AI-DMS 7 Min. vreme čitanja

Document AI i nivoi AI-DMS: kompletni vodič

Šta se dešava kada dokument stigne

Kada dokument stigne u radni prostor, PaperOffice AI ga obrađuje u tri koraka:

  1. Čitanje: AI prepoznavanje teksta hvata tekst i raspored, za digitalne PDF-ove kao i za skenirane dokumente i fotografije. Uz odgovarajući nivo, prepoznaju se i rukopis, pečati, potpisi i označena polja.
  2. Klasifikacija: PaperOffice prepoznaje vrstu dokumenta, na primer fakturu, ugovor ili dobavnicu, i predlaže gde ga arhivirati.
  3. Ekstrakcija: PaperOffice vraća podatke zaglavlja, pojedinačna polja, tabele i stavke, čak i preko više strana. Svako polje se vraća sa svojom vrednošću, pouzdanošću i pozicijom na strani.

Obrada se pokreće u pozadini nakon otpremanja ili uvoza i zahteva određeno vreme. Podrazumevano se obrađuje prvih 20 strana dokumenta, najviše 40.

Nivoi AI-DMS-a: Basic, Premium i Ultra

Koliko duboko se dokument obrađuje zavisi od nivoa AI-DMS-a. Nivo pripada radnom prostoru, a ne vašem nalogu. Novi radni prostori počinju sa Premium. Više radnih prostora može koristiti različite nivoe, na primer arhiva u Basic i trenutni poslovi u Premium.

  • Samo skladištenje: dokumenti se čuvaju bez AI obrade. Ne postoji prepoznavanje teksta ni pretraga po sadržaju.
  • Basic (IDP Light): AI prepoznavanje teksta, arhiva punog teksta, vrsta dokumenta i metapodaci. Pogodno za velike arhive koje prvenstveno pretražujete po punom tekstu.
  • Premium (IDP Full): sve iz Basic plus poslovna polja, semantička pretraga, odnosi između dokumenata, ekstrakcija entiteta i Knowledge Graph. Tipičan izbor za fakture, ugovore i slučajeve.
  • Ultra (MEGA Vision): sve iz Premium plus razumevanje slika i bezbednosna revizija sa ocenom rizika od prevare. Samo kada vam je potrebno, ne kao podrazumevana opcija za svaki radni prostor.

Viši nivoi troše više Credits. Detalji: Nivoi AI-DMS-a: Basic, Premium i Ultra.

Vrste dokumenata i IDP agenti

Vrste dokumenata govore PaperOffice sa kojom vrstom dokumenta ima posla. Upravljate njima pod Document AI. Pomoć: Šta su vrste dokumenata?

Ako vam trebaju specifična polja, na primer centar troškova ili broj ugovora, sačuvajte ih kao IDP agent. IDP agent definiše koja se polja ekstrahuju i koja su obavezna. Pomoć: Kako da kreirate IDP agent? Gotovi šabloni vam pomažu da započnete: Kreirajte IDP agente iz šablona.

Ulazne fakture: jedan put za svaki unos

Ulazne fakture stižu kao PDF, sken, fotografija ili e-faktura. PaperOffice AI čita sve njih kroz isti tok. One dolaze do radnog prostora putem otpremanja, uvoza, povezane poštanske kutije ili pametnog telefona.

Rezultat obuhvata podatke zaglavlja kao što su dobavljač, PDV ID, IBAN, broj fakture i datum, plus stavke i ukupni iznos. Provera kalkulacije testira da li se stavke, stope poreza i ukupan iznos slažu. Svako polje se čuva sa svojom lokacijom i pouzdanošću. Odobrenja i naredne radnje pokreće workflow agent. Pomoć: Kako da kreirate workflow agenta?

E-fakture: čitanje i validacija

Kada arhivirate e-fakturu, kao XML ili kao PDF sa ugrađenim XML-om, PaperOffice prepoznaje format i uzima podatke direktno iz XML-a. Za XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, fakture po EN 16931 i špansku Facturae, PaperOffice takođe proverava da li je faktura validna.

  1. Otpremite e-fakturu u radni prostor i sačekajte da se obrada završi.
  2. U Dokumenti, ime prikazuje: E-faktura validna, E-faktura nevalidna ili E-faktura neproverljiva.
  3. Otvorite fakturu i pređite na karticu Revizija. Blok Protokol elektronske fakture prikazuje modul za validaciju, vreme provere i sva neuspele pravila. Koristite opciju Preuzimanje protokola da sačuvate protokol.

Provera obuhvata osnovna EN 16931 pravila, na primer obavezna polja, ukupne iznose, razdvajanje poreza, PDV ID i IBAN. Ona ne zamenjuje zvaničnu proveru sa KoSIT validatorom. Italijanske FatturaPA fakture se čitaju, ali ne validiraju. Za Facturae, elektronski potpis se detektuje i označava kao prisutan, ali ne verifikuje. Prepoznavanje i validacija rade u svim AI-DMS nivoima, uključujući Basic.

Trostrano (3-way) usklađivanje: faktura, dobavni list i narudžbenica

Trostrano usklađivanje proverava da li faktura odgovara narudžbenici i dobavnom listu. PaperOffice pokreće automatski jednom kada dokument završi obradu. Dokumenti pripadaju zajedno kada se nalaze u istom radnom prostoru i nose istu referencu narudžbenice. Proverava iznose, količine i cene po stavci.

  1. Arhivirajte narudžbenicu, dobavni list i fakturu u isti radni prostor.
  2. Otvorite fakturu, idite na karticu Revizija i pročitajte blok Trostruko usklađivanje: Match OK, Variance ili Partial match.
  3. Koristite Otvorite narudžbinu ili Otvorite dokument o isporuci da biste prešli na odgovarajući dokument.

Za pregled, otvorite Dokumenti, grupišite po referenci narudžbenice i kliknite na Detalji usklađivanja. Bez reference narudžbenice nema upoređivanja. Ako nedostaje dobavni list, PaperOffice upoređuje samo narudžbenicu i fakturu. Usklađivanje se plaća čim se pronađe narudžbenica.

Ljudski pregled kada nedostaje obavezno polje

PaperOffice AI staje i pita osobu kada IDP agent ne može da isporuči obavezno polje sa pouzdanošću, ili kada radni tok traži odobrenje. Zadatak se pojavljuje pod Workflow AI → Human In The Loop zadaci. Otvorite zadatak, popunite nedostajuće polje ili odobrenje i završite zadatak. Radni tok se zatim nastavlja sa svojim sledećim koracima. Dokument ostaje u svom radnom prostoru tokom pregleda.

Split Agent: odvojite paket PDF fajlova u pojedinačne dokumente

Da li ste skenirali hrpu potvrda u jedan PDF? Split Agent razdvaja ga na pojedinačne dokumente i arhivira svaki deo u ciljnom radnom prostoru.

  1. Otvorite Document AI → Split Agent i kliknite na Kreirajte Split Agent.
  2. Izaberite Split-pravilo: Automatski (AI), Fiksno stranica po dokumentu, Razdvajač entiteta ili Prilagođena instrukcija. Izaberite ciljani radni prostor i sačuvajte.
  3. U Dokumenti, izaberite PDF, izaberite Akcije → Agenti i radni tokovi → Split i pokrenite agenta.

Samo se PDF-ovi razdvajaju. Ako je granica nesigurna, zadatak se pojavljuje pod Human In The Loop zadaci, gde možete ispraviti granicu po broju stranice. Split Agent je plaćen. Nije reč o besplatnom web alatu „Split PDF“ niti o separatorskim listovima PaperOffice Classic.

Trust Agent: proverite PDF dokumente na manipulaciju

Trust Agent proverava PDF-ove na tehničke anomalije: skriveni tekst, tekst ispod neprozirnog područja, ugrađene fajlove, JavaScript i razlike između vidljivog sadržaja i sloja teksta. Rezultat se čuva kao sertifikat o poverenju na dokumentu.

  1. Otvorite Document AI → Trust Agent i kliknite na Kreirajte Trust Agent. Izaberite profil verifikacije, na primer Račun ili Ugovor, i nivo.
  2. U Dokumenti, izaberite PDF fajlove i odaberite Akcije → Agenti i radni tokovi → Trust → Provera sa Trust Agentom.
  3. Otvorite rezultat sa Pregledaj sertifikat.

Original ostaje nepromenjen; označen je samo kopija. Ako se fajl promeni nakon provere, rezultat više ne važi. Rezultat je procena sa dokazima, a ne dokaz o prevare. Provera je plaćena.

Bezbednosna revizija u AI-DMS Ultra

Sa Ultra, PaperOffice AI proverava svaki novi dokument u bezbednosnoj reviziji: ocenu rizika od prevare od 1 do 10 sa razlozima i nalazima. Za potvrde i fakture, PDV ID dobavljača se proverava putem VIES-a. Basic i Premium ovo ne uključuju.

  • Kartica Revizija dokumenta prikazuje ocenu, razloge i nalaze. Svi otvoreni nalazi su pod Analytics AI → Audit centar.
  • Pod PaperOffice Nalog → Organizacija → Karantin dokumenta za reviziju, glavni nalog uključuje ili isključuje karantin i postavlja prag.
  • Od praga, novi Ultra dokument ide u bezbednosni karantin i dobija oznaku „Quarantäne“: uređivanje, pomeranje, preuzimanje i brisanje su blokirani dok ga ne oslobodi neko ko ima pravo upisa u radnom prostoru. Beleške, komentari i pravna zadrška (legal hold) ostaju mogući.
  • Nalaz VIES-a je samo indicija i nikada ne izaziva karantin. Ocena je procena, a ne dokaz.

Često postavljana pitanja

  • Koji nivo treba da izaberem? Premium za fakture, ugovore i slučajeve. Basic za čiste arhive. Ultra samo kada vam je potrebno razumevanje slika ili bezbednosna revizija.
  • Mogu li koristiti različite nivoe? Da. Nivo pripada radnom prostoru.
  • Da li provera e-fakture zamenjuje zvaničnu validaciju? Ne. Pokriva osnovna pravila, a ne punu KoSIT validaciju.
  • Da li original menja Trust Agent? Ne. Označen je samo kopija.
  • Gde su otvoreni pregledi? Pod Workflow AI → Human In The Loop zadaci.