Что происходит при поступлении документа
Когда документ поступает в рабочее пространство, PaperOffice AI обрабатывает его в три этапа:
- Чтение: ИИ распознает текст и макет, как для цифровых PDF-файлов, так и для сканов и фотографий. На соответствующем уровне распознаются также рукописный текст, печати, подписи и отмеченные поля.
- Классификация: PaperOffice определяет тип документа, например счет-фактура, договор или накладная, и предлагает место для его хранения.
- Извлечение: PaperOffice возвращает заголовочные данные, отдельные поля, таблицы и строки позиций, в том числе на разных страницах. Каждое поле возвращается со своим значением, уровнем уверенности и позицией на странице.
Обработка запускается в фоновом режиме после загрузки или импорта и занимает некоторое время. По умолчанию обрабатываются первые 20 страниц документа, максимум 40.
Уровни AI-DMS: Basic, Premium и Ultra
Насколько глубоко обрабатывается документ, зависит от уровня AI-DMS. Уровень относится к рабочему пространству, а не к вашей учетной записи. Новые рабочие пространства начинаются с Premium. Несколько рабочих пространств могут использовать разные уровни, например архив в Basic и текущие работы в Premium.
- Только хранение: документы хранятся без обработки ИИ. Распознавание текста отсутствует, как и поиск по содержимому.
- Basic (IDP Light): распознавание текста ИИ, полнотекстовый архив, тип документа и метаданные. Подходит для больших архивов, которые вы в основном ищете по полному тексту.
- Premium (IDP Full): все функции Basic плюс бизнес-поля, семантический поиск, связи между документами, извлечение сущностей и Knowledge Graph. Типичный выбор для счетов-фактур, договоров и дел.
- Ultra (MEGA Vision): все функции Premium плюс понимание изображений и аудит безопасности с оценкой риска мошенничества. Только когда вам это нужно, а не по умолчанию для каждого рабочего пространства.
Более высокие уровни потребляют больше Credits. Подробности: Уровни AI-DMS: Basic, Premium и Ultra.
Типы документов и агенты IDP
Типы документов сообщают PaperOffice, с каким видом документа он имеет дело. Вы управляете ими в разделе Document AI. Справка: Что такое типы документов?
Если вам нужны определенные поля, например центр затрат или номер договора, вы сохраняете их как агент IDP. Агент IDP определяет, какие поля извлекаются и какие из них являются обязательными. Справка: Как создать агента IDP? Готовые шаблоны помогут вам начать: Создание агентов IDP из шаблонов.
Входящие счета-фактуры: один путь для каждого поступления
Входящие счета-фактуры поступают в формате PDF, скан, фото или электронный счет. PaperOffice AI считывает все их по одному потоку. Они попадают в рабочее пространство через загрузку, импорт, подключенную почту или смартфон.
Результат включает заголовочные данные, такие как поставщик, ИНН, IBAN, номер счета-фактуры и дата, а также строки позиций и итоги. Проверка расчетов проверяет соответствие строк, налоговых ставок и итога. Каждое поле сохраняется со своим местоположением и уровнем уверенности. Согласование и последующие действия выполняются через Workflow Agent. Справка: Как создать Workflow Agent?
Электронные счета-фактуры: чтение и проверка
Когда вы помещаете электронный счет-фактуру, в формате XML или PDF со встроенным XML, PaperOffice распознает формат и берет данные напрямую из XML. Для XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, счетов EN 16931 и испанских Facturae PaperOffice также проверяет действительность счета.
- Загрузите электронный счет-фактуру в рабочее пространство и дождитесь завершения обработки.
- В разделе Документы отображается имя: Электронный счет действителен, Электронный счет недействителен или Электронный счет не может быть проверен.
- Откройте счет-фактуру и перейдите на вкладку Аудит. Блок Протокол электронного счета-фактуры отображает модуль проверки, время проверки и любые нарушенные правила. Используйте Скачать протокол, чтобы сохранить его.
Проверка охватывает основные правила EN 16931, например, обязательные поля, итоговые суммы, разбивку по налогам, идентификатор НДС и IBAN. Она не заменяет официальную проверку в валидаторе KoSIT. Итальянские счета-фактуры формата FatturaPA считываются, но не проверяются на соответствие. Для формата Facturae обнаруживается электронная подпись и отмечается как присутствующая, но не верифицируется. Распознавание и валидация работают на всех уровнях AI-DMS, включая Basic.
Трехстороннее сопоставление: счет-фактура, товарная накладная и заказ на покупку
Трехстороннее сопоставление проверяет, соответствует ли счет-фактура заказу на покупку и товарной накладной. PaperOffice запускает его автоматически после завершения обработки документа. Документы считаются связанными, если они находятся в одном рабочем пространстве и имеют одинаковый номер заказа на покупку. Проверяются суммы, количества и цены за единицу товара.
- Поместите заказ на покупку, товарную накладную и счет-фактуру в одно рабочее пространство.
- Откройте счет, перейдите на вкладку Аудит и прочитайте блок Трехстороннее совпадение: Сопоставление успешно, Расхождение или Частичное совпадение.
- Используйте Открыть заказ на покупку или Открыть товарную накладную, чтобы перейти к документу для сопоставления.
Для получения обзора откройте раздел Документы, сгруппируйте по ссылке на заказ на покупку и нажмите Детали совпадения. Без ссылки на заказ на покупку сопоставление невозможно. Если накладная отсутствует, PaperOffice сравнивает только заказ на покупку и счет. Оплата производится после нахождения заказа.
Ручной обзор при отсутствии обязательного поля
PaperOffice AI останавливается и запрашивает участие человека, когда агент IDP не может с уверенностью предоставить обязательное поле или когда рабочий процесс требует одобрения. Задача появляется в разделе Workflow AI → Задачи Human In The Loop. Откройте задачу, заполните отсутствующее поле или предоставьте одобрение и завершите задачу. После этого рабочий процесс продолжит выполнение следующих шагов. Документ остается в своем рабочем пространстве во время обзора.
Split Agent: разделение пакетного PDF-файла на отдельные документы
Вы отсканировали стопку чеков в один PDF-файл? Split Agent разделяет его на отдельные документы и архивирует каждую часть в целевом рабочем пространстве.
- Откройте Document AI → Split Agent и нажмите Создать Split Agent.
- Выберите Правило разделения: Автоматическое (ИИ), Фиксированное количество страниц на документ, Разделитель сущностей или Пользовательская инструкция. Выберите целевое рабочее пространство и сохраните.
- В разделе Документы выберите PDF-файл, выберите Действия → Агенты и рабочие процессы → Split и запустите агент.
Разделяются только PDF-файлы. Если граница неопределенна, задача появляется в разделе Задачи Human In The Loop, где вы можете исправить границу по номеру страницы. Split Agent является платным. Это не бесплатный веб-инструмент «Разделить PDF» и не разделительные листы PaperOffice Classic.
Trust Agent: проверка PDF-файлов на подделку
Trust Agent проверяет PDF-файлы на технические аномалии: скрытый текст, текст под непрозрачной областью, встроенные файлы, JavaScript и различия между видимым содержимым и текстовым слоем. Результат сохраняется в виде сертификата доверия для документа.
- Откройте Document AI → Trust Agent и нажмите Создать Trust Agent. Выберите профиль проверки, например, Счет или Договор, и уровень.
- В разделе Документы выберите PDF-файлы и выберите Действия → Агенты и рабочие процессы → Trust → Проверить с помощью Trust Agent.
- Откройте результат с помощью Просмотреть сертификат.
Оригинал остается неизменным; отмечается только копия. Если файл изменяется после проверки, результат больше не действует. Результат представляет собой оценку с доказательствами, а не доказательство мошенничества. Проверка является платной.
Аудит безопасности в AI-DMS Ultra
С помощью Ultra PaperOffice AI проверяет каждый новый документ в рамках аудита безопасности: оценку риска мошенничества от 1 до 10 с обоснованием и выводами. Для чеков и счетов проверяется идентификационный номер НДС поставщика через VIES. Basic и Premium не включают эту проверку.
- Вкладка Аудит документа показывает оценку, обоснование и выводы. Все открытые замечания находятся в разделе Analytics AI → Центр аудита.
- В разделе PaperOffice Учетная запись → Организация → Карантин аудита документов корневая учетная запись (root) включает или отключает карантин и устанавливает порог.
- Начиная с порога, новый документ Ultra попадает в карантин безопасности и получает метку «Quarantäne»: редактирование, перемещение, скачивание и удаление блокируются до тех пор, пока его не освободит кто-либо с правом записи в рабочем пространстве. Заметки, комментарии и юридическое удержание (legal hold) остаются возможными.
- Замечание VIES является лишь указанием и никогда не вызывает карантин. Оценка представляет собой суждение, а не доказательство.
Часто задаваемые вопросы
- Какой уровень выбрать? Premium для счетов, договоров и дел. Basic для чистых архивов. Ultra только тогда, когда вам нужно понимание изображений или аудит безопасности.
- Можете ли Вы использовать различные уровни? Да. Уровень принадлежит рабочему пространству.
- Заменяет ли проверка электронного счета официальную валидацию? Нет. Она охватывает основные правила, а не полную валидацию KoSIT.
- Изменяет ли Trust Agent оригинал? Нет. Помечается только копия.
- Где находятся открытые обзоры? В разделе Workflow AI → Задачи Human In The Loop.