Поиск в обзоре документов
- Откройте рабочее пространство.
- Используйте поле поиска в верхней части приложения. Функция поиска на странице браузера не предназначена для поиска по документу.
- Откройте результат, щелкнув по его названию.
Поиск применяется к открытому рабочему пространству, а не ко всей организации. Фильтры и представления находятся в разделе Параметры на той же странице обзора. Веб-приложение, десктопное приложение и мобильное приложение ищут одни и те же документы; различается только навигация.
Когда поиск не выдает результатов
Пустой результат поиска обычно имеет простую причину. Проверьте следующее:
- Рабочее пространство: переключитесь на то рабочее пространство, в которое была загружена или импортирована информация.
- Обработка: содержимое можно найти только после завершения обработки. Большие объемы импорта занимают больше времени.
- Фильтры: фильтр или группировка в разделе Параметры могут скрывать результаты. Сбросьте фильтр и выполните поиск снова.
- Уровень AI-DMS: рабочее пространство с уровнем Только хранение не выполняет распознавание текста, поэтому его содержимое нельзя искать.
- Разрешения: в общем рабочем пространстве Вы видите только то, что разрешено для Вашей учетной записи.
Помощь: После импорта и Уровни AI-DMS: Basic, Premium и Ultra.
Задавайте вопросы о Ваших документах
В агенте PaperOffice Вы можете задавать вопросы о Ваших документах своими словами, например: «Какие сроки уведомления содержатся в моих договорах?». Агент отвечает и перечисляет документы, использованные в качестве источников. Щелчок по источнику открывает соответствующий документ.
- Откройте раздел Документы и выберите один или несколько документов.
- Выберите Действия → Агенты и рабочие процессы → Спросить агента или откройте агента, нажав Alt+A.
- В области Источники проверьте, что именно будет искать агент. Используйте Добавить документ или Добавить рабочее пространство, чтобы расширить выборку.
- Задайте свой вопрос и щелкните по источнику в ответе, чтобы перейти к документу.
Внутри папки с документами кнопка Чат с папкой позволяет задавать вопросы о документах в этой папке.
- Агент отвечает только на основе обработанных документов в рабочих пространствах, к которым у Вас есть доступ. Рабочие пространства, не прошедшие индексацию, нельзя выбрать.
- Если ни одно рабочее пространство не закреплено, агент ищет во всех доступных Вам рабочих пространствах.
- Вы можете закрепить до 20 документов и 20 рабочих пространств в качестве источников.
- Вопросы к агенту являются платными.
- Вы также можете задавать вопросы о Ваших документах из Claude или ChatGPT через сервер MCP PaperOffice.
Совместная работа: заметки, задачи и упоминания
Вы можете фиксировать прямо на документе, что необходимо сделать. Заметка — это комментарий. Задача имеет исполнителя, срок выполнения и приоритет.
- Откройте документ и перейдите на вкладку Активности.
- Нажмите Новый и выберите Примечание или Задача.
- Для задачи установите Кто должен это выполнить?: себя, пользователя, группу или пока никого. Установите срок выполнения и приоритет, затем сохраните.
- Чтобы задать вопрос, напишите в задаче в разделе Вопросы и комментарии. Используйте @ для упоминания человека или группы.
- Когда задача выполнена, нажмите Завершить задачу. Вы можете добавить комментарий о завершении.
Упомянутые пользователи получают уведомления. Без упоминания уведомляются назначенные исполнители и участники. Используйте фильтры Все, Заметки, Задачи и Требуется действие для отслеживания. Нити комментариев, которые можно отметить как разрешенные, доступны через API и сервер MCP.
Отслеживание: активность, брифинг рабочего пространства и Решатель проблем
- В разделе Analytics AI → Активность и обработка тепловая карта активности показывает загрузки за каждый день, а активность пользователей показывает, кто что загрузил за выбранный период. С помощью Экспорт Вы можете сохранить оба отчета в формате CSV. Analytics AI доступна начиная с плана Corporate, и Вы видите ее только если Ваша роль предоставляет такие права.
- Брифинг рабочего пространства суммирует информацию о нем: количество документов, темы, часто встречающиеся сущности, партнеры и недавние документы. Он доступен через API и сервер MCP, но не в виде страницы в приложении. Запросы оплачиваются.
- Решатель проблем предлагает функции, соответствующие Вашим потребностям. Откройте его в меню аккаунта в разделе Помощь и обучение → Решатель проблем и опишите свою потребность своими словами. Он также доступен на paperoffice.ai без входа в систему.
Часто задаваемые вопросы
- Поиск охватывает все рабочие пространства? Нет. Поиск в панели инструментов применяется к открытому рабочему пространству. Агент PaperOffice может искать в нескольких или всех рабочих пространствах, к которым у Вас есть доступ.
- Почему я не могу найти документ, который только что загрузил? Вероятно, обработка еще продолжается. Подождите, пока она завершится.
- Придумывает ли агент ответы? Он отвечает на основе ваших обработанных документов и показывает использованные документы, чтобы Вы могли проверить каждый ответ.
- Видят ли коллеги мои задачи? Задачи привязаны к документу. Назначенные исполнители, участники и упомянутые пользователи получают уведомления.