Обзор
Три функции работают совместно, чтобы Вы не пропустили сроки и сохраняли контроль над своими деловыми партнерами:
- Сроки по договорам: PaperOffice считывает ключевые даты из договоров и рассчитывает последний день, когда Вы можете расторгнуть договор.
- Relations AI: PaperOffice создает организации и контакты на основе Ваших документов и перечисляет их сроки.
- Knowledge Graph: PaperOffice связывает документы через компании, лица, суммы и общие реквизиты.
Все три функции требуют обработки документов с помощью AI-DMS. Поля договоров и Knowledge Graph нуждаются в тарифе Premium или Ultra; Basic не считывает эти поля договоров и не создает связей.
Сроки по договорам: когда Вы можете расторгнуть договор?
Для договоров PaperOffice считывает ключевые даты: дату начала, срок действия, дату окончания, период уведомления, точку расторжения, автоматическое продление и тип договора. На их основе он рассчитывает последний день для расторжения.
- Поместите договор в рабочее пространство с тарифом Premium или Ultra и дождитесь завершения обработки.
- Откройте договор на вкладке Обзор.
- Просмотрите карточку Сроки. Она показывает, например, последний день для расторжения и оставшееся количество дней.
- Используйте ссылку на источник, чтобы проверить соответствующий фрагмент в договоре.
- Поля заполняются только для договоров, таких как дополнения к договорам, соглашения о неразглашении (NDA), соглашения об обработке данных, договоры аренды, лизинга, кредитные и трудовые договоры, а также страховые полисы.
- Дата пересчитывается каждый раз при открытии документа.
- Если договор продлевается автоматически и срок был пропущен, карточка показывает следующую возможность для расторжения. Без продления карточка показывает, когда истекает срок действия договора.
- Если отсутствует необходимое значение, например период уведомления, карточка Сроки указывает, чего не хватает для напоминания о расторжении.
- Если договор можно расторгнуть в любое время, фиксированного последнего дня для расторжения нет.
Напоминания о последнем дне для расторжения
Из деталей договора Relations AI создает задачу со сроком на последний день для расторжения. Если в настройках рабочего пространства включена опция «Напоминания о сроках для автоматически созданных задач» (платная функция), PaperOffice напоминает Вам за 30 и 7 дней до последнего дня для расторжения. Напоминание об окончании договора продолжает работать как раньше.
- Напоминание за 30 дней приходит в виде уведомления в приложении и push-уведомления (если разрешено); напоминание за 7 дней также приходит по электронной почте.
- Оно направляется лицу, назначенному на задачу по сроку, иначе — лицу, загрузившему документ. Ночью напоминания не отправляются; они поступают утром.
- Если договор продлевается автоматически, задача по сроку переходит к следующей возможности для расторжения после того, как последний день для расторжения истек.
- Если отсутствует необходимое значение или договор можно расторгнуть в любое время, напоминание не создается.
- Для договоров, загруженных ранее, напоминание создается после повторной обработки документа.
- Для дополнительных напоминаний создайте задачу со сроком на вкладке Активности.
Вы включаете напоминания для каждого рабочего пространства: откройте Document AI → Workspaces, отредактируйте рабочее пространство и на вкладке Общие включите напоминания о сроках для автоматически созданных задач. По умолчанию переключатель выключен.
Relations AI: компании, лица и сроки
Relations AI формирует справочник компаний и лиц, с которыми Вы работаете, на основе Ваших документов. Имя, ИНН НДС, email, телефон и банковские реквизиты берутся из документов, и каждый документ связывается со своей организацией. Relations AI не является CRM: в ней нет лидов, воронки продаж или коммерческих возможностей, а лица создаются только на основе документов.
- Обрабатывайте свои документы с помощью AI-DMS. Организации и люди будут определены автоматически.
- Откройте Relations AI → Организации или Люди, чтобы просмотреть связанные документы.
- В разделе Relations AI → Сеть Вы видите сроки документов, такие как даты оплаты, окончание действия контракта, повторная подача и другие сроки.
Каждый обнаруженный срок создает задачу. Вы можете открыть исходный документ или отметить задачу как выполненную. Для старых документов, срок действия которых истек давно, задачи не создаются, а для документов без обнаруженного срока задачи также не создаются.
Knowledge Graph: какие документы относятся к одной группе
Knowledge Graph связывает Ваши документы через компании, людей, суммы и общие номера, такие как номера счетов, заказов или дел. Вы видите, какие документы относятся к одной транзакции.
- Откройте Analytics AI → Сеть документов. Вы видите объекты и их связи; нажмите на объект, чтобы просмотреть его документы. В разделе Параметры можно отфильтровать по типу объекта и выбрать количество отображаемых объектов. Analytics AI доступна начиная с плана Corporate.
- В разделе Документы выберите вид Транзакции, чтобы увидеть документы и их связи в виде сети. Вид Временная шкала показывает документы по дате.
- В разделе Analytics AI → Карта отправителей Вы видите местоположение Ваших отправителей.
- Если объекты не отображаются, сначала обработайте документы с помощью AI-DMS Premium или Ultra. Вам не нужен Ultra.
- Налоговые, НДС и банковские идентификаторы никогда не связывают документы, как и очень часто встречающиеся значения.
- Вы можете задавать вопросы Knowledge Graph своими словами через API или сервер MCP, например из Claude. Эта функция является платной.
- Внешние пользователи, которым открыт общий доступ, доступа к графу не имеют. Члены команды видят только свои общие рабочие пространства.
Часто задаваемые вопросы
- Какой тариф мне нужен для сроков контракта? Premium или Ultra. Basic не считывает поля контракта.
- Буду ли я получать автоматические напоминания? Только если переключатель напоминаний включен в рабочем пространстве. Эта функция является платной и по умолчанию отключена.
- Когда приходят напоминания? За 30 и 7 дней до последнего дня для расторжения; напоминание об окончании контракта также сохраняется.
- Является ли Relations AI CRM? Нет. Это справочник, созданный на основе Ваших документов, без лидов или воронки продаж.
- Почему мой Knowledge Graph пуст? Документы были обработаны с помощью Basic или еще не обработаны.