Overview 7 Timp minim de citire

Începerea utilizării PaperOffice AI: ghidul complet

Ce este PaperOffice AI

PaperOffice AI este produsul actual PaperOffice. Combină gestionarea documentelor, Document AI, fluxurile de lucru și agenții într-o singură organizație. Îl utilizați în browser, ca aplicație desktop și pe un smartphone. PaperOffice AI nu este DMS Classic: acesta din urmă este un produs diferit cu propria sa asistență.

Totul din PaperOffice AI aparține unei organizații. Organizația are un cont rădăcină (proprietarul) și orice număr de utilizatori. Documentele trăiesc în spații de lucru. Fiecare acțiune care utilizează AI, procesarea documentelor sau API-ul consumă Credits din pool-ul comun al organizației.

Aplicația este disponibilă în 21 de limbi. Limba interfeței face parte din adresă, de exemplu /en/ sau /de/.

Pasul 1: Înregistrare sau conectare

Deschideți app.paperoffice.ai în browser sau începeți aplicația desktop.

  • Aveți deja un cont: alegeți Autentificare, introduceți numele de utilizator și apoi parola.
  • Ați uitat parola: pe pagina de conectare, Ați uitat parola? apare după numele de utilizator. Linkul de resetare este trimis la adresa de email stocată.
  • Sunteți nou: alegeți Creare cont gratuit. Înregistrarea creează o organizație nouă, iar contul dumneavoastră devine contul său rădăcină.
  • Cineva v-a invitat: utilizați linkul de invitație din email, nu înregistrarea publică. Astfel, vă alăturați organizației existente.

După prima conectare, configurarea ghidată de la /ro/paperoffice-account/getting-started vă ajută cu primii pași.

Pasul 2: Decideți unde sunt stocate originalele

În mod implicit, PaperOffice AI stochează documentele dumneavoastră în centrul de date PaperOffice UE. Nu trebuie să configurați nimic pentru aceasta.

Dacă originalele trebuie să rămână pe stocarea dumneavoastră, de exemplu un NAS, utilizați stocarea proprie (BYOS). În acest caz, creați punctul de montare pentru stocare înainte de spațiul de lucru, deoarece modul de stocare al unui spațiu de lucru nu poate fi schimbat după salvare. Asistență: Cum conectez un NAS ca punct de montare pentru stocare?

Pasul 3: Creați primul dumneavoastră spațiu de lucru

Un spațiu de lucru este containerul pentru documente, foldere și procesare. O organizație poate avea mai multe spații de lucru, de exemplu unul pentru contabilitate și unul pentru contracte.

  1. Deschideți Document AI și apoi Workspaces.
  2. Faceți clic pe Workspace nou.
  3. Introduceți un nume și păstrați valorile implicite dacă nu sunteți sigur: tipul spațiului de lucru Business, AI-DMS Premium și stocarea în centrul de date UE PaperOffice.
  4. Confirmați cu Creați Workspace.

Nivelul AI-DMS decide cât de profund sunt procesate documentele din acest spațiu de lucru. Premium este alegerea tipică pentru facturi, contracte și dosare. Basic este suficient pentru o arhivă pe care o căutați prin text complet. Detalii: Niveluri AI-DMS: Basic, Premium și Ultra.

Pasul 4: Adăugarea documentelor

Există mai multe moduri de a introduce documentele într-un spațiu de lucru. Alegeți cel care se potrivește situației dumneavoastră:

  • Fișiere individuale: încărcați-le în spațiul de lucru. Asistență: Adăugarea unui document.
  • O arhivă existentă ca fișier ZIP sau dintr-un punct de montare pentru stocare: utilizați importul. Asistență: Cum import date în spațiile de lucru?
  • Documentele care sosesc prin email: conectați o cutie poștală. Asistență: Cum conectez o cutie poștală?
  • Hârtie fizică: scanați cu un scanner de rețea sau cu smartphone-ul dumneavoastră (consultați secțiunea aplicației mobile de mai jos).

Venind din PaperOffice Classic? Mutarea are propriul ghid: De la PaperOffice Classic la PaperOffice AI.

Pasul 5: Așteptați procesarea, apoi căutați

După încărcare sau import, PaperOffice AI procesează fiecare document în fundal: citește textul, recunoaște tipul de document și extrage câmpurile, în funcție de nivelul AI-DMS. Acest lucru necesită ceva timp, mai ales pentru importuri mari. În mod implicit, pipeline-ul procesează primele 20 de pagini ale unui document, maxim 40.

Odată ce procesarea s-a finalizat, găsiți documentele prin căutare. Dacă căutarea nu returnează niciun rezultat, documentul este de obicei încă în procesare sau se află într-un spațiu de lucru pe care nu îl puteți vedea. Ajutor: După import și Căutarea nu returnează niciun rezultat.

Aplicație web, aplicație desktop și aplicație mobilă

Aplicația web și aplicația desktop partajează aceeași interfață. Tot ce puteți face în browser funcționează și în aplicația desktop, inclusiv setările organizației, facturarea și gestionarea utilizatorilor. Aplicația desktop poate fi, de asemenea, instalată din browser ca o aplicație (PWA); este același PaperOffice AI, nu un produs secundar.

Aplicația mobilă este versiunea pentru smartphone-uri. Rulează ca o Progressive Web App pe iOS și Android și utilizează aceeași organizație și aceleași spații de lucru. Puteți conecta telefonul în două moduri:

  1. De pe desktop: deschideți Centrul de securitate, alegeți Adăugare dispozitiv mobil și scanați codul QR cu telefonul.
  2. Pe telefon: deschideți app.paperoffice.ai în browser, autentificați-vă și adăugați pagina la ecranul principal dacă doriți.

Pe smartphone puteți scana documente cu camera, încărca fișiere existente și pune documentele în coadă când nu există rețea. Alegeți spațiul de lucru înainte de scanare; fișierul ajunge acolo. Setările organizației, facturarea, gestionarea utilizatorilor și ștergerea contului nu fac parte din aplicația mobilă. Utilizați aplicația web sau desktop pentru acestea.

Setările organizației

Setările organizației se află în aplicația web și desktop: deschideți zona Cont și apoi Setări. Aici găsiți profilul organizației, setările regionale, coșul de gunoi și altele. Doar contul root vede Ștergeți contul.

Cine este root și ce pot face utilizatorii: Cont root și utilizatori. Invitați colegi: Invitați un utilizator.

Credits și facturare pe scurt

PaperOffice AI facturează în funcție de utilizare, nu per utilizator. Procesarea, funcțiile AI și API-ul consumă Credits din pool-ul comun al organizației. Planul dumneavoastră include credite lunare de plan; utilizarea dincolo de aceasta se face prin portofel. Planul gratuit include credite starter unice. Detaliile se găsesc în ghidul privind facturarea și Credits: Ce sunt Credits?

Ajutor și suport

Întrebări frecvente

  • Am nevoie de propriul server? Nu. În mod implicit, documentele dumneavoastră sunt stocate în centrul de date UE al PaperOffice. Stocarea proprie este opțională.
  • Ce nivel AI-DMS ar trebui să aleg? Începeți cu Premium. Puteți utiliza niveluri diferite în spații de lucru diferite.
  • Pot schimba modul de stocare mai târziu? Nu. Centrul de date sau stocarea proprie este fixat când salvați spațiul de lucru.
  • Este aplicația desktop un produs diferit? Nu. Este același PaperOffice AI ca în browser.
  • Este PaperOffice AI la fel ca PaperOffice Classic? Nu. Classic este un produs diferit cu propriul ajutor.