Где хранятся ваши данные
Ваши документы хранятся и резервируются в Испании, в собственном дата-центре PaperOffice в Наварре. PaperOffice управляет собственными серверами там и не использует публичное облако для этих целей. Вы не можете выбрать другой регион. Ваш контрагент — компания PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U., расположенная в Памплоне, Наварра; применяется испанское законодательство.
Вы можете подключить собственное хранилище в разделе Storage Mounts (BYOS). Файлы остаются зашифрованными на вашем хранилище. PaperOffice продолжает хранить индекс, метаданные и результаты ИИ в своем собственном дата-центре. Аудиторская архивация (WORM) недоступна на вашем собственном хранилище, поскольку файл остается удаляемым там.
В качестве владельца или администратора откройте Центр доверия в приложении, чтобы создать пакет соответствия с соглашением об обработке данных и техническими и организационными мерами. Подробности о том, как обрабатываются персональные данные, приведены в политике конфиденциальности.
Сканирование на вирусы при загрузке и получении электронной почты
PaperOffice AI проверяет каждый файл на наличие вирусов и угроз перед сохранением. Вам не нужно ничего настраивать.
- Во время загрузки вы видите, что файл проверяется. Чистый файл сохраняется как обычно.
- Зараженный файл отклоняется и не сохраняется. Нет карантина для вирусов, из которого вы могли бы его восстановить. Проверьте файл своим собственным антивирусом и попросите отправителя прислать чистую копию.
- Если проверка временно недоступна, файл также не сохраняется в целях безопасности. Попробуйте снова через короткое время.
- PDF-файл, защищенный паролем и разблокированный во время загрузки, проверяется повторно после разблокировки.
- Вложения электронной почты и файлы, которые вы загружаете в базу знаний, проверяются таким же образом.
Сканирование на вирусы не является карантином безопасности AI-DMS Ultra, который применяется к сохраняемым документам с высоким риском мошенничества.
Является ли входящее электронное письмо подлинным?
PaperOffice AI не проверяет автоматически входящие электронные письма на подлинность, например, через SPF, DKIM или DMARC, и не выносит вердикт «подлинное» или «фальшивое». У вас есть инструменты для самостоятельной проверки:
- Выберите документ из входящих электронных писем и выберите Действия → Электронная почта → Показать детали электронного письма, чтобы увидеть заголовки, отправителя и получателей.
- Используйте Действия → Электронная почта → Открыть исходное письмо, чтобы просмотреть оригинальное сообщение.
- Если электронное письмо существует в формате PDF, проверьте его с помощью Trust Agent, использующего профиль проверки для экспорта электронных писем. Он ищет скрытый контент, манипуляции с заголовками и отредактированные PDF-файлы, содержащие только изображения. Trust Agent является платным.
При сомнениях позвоните отправителю на номер, который вам уже известен, особенно если изменились банковские реквизиты.
Аудиторская архивация: WORM и юридическое удержание
WORM делает документ защищенным для аудита. Его тип документа и сроки хранения затем блокируются, а изменения происходят только как новая версия с обязательным комментарием. WORM применяется к каждому документу индивидуально, и отменить его нельзя.
- Откройте документ. Вкладка Обзор показывает, является ли он защищенным от изменений.
- Нажмите Активировать удержание WORM. Откроется вкладка Версии.
- Выберите, когда начинается период: немедленно или в конце года.
- Подтвердите необратимую активацию.
Юридическое удержание — это блокировка удаления, например, в ходе судебного разбирательства. Нажмите Установить юридическое удержание в документе, укажите причину и подтвердите; используйте Разблокировка, чтобы отменить его. Юридическое удержание блокирует удаление, перемещение и переименование, включая все версии, независимо от периода хранения, и работает даже без WORM. Устанавливать или снимать юридическое удержание могут только владельцы и администраторы организации.
- WORM доступен начиная с типа рабочего пространства Business и недоступен в собственном хранилище (BYOS).
- Активация WORM является платной.
- Аудиторские записи находятся в разделе Analytics AI → Центр аудита.
- PaperOffice предоставляет версии файлов, контрольные суммы, журнал доступа и условия хранения в соответствии с правилами, такими как немецкие GoBD. Достаточен ли Ваш процесс в целом, должен оценить Ваш налоговый консультант на основе документации Ваших процессов.
Отправляйте документы по электронной почте безопасно
Вы отправляете оригинальные файлы по электронной почте с подтверждением доставки. Получатель получает безопасную ссылку, PDF-файлы защищены паролем, а каждое открытие и скачивание фиксируется в журнале.
- Откройте Документы, выберите до 10 документов и выберите Действия → Обмен и экспорт → Отправить по электронной почте.
- Укажите получателя, тему и личное сообщение.
- В разделе Безопасный доступ выберите, как будет отправлен пароль для PDF: по электронной почте или по SMS, и нажмите Отправить сейчас.
- Проверьте статус в разделе Действия → Обмен и экспорт → Статус доставки. Там Вы можете открыть протокол, отозвать ссылку или повторно отправить письмо.
Ссылка действительна в течение 7 дней, и каждый файл можно получить ограниченное количество раз. После отзыва ссылка перестает работать. Отправка, SMS и PDF-подтверждение доставки являются платными. Документы из карантина безопасности отправить нельзя.
Устройства, ключи доступа и двухфакторная аутентификация
Центр безопасности показывает устройства и сессии Вашей учетной записи. Откройте его в боковой панели в разделе Команда и безопасность → Центр безопасности.
- Свяжите смартфон с помощью Добавить смартфон.
- Немедленно заблокируйте потерянный или проданный смартфон: найдите его в списке зарегистрированных устройств, откройте его меню и выберите Блокировка для всех аккаунтов. Все сессии на устройстве завершаются. Эта блокировка доступна только для смартфонов и планшетов, и только владелец устройства может ее активировать.
- Аннулировать только отключает устройство от Вашей учетной записи; Удалить навсегда удаляет запись об устройстве.
- На устройствах со встроенным аутентификатором, например Windows Hello, Вы настраиваете ключ доступа (passkey) на той же странице в разделе Windows Hello / Passkey. Карточка появляется только если устройство поддерживает эту функцию.
- При входе в систему PaperOffice может запросить код подтверждения, например, при входе с нового устройства или из необычной сети. Код отправляется по электронной почте или, если для пользователя указан номер телефона для двухфакторной аутентификации, по SMS. Двухфакторная аутентификация включается для каждого пользователя в разделе Управление пользователями; для этого требуется активная функция автопополнения, так как отправка кодов является платной. Приложение-аутентификатор пока недоступно.
- Для ключей API существует белый список IP-адресов. Ограничение по IP для пользователей или групп в настоящее время не действует.
Часто задаваемые вопросы
- Могу ли я выбрать место хранения моих данных? Нет. Документы хранятся в собственном дата-центре PaperOffice в Наварре, Испания. При использовании собственного хранилища файлы остаются у Вас.
- Могу ли я восстановить файл, отклоненный антивирусом? Нет. Зараженные файлы не сохраняются.
- Помогает ли PaperOffice определить, является ли письмо поддельным? Нет. Оно предоставляет инструменты для проверки заголовков, отправителя и PDF-файлов писем.
- Можно ли отменить WORM? Нет. Используйте юридическое удержание (legal hold), если Вам нужна только временная блокировка.
- Как долго действует ссылка для безопасной электронной почты? 7 дней, если Вы не отзовете ее раньше.