Pregled
Tri funkcije rade zajedno kako biste ne propustili rokove i održali pregled nad svojim poslovnim partnerima:
- Rokovi ugovora: PaperOffice čita ključne datume iz ugovora i izračunava poslednji dan kada možete otkazati.
- Relations AI: PaperOffice kreira organizacije i osobe iz vaših dokumenata i navodi njihove rokove.
- Knowledge Graph: PaperOffice povezuje dokumente kroz kompanije, osobe, iznose i zajedničke brojeve.
Sve tri funkcije zahtevaju dokumente obrađene pomoću AI-DMS. Polja za ugovore i Knowledge Graph zahtevaju nivo Premium ili Ultra; Basic ne čita ova polja za ugovore i ne kreira povezivanja.
Rokovi ugovora: kada možete otkazati?
Za ugovore, PaperOffice čita ključne datume: datum početka, trajanje, datum isteka, otkazni rok, tačka otkaza, automatska obnova i vrsta ugovora. Na osnovu ovih podataka izračunava poslednji dan za otkaz.
- Arhivirajte ugovor u radnom prostoru sa nivoima Premium ili Ultra i sačekajte da se obrada završi.
- Otvorite ugovor na kartici Pregled.
- Pročitajte karticu Rokovi. Ona prikazuje, na primer, poslednji dan za otkaz sa preostalim danima.
- Koristite referencu izvora da proverite odgovarajući pasus u ugovoru.
- Polja se popunjavaju samo za ugovore, na primer dopune, sporazume o poverljivosti (NDA), sporazume o obradi podataka, ugovore o najmu, lizingu, pozajmici i radnom odnosu, kao i osiguranja.
- Datum se ponovo izračunava svaki put kada otvorite dokument.
- Ako se ugovor automatski obnavlja i rok je propušten, kartica prikazuje sledeću priliku za otkaz. Bez obnove, kartica prikazuje kada ugovor ističe.
- Ako nedostaje potrebna vrednost, na primer otkazni rok, kartica Rokovi prikazuje šta nedostaje za podsetnik na otkaz.
- Ako se ugovor može otkazati u bilo kom trenutku, ne postoji fiksni poslednji dan za otkaz.
Podsetnici za poslednji dan za otkaz
Iz detalja ugovora, Relations AI kreira zadatak sa rokom za poslednji dan za otkaz. Ako je postavka radnog prostora "Podsetnici za rokove automatski kreiranih zadataka" uključena (plaćeno), PaperOffice vas obaveštava 30 i 7 dana pre poslednjeg dana za otkaz. Podsetnik za istek ugovora nastavlja da radi kao i ranije.
- Podsetnik 30 dana pre stiže kao obaveštenje u aplikaciji i kao push obaveštenje (ako je dozvoljeno); podsetnik 7 dana pre stiže i putem e-maila.
- Ide osobi zaduženoj za zadatak sa rokom, inače osobi koja je otpremila dokument. Nema obaveštenja tokom noći; ona stižu ujutru.
- Ako se ugovor automatski obnavlja, zadatak roka prelazi na sledeću priliku za otkaz nakon što istekne poslednji dan za otkaz.
- Ako nedostaje potrebna vrednost ili se ugovor može otkazati u bilo kom trenutku, ne kreira se podsetnik.
- Za ugovore podnete ranije, podsetnik se kreira čim se dokument ponovo obradi.
- Za dodatne podsetnike, kreirajte zadatak sa rokom na kartici Aktivnosti.
Uključujete podsetnike po radnom prostoru: otvorite Document AI → Workspaces, uredite radni prostor i na kartici Opšte uključite podsetnike za rokove automatski kreiranih zadataka. Prekidač je podrazumevano isključen.
Relations AI: kompanije, osobe i rokovi iz vaših dokumenata
Relations AI gradi imenik kompanija i osoba sa kojima sarađujete, na osnovu vaših dokumenata. Ime, PDV ID, email, telefon i bankovni podaci dolaze iz dokumenata, a svaki dokument je povezan sa svojom organizacijom. Relations AI nije CRM: nema leadova, pipeline-a ili prodajnih prilika, a osobe se kreiraju samo iz dokumenata.
- Obradite svoje dokumente pomoću AI-DMS. Organizacije i osobe se tada pojavljuju automatski.
- Otvorite Relations AI → Organizacije ili Osobe da biste videli povezane dokumente.
- Pod Relations AI → Mreža, vidite rokove dokumenata, kao što su datumi dospeća plaćanja, kraj ugovora, ponovno podnošenje i drugi rokovi.
Svaki detektovani rok stvara zadatak. Otvorite izvorni dokument ili označite zadatak kao obavljen. Stari dokumenti čiji je rok davno istekao ne dobijaju zadatak, kao ni dokumenti bez detektovanog roka.
Knowledge Graph: koji dokumenti pripadaju zajedno
Knowledge Graph povezuje vaše dokumente kroz kompanije, osobe, iznose i zajedničke brojeve kao što su fakture, narudžbine ili predmeti. Vidite koji dokumenti pripadaju jednoj transakciji.
- Otvorite Analytics AI → Mreža dokumenata. Vidite objekte i njihove veze; kliknite na objekat da biste videli njegove dokumente. Pod Opcije, filtrirajte po tipu objekta i izaberite koliko se objekata prikazuje. Analytics AI je dostupan od plana Corporate.
- U Dokumenti izaberite prikaz Transakcije da biste videli dokumente i njihove veze kao mrežu. Prikaz Vremenska linija prikazuje dokumente po datumu.
- Pod Analytics AI → Mapa pošiljalaca, vidite gde se vaši pošiljaoci nalaze.
- Ako se ne prikazuju objekti, prvo obradite dokumente pomoću AI-DMS Premium ili Ultra. Ultra vam nije potrebna.
- Poreski, PDV i bankovni identifikatori nikada ne povezuju dokumente, a ni veoma učestale vrednosti.
- Pitanja o grafu možete postavljati svojim rečima putem API-ja ili MCP servera, na primer iz Claude. Ovo je plaćeno.
- Korisnici spoljnog deljenja nemaju pristup. Članovi tima vide samo svoje zajedničke radne prostore.
Često postavljana pitanja
- Koji nivo je potreban za rokove ugovora? Premium ili Ultra. Basic ne čita polja ugovora.
- Da li ću biti automatski podsećan? Samo ako je prekidač za podsećanje uključen u radnom prostoru. Plaćeno je i isključeno je podrazumevano.
- Kada stižu podsećanja? 30 i 7 dana pre poslednjeg dana za otkaz; podsećanje za kraj ugovora takođe se nastavlja.
- Da li je Relations AI CRM? Ne. To je imenik izgrađen na osnovu vaših dokumenata, bez leadova ili pipeline-a.
- Zašto je moj Knowledge Graph prazan? Dokumenti su obrađeni pomoću Basic ili još nisu obrađeni.