încărcările pe zi, iar activitatea utilizatorului arată cine a încărcat ce într-o perioadă aleasă. Cu Exportare, salvați ambele ca CSV. Analytics AI este disponibil începând cu planul Corporate și îl vedeți doar dacă rolul dumneavoastră permite acest lucru.
- Sumarul spațiului de lucru rezumă un spațiu de lucru: numărul de documente, subiecte, entități frecvente, parteneri și documente recente. Este disponibil prin API și serverul MCP, nu ca pagină în aplicație. Solicitățile sunt plătite.
- Solverul de probleme sugerează funcții care se potrivesc nevoii dumneavoastră. Deschideți-l în meniul contului sub Ajutor & Învățare → Solver de probleme și descrieți nevoia dumneavoastră cu propriile cuvinte. Este, de asemenea, disponibil pe paperoffice.ai fără autentificare.
Întrebări frecvente
- Caută în toate spațiile de lucru? Nu. Căutarea din bara de instrumente se aplică spațiului de lucru deschis. Agentul PaperOffice poate căuta în mai multe sau în toate spațiile de lucru la care aveți acces.
- De ce nu pot găsi un document pe care tocmai l-am încărcat? Procesarea este probabil încă în curs. Așteptați până se finalizează.
- Agentul inventează răspunsuri? Răspunde pe baza documentelor dumneavoastră procesate și afișează documentele utilizate, astfel încât să puteți verifica fiecare răspuns.
- Colaboratorii pot vedea sarcinile mele? Sarcinile aparțin documentului. Persoanele asignate, participanții și cele menționate sunt informate.