Что такое PaperOffice AI
PaperOffice AI — это текущий продукт PaperOffice. Он объединяет управление документами, Document AI, рабочие процессы и агентов в одной организации. Вы можете использовать его в браузере, как настольное приложение и на смартфоне. PaperOffice AI не является PaperOffice Classic DMS: Classic — это отдельный продукт со своей собственной справочной системой.
Все в PaperOffice AI принадлежит организации. У организации есть один корневой аккаунт (владелец) и любое количество пользователей. Документы хранятся в рабочих пространствах. Каждое действие, использующее ИИ, обработку документов или API, потребляет Credits из общего пула организации.
Приложение доступно на 21 языке. Язык интерфейса является частью адреса, например /en/ или /de/.
Шаг 1: Регистрация или вход в систему
Откройте app.paperoffice.ai в браузере или запустите настольное приложение.
- У Вас уже есть аккаунт: выберите Войти, введите свое имя пользователя, а затем пароль.
- Вы забыли пароль: на странице входа после поля имени пользователя появляется ссылка Забыли пароль?. Ссылка для сброса отправляется на сохраненный адрес электронной почты.
- Вы новый пользователь: выберите Создать бесплатный аккаунт. Регистрация создает новую организацию, и Ваш аккаунт становится ее корневым аккаунтом.
- Кто-то пригласил Вас: используйте ссылку из приглашения по электронной почте, а не публичную регистрацию. Таким образом Вы присоединитесь к существующей организации.
После первого входа в систему пошаговая настройка по адресу /ru/paperoffice-account/getting-started поможет Вам выполнить первые шаги.
Шаг 2: Определите, где хранятся оригиналы
По умолчанию PaperOffice AI хранит Ваши документы в дата-центре PaperOffice в ЕС. Настройка для этого не требуется.
Если Ваши оригиналы должны оставаться на Вашем собственном хранилище, например на NAS, используйте собственное хранилище (BYOS). В этом случае создайте точку монтирования хранилища до создания рабочего пространства, так как режим хранения рабочего пространства нельзя изменить после сохранения. Справка: Как подключить NAS в качестве точки монтирования?
Шаг 3: Создание первого рабочего пространства
Рабочее пространство — это контейнер для документов, папок и обработки. Организация может иметь несколько рабочих пространств, например одно для бухгалтерии и одно для договоров.
- Откройте Document AI, а затем Workspaces.
- Нажмите Новое Workspace.
- Введите имя и оставьте значения по умолчанию, если не уверены: тип рабочего пространства Business, AI-DMS Premium и хранение в дата-центре ЕС PaperOffice.
- Подтвердите действие, нажав Создать Workspace.
Уровень AI-DMS определяет глубину обработки документов в этом рабочем пространстве. Premium является типичным выбором для счетов, договоров и дел. Basic достаточно для архива, по которому осуществляется поиск по полному тексту. Подробности: Уровни AI-DMS: Basic, Premium и Ultra.
Шаг 4: Добавление документов
Существует несколько способов получения документов в рабочее пространство. Выберите тот, который подходит для Вашей ситуации:
- Отдельные файлы: загрузите их в рабочее пространство. Справка: Добавление документа.
- Существующий архив в виде ZIP-файла или из точки монтирования хранилища: используйте импорт. Справка: Как импортировать данные в рабочие пространства?
- Документы, поступающие по электронной почте: подключите почтовый ящик. Справка: Как подключить почтовый ящик?
- Бумажные документы на месте: отсканируйте с помощью сетевого сканера или смартфона (см. раздел о мобильном приложении ниже).
Переходите с PaperOffice Classic? Для этого перехода есть отдельное руководство: С PaperOffice Classic на PaperOffice AI.
Шаг 5: Дождитесь обработки, затем выполните поиск
После загрузки или импорта PaperOffice AI обрабатывает каждый документ в фоновом режиме: он считывает текст, определяет тип документа и извлекает поля в зависимости от уровня AI-DMS. Это занимает некоторое время, особенно при большом объеме импорта. По умолчанию конвейер обрабатывает первые 20 страниц документа, максимум 40.
После завершения обработки найдите документы через поиск. Если поиск не возвращает результатов, документ обычно все еще обрабатывается или находится в рабочем пространстве, которое Вы не видите. Справка: После импорта и Поиск не возвращает результатов.
Веб-приложение, десктопное приложение и мобильное приложение
Веб-приложение и десктопное приложение имеют общий интерфейс. Все, что Вы можете сделать в браузере, доступно и в десктопном приложении, включая настройки организации, биллинг и управление пользователями. Десктопное приложение также можно установить из браузера как приложение (PWA); это то же самое PaperOffice AI, а не второй продукт.
Мобильное приложение — это версия для смартфонов. Оно работает как Progressive Web App на iOS и Android и использует ту же организацию и те же рабочие пространства. Вы можете подключить свой телефон двумя способами:
- С рабочего стола: откройте Центр безопасности, выберите Добавить смартфон и отсканируйте QR-код с помощью телефона.
- На телефоне: откройте app.paperoffice.ai в браузере, войдите в систему и при желании добавьте страницу на главный экран.
На смартфоне Вы можете сканировать документы с помощью камеры, загружать существующие файлы и ставить документы в очередь при отсутствии сети. Выберите рабочее пространство перед сканированием; файл попадет туда. Настройки организации, биллинг, управление пользователями и удаление аккаунта не входят в функционал мобильного приложения. Используйте веб- или десктопное приложение для этих целей.
Настройки организации
Настройки организации находятся в веб- и десктопном приложении: откройте раздел Аккаунт, затем Настройки. Там Вы найдете профиль организации, региональные настройки, корзину и другое. Только аккаунт root видит опцию Удалить аккаунт.
Кто такой root и что могут делать пользователи: Аккаунт root и пользователи. Пригласите коллег: Пригласить пользователя.
Кратко о Credits и биллинге
PaperOffice AI взимает плату за использование, а не за каждого пользователя. Обработка, функции ИИ и API расходуют Credits из общего пула организации. Ваш план включает ежемесячные кредиты плана; использование сверх этого лимита происходит через кошелек. Бесплатный план включает разовые стартовые кредиты. Подробности приведены в руководстве по биллингу и Credits: Что такое Credits?
Помощь и поддержка
- Статьи справки доступны без входа в систему в портале PaperOffice.
- Заявки в поддержку создаются в приложении PaperOffice AI. Справка: Заявки в поддержку в PaperOffice AI.
- Удалить свой аккаунт: Как удалить мой аккаунт PaperOffice?
Часто задаваемые вопросы
- Нужен ли мне собственный сервер? Нет. По умолчанию Ваши документы хранятся в дата-центре PaperOffice в ЕС. Собственное хранилище является опциональным.
- Какой уровень AI-DMS выбрать? Начните с Premium. Вы можете использовать разные уровни в разных рабочих пространствах.
- Могу ли я изменить режим хранения позже? Нет. Дата-центр или собственное хранилище фиксируются при сохранении рабочего пространства.
- Является ли десктопное приложение отдельным продуктом? Нет. Это тот же PaperOffice AI, что и в браузере.
- Является ли PaperOffice AI тем же, что и PaperOffice Classic? Нет. Classic — это другой продукт со своей собственной справкой.