Unde sunt stocate datele dumneavoastră
Documentele dumneavoastră sunt stocate și salvate ca rezervă în Spania, în centrul de date propriu al PaperOffice din Navarra. PaperOffice își operează propriile servere acolo și nu folosește niciun cloud public pentru aceasta. Nu puteți alege o altă regiune. Partenerul dumneavoastră contractual este PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U., cu sediul în Pamplona, Navarra; se aplică legislația spaniolă.
Vă puteți conecta propriul spațiu de stocare în Storage Mounts (BYOS). Fișierele rămân apoi criptate pe spațiul dumneavoastră de stocare. PaperOffice păstrează în continuare indexul, metadatele și rezultatele AI în propriul centru de date. Arhivarea auditabilă (WORM) nu este disponibilă pe propriul spațiu de stocare, deoarece fișierul poate fi șters acolo.
În calitate de proprietar sau administrator, deschideți Centrul de încredere în aplicație pentru a crea pachetul de conformitate cu acordul de procesare a datelor și măsurile tehnice și organizatorice. Detalii despre modul în care sunt procesate datele cu caracter personal se găsesc în politica de confidențialitate.
Scanare antivirus la încărcare și la primirea e-mailurilor
PaperOffice AI verifică fiecare fișier pentru viruși și amenințări înainte de a fi stocat. Nu trebuie să configurați nimic.
- În timpul încărcării, vedeți că fișierul este verificat. Un fișier curat este stocat ca de obicei.
- Un fișier infectat este respins și nu este stocat. Nu există o carantină de viruși din care să îl puteți restaura. Verificați fișierul cu propriul antivirus și cereți expeditorului o copie curată.
- Dacă verificarea este indisponibilă pentru scurt timp, fișierul nu este stocat, din motive de siguranță. Încercați din nou în scurt timp.
- Un PDF protejat prin parolă care este deblocat în timpul încărcării este verificat din nou după deblocare.
- Atașamentele de e-mail și fișierele pe care le încărcați într-o bază de cunoștințe sunt verificate în același mod.
Scanarea antivirus nu este carantina de securitate a auditului AI-DMS Ultra, care se aplică documentelor stocate cu un risc ridicat de fraudă.
Este autentic un e-mail primit?
PaperOffice AI nu verifică automat autenticitatea e-mailurilor primite, de exemplu prin SPF, DKIM sau DMARC, și nu oferă un verdict de „autentic” sau „fals”. Aveți totuși instrumente pentru a verifica dumneavoastră înșivă:
- Selectați un document din corespondența de e-mail și alegeți Acțiuni → E-mail → Afișați detaliile e-mailului pentru a vedea antetul, expeditorul și destinatarii.
- Folosiți Acțiuni → E-mail → Deschidere e-mail original pentru a vedea mesajul original.
- Dacă e-mailul există ca PDF, verificați-l cu un Trust Agent care folosește profilul de verificare pentru exporturile de e-mail. Acesta caută conținut ascuns, manipularea antetului și PDF-uri editate doar ca imagine. Trust Agent este plătit.
Dacă aveți îndoieli, sunați expeditorul la un număr pe care îl cunoașteți deja, mai ales când detaliile bancare s-au schimbat.
Arhivare auditabilă: WORM și sechestru legal
WORM face un document auditabil. Tipul său de document și detaliile de păstrare sunt apoi blocate, iar modificările au loc doar ca o versiune nouă cu un comentariu obligatoriu. WORM se aplică per document și nu poate fi anulat.
- Deschideți documentul. Fila Prezentare generală arată dacă este securizat împotriva revizuirilor.
- Faceți clic pe Activați retenția WORM. Se deschide fila Revizii.
- Alegeți când începe perioada: imediat sau la sfârșitul anului.
- Confirmați activarea ireversibilă.
Un sechestru legal este o blocare a ștergerii, de exemplu în timpul unui proces juridic. Faceți clic pe Aplicare retenție legală în document, introduceți un motiv și confirmați; folosiți Eliberează pentru a-l ridica. Un sechestru legal blochează ștergerea, mutarea și redenumirea, inclusiv toate versiunile, indiferent de perioada de păstrare, și funcționează și fără WORM. Doar proprietarii și administratorii organizației pot plasa sau ridica un sechestru legal.
- WORM este disponibil din tipul de spațiu de lucru Business și nu pe propriul spațiu de stocare (BYOS).
- Activarea WORM este plătită.
- Înregistrările de audit se găsesc în Analytics AI → Centru de audit.
- PaperOffice oferă versiuni, sume de control, un jurnal de acces și termeni de retenție pentru reguli precum GoBD german. Dacă procesul dumneavoastră în ansamblu este suficient, trebuie să decidă consultantul dumneavoastră fiscal, pe baza documentației procesului.
Trimiteți documente în siguranță prin e-mail
Trimiteți fișierele originale prin e-mail cu dovada livrării. Destinatarul primește un link securizat, PDF-urile sunt protejate cu o parolă, iar fiecare deschidere și descărcare este înregistrată.
- Deschideți Documente, selectați până la 10 documente și alegeți Acțiuni → Partajare și export → Trimitere prin e-mail.
- Introduceți destinatarul, subiectul și un mesaj personal.
- Sub Acces securizat, alegeți dacă parola PDF este trimisă prin e-mail sau SMS și faceți clic pe Trimiteți acum.
- Verificați statusul sub Acțiuni → Partajare și export → Starea livrării. Aici deschideți protocolul, revocați link-ul sau retrimiteți e-mailul.
Link-ul este valabil timp de 7 zile, iar fiecare fișier poate fi preluat doar un număr limitat de ori. După revocare, link-ul nu mai funcționează. Trimiterea, SMS-ul și un PDF de dovadă a livrării sunt plătite. Documentele din quarantena de securitate nu pot fi trimise.
Dispozitive, chei de acces (passkeys) și autentificare în doi pași
Centrul de securitate afișează dispozitivele și sesiunile contului dumneavoastră. Deschideți-l în bara laterală sub Echipă și securitate → Centrul de securitate.
- Asociați un smartphone cu Adăugare dispozitiv mobil.
- Blocați imediat un smartphone pierdut sau vândut: găsiți-l printre dispozitivele înregistrate, deschideți meniul său și alegeți Blocare pentru toate conturile. Toate sesiunile de pe dispozitiv se termină. Acest blocaj există doar pentru smartphone-uri și tablete, iar doar contul care deține dispozitivul îl poate declanșa.
- Invalidare doar deconectează un dispozitiv de la contul dumneavoastră; Elimină șterge înregistrarea dispozitivului permanent.
- Pe dispozitivele cu un autentificator integrat, precum Windows Hello, configurați o cheie de acces pe aceeași pagină, sub Windows Hello / Cheie de acces. Cardul apare doar dacă dispozitivul îl acceptă.
- Când vă autentificați, PaperOffice poate solicita un cod de confirmare, de exemplu pe un dispozitiv nou sau dintr-o rețea neobișnuită. Codul este trimis prin e-mail sau, dacă pentru utilizator este configurat un număr de telefon pentru autentificarea în doi pași, prin SMS. Activarea autentificării în doi pași se face per utilizator în Management utilizatori; acest lucru necesită reîncărcare automată activă, deoarece trimiterea codurilor este contra cost. O aplicație de autentificare nu este încă disponibilă.
- Există o listă albă de IP-uri pentru cheile API. O restricție IP pentru utilizatori sau grupuri nu are în prezent niciun efect.
Întrebări frecvente
- Pot alege unde sunt stocate datele mele? Nu. Documentele sunt stocate în centrul de date propriu al PaperOffice din Navarra, Spania. Cu spațiul dumneavoastră de stocare, fișierele rămân la dumneavoastră.
- Pot restaura un fișier respins de scanarea antivirus? Nu. Fișierele infectate nu sunt stocate.
- PaperOffice îmi spune dacă un e-mail este fals? Nu. Vă oferă instrumente pentru a verifica antetul, expeditorul și PDF-urile e-mailurilor.
- Poate fi anulată WORM? Nu. Utilizați un sechestru legal dacă aveți nevoie doar de un blocaj temporar.
- Cât timp funcționează un link securizat pentru e-mail? 7 zile, decât dacă îl revocați mai devreme.