Pregled: koji način vam odgovara
Svaki dokument u PaperOffice AI nalazi se u radnom prostoru. Ako ga još nemate, prvo ga kreirajte: Kako da kreirate radne prostore u PaperOffice AI? Zatim izaberite način koji odgovara vašoj situaciji:
- Nekoliko pojedinačnih fajlova: Dodajte dokument u radnom prostoru.
- Postojeća arhiva kao ZIP fajl ili iz vašeg sopstvenog skladišta: čarobnjak za uvoz Uvezi dokumente.
- Poštansko sanduče u koje stižu fakture: jednom putem čarobnjaka za uvoz, kontinuirano putem konektora.
- Papir u kancelariji: mrežni skener koji šalje skenirane dokumente direktno u PaperOffice AI.
- Na putu: pametni telefon.
Bez obzira na način koji izaberete, svaki dokument se obrađuje prema AI-DMS nivou svog radnog prostora.
Otpremanje pojedinačnih fajlova
- Otvorite Document AI → Workspaces i otvorite radni prostor, ili direktno otvorite njegove dokumente.
- Na alatnoj traci kliknite na Dodajte dokument. Ovo dugme se prikazuje kada nije izabran nijedan dokument.
- Na kartici Datoteka, prevucite fajlove na oblast za otpremanje ili ih pretražite. Dozvoljeno je više fajlova, a možete koristiti i Ctrl+V za lepljenje.
- Sačekajte proveru duplikata. Zatim kliknite na dugme za pokretanje koje prikazuje broj fajlova. Samo ovaj klik pokreće prenos.
Ako neki fajl nedostaje nakon toga, obično nije kliknuto na dugme za pokretanje, radni prostor nije bio otvoren ili su Credits bili potrošeni.
Uvoz arhive putem čarobnjaka za uvoz
Veća skladišta, na primer izvoz iz PaperOffice Classic, strukture fascikli ili veliki ZIP fajlovi, prolaze kroz čarobnjak za uvoz:
- Otvorite Document AI → Workspaces i izaberite ciljni radni prostor.
- Izaberite Akcije → Uvezi dokumente.
- Izaberite izvor. Računar & mreža uzima ZIP fajl sa vašeg računara, do 5 GB i 2000 fajlova. Montirano skladište uvozi sa SFTP, S3 ili WebDAV; montaža mora biti podešena kao izvor za uvoz. Arhiva e-pošte uvozi sa sačuvanog poštanskog sandučića.
- Za ZIP fajl, sačekajte da se prenos završi. Za montirano skladište, izaberite montažu i izvornu fasciklu.
- Proverite rezime: čarobnjak broji fajlove, veličinu i fascikle. Automatski preskoči duplikate je podrazumevano izabrano, tako da se sadržaj koji se već nalazi u radnom prostoru ne uvozi ponovo.
- Pokrenite uvoz i pratite napredak.
SMB i Windows deljeni resursi nisu vrsta izvora. Za veća skladišta od onih koja ZIP fajl dozvoljava, koristite montirano skladište. Dolazite iz Classic verzije? Prvo izvezite dokumente kao originalne fajlove tamo: Od PaperOffice Classic do PaperOffice AI.
Preuzimanje dokumenata iz poštanskog sandučića
Poštansko sanduče se povezuje kao vrsta montaže skladišta Email (IMAP):
- Otvorite Document AI → Storage Mounts i kliknite na Dodajte Storage Mount.
- Izaberite Koristite kao izvor uvoza i vrstu konekcije E-pošta (IMAP).
- Unesite IMAP server, port 993, korisničko ime ili adresu e-pošte i lozinku, zadržite uključen SSL/TLS, testirajte vezu i sačuvajte. Ako vaš provajder zahteva lozinku za aplikaciju, unesite tu lozinku.
Za stariju e-poštu, pokrenite čarobnjak za uvoz jednom sa izvorom Arhiva e-pošte. Za novu e-poštu, kreirajte konektor: otvorite Document AI → Connectors, kliknite na Kreirajte konektor, izaberite poštanski sandučić i ciljani radni prostor, podesite interval pretraživanja i akciju nakon uvoza. Konektor preuzima samo novu e-poštu, a najkraći interval je 5 minuta. Isti sadržaj se ne uvozi dvaput.
Skeniranje mrežnim skenerom
Vaš mrežni skener ili multifunkcijski štampač može slati skenirane dokumente direktno u PaperOffice AI. PaperOffice pruža privatnu SFTP prijemnu kutiju za to:
- Otvorite Document AI → Storage Mounts i kliknite na Dodajte Storage Mount. Izaberite Koristite kao izvor uvoza i tip konekcije Postavite kao krajnju tačku za skener.
- Kliknite na Aktivirajte krajnju tačku i kopirajte pristupne detalje i ciljnu mapu /inbox.
- Kreirajte konektor za ovo montiranje skladišta i ciljani radni prostor.
- Na skeneru dodajte SFTP odredište sa hostom sftp.paperoffice.ai, portom 2022, folderom /inbox i kopiranim pristupnim podacima.
Skeniranje na e-poštu, skeniranje u SMB folder i FTPS ili WebDAV na prijemnoj kutiji nisu mogući. Pristupni podaci se ne mogu kasnije promeniti; za nove podatke, obrišite krajnju tačku i kreirajte je ponovo. Pomoć: Skenirajte direktno u PaperOffice AI mrežnim skenerom.
Skeniranje pametnim telefonom
U mobilnoj aplikaciji izaberite radni prostor, zatim skenirajte kamerom ili otpremite postojeći fajl. Bez mreže dokument čeka u redu i prenosi se kasnije. Pomoć: Uhvatite dokument na pametnom telefonu.
Nakon uvoza: obrada i ograničenje stranica
Skladištenje i obrada su dva koraka. Uvoz kopira fajlove u radni prostor; nakon toga, AI-DMS nivo radnog prostora obrađuje dokumente. Dok traje obrada, pretraga još uvek ne može pronaći dokument po njegovom sadržaju. Radni prostor sa opcijom Samo skladištenje čuva fajlove bez pokretanja bilo kakve obrade.
Radni prostor ima ograničenje stranica za obradu. Podrazumevano je 20 stranica po dokumentu, a maksimalno 40. Stranice koje prelaze ovo ograničenje se ne obrađuju od strane AI-DMS. Vi postavljate ovo ograničenje prilikom kreiranja ili uređivanja radnog prostora.
Uvoz i obrada troše Credits iz organizacije. Ako se potroše, uvoz čeka dok Credits ponovo ne postanu dostupni.
Foldere
U PaperOffice AI, stablo foldera prikazuje putanju skladištenja svakog dokumenta. Podfoldere iz ZIP fajla ili montiranog skladišta zadržava na toj putanji. Pogled po folderima služi za filtriranje i navigaciju; nije to fajl menadžer za kreiranje praznih foldera.
Pomoću Akcije → Novi folder grupišete izabrane dokumente u dokumentni folder. Za ovo vam je potrebno najmanje dva dokumenta.
Tipovi dokumenata
Tip dokumenta govori o vrsti dokumenta i koja pravila mu pripadaju: klasifikacija, zadržavanje i opciono podrazumevani IDP agent. Obrada prepoznaje tip i sugeriše gde da se dokument arhivira.
- Otvorite Document AI → Tipovi dokumenata i kliknite na Novi tip dokumenta.
- Popunite dijalog, uključujući pravnu regiju, podrazumevani IDP agent, zadržavanje i šablone, i sačuvajte.
Korpa
Izaberite dokumente u radnom prostoru i izaberite Akcije → Premesti u korpu. U radnim prostorima sa nivoom bezbednosti Business ili Compliance dokument napušta normalnu listu, ali u tom trenutku nije trajno obrisan. Radni prostori sa nivoom bezbednosti Standard nemaju korpu: tamo se dokumenti trajno brišu odmah, a aplikacija vas unapred upozorava.
Nalog root i administratori nalaze Korpa na kraju liste radnih prostora. Tamo vraćaju dokumente ili prazne korpu. Pražnjenje korpe odmah i trajno uklanja dokumente. Brisanje celog radnog prostora je druga, trajna akcija.
Često postavljana pitanja
- Koliko veliki može biti ZIP fajl? Do 5 GB i 2000 fajlova. Za veća skladišta koristite montiranje skladišta.
- Mogu li uvoziti sa Windows deljenog resursa? Ne. SMB i Windows deljeni resursi nisu tip izvora. Koristite SFTP, S3 ili WebDAV.
- Zašto pretraga ne može pronaći moj novi dokument? Obrada još uvek traje, ili se dokument nalazi u radnom prostoru koji ne vidite.
- Da li se duplikati uvoze dvaput? Ne. Isti sadržaj se preskače.
- Da li se dokument odmah briše kada ga premestite u korpu? U radnim prostorima Business i Compliance ne: trajno se uklanja samo kada se korpa isprazni ili nakon perioda zadržavanja. Radni prostori Standard nemaju korpu; tamo je brisanje odmah trajno.