Pretraga u pregledu dokumenata
- Otvorite radni prostor.
- Koristite polje za pretragu na vrhu aplikacije. Funkcija pronalaženja u pregledniku nije pretraga dokumenata.
- Otvorite rezultat klikom na njegovo ime.
Pretraga se primenjuje na otvoreni radni prostor, a ne na celu organizaciju. Filteri i prikazi nalaze se pod Opcije u istom pregledu. Veb aplikacija, desktop aplikacija i mobilna aplikacija pretražuju iste dokumente; razlikuje se samo navigacija.
Kada pretraga ne vraća rezultate
Prazan rezultat pretrage obično ima jednostavan uzrok. Proverite redom:
- Radni prostor: prebacite se na radni prostor u koji je dokument otpremljen ili uvezen.
- Obrada: sadržaj se može pronaći tek nakon što obrada završi. Veliki uvozi zahtevaju više vremena.
- Filteri: filter ili grupisanje pod Opcije može sakriti rezultate. Resetujte filter i ponovo pokrenite pretragu.
- Nivo AI-DMS: radni prostor sa opcijom Samo skladištenje ne vrši prepoznavanje teksta, pa se njegov sadržaj ne može pretraživati.
- Dozvole: u zajedničkom radnom prostoru vidite samo ono što Vaš nalog sme da vidi.
Pomoć: Nakon uvoza i Nivoi AI-DMS: Basic, Premium i Ultra.
Postavljanje pitanja o Vašim dokumentima
U Agentu PaperOffice postavljate pitanja o Vašim dokumentima svojim rečima, na primer: „Koje su otkazni rokovi u mojim ugovorima?” Agent odgovara i navodi dokumente koji su korišćeni kao izvori. Klikom na izvor otvara se dokument.
- Otvorite Dokumenti i izaberite jedan ili više dokumenata.
- Izaberite Akcije → Agenti i radni tokovi → Pitajte agenta, ili otvorite agenta kombinacijom Alt+A.
- U oblasti Izvori, proverite šta će agent pretraživati. Koristite Dodajte dokument ili Dodaj radni prostor da proširite izbor.
- Postavite pitanje i kliknite na izvor u odgovoru da biste prešli na dokument.
Unutar fascikle dokumenata, dugme Ćaskanje sa fasciklom omogućava postavljanje pitanja o dokumentima u toj fascikli.
- Agent odgovara samo na osnovu obrađenih dokumenata u radnim prostorima do kojih imate pristup. Radni prostori koji nisu indeksirani ne mogu se izabrati.
- Ako nije fiksiran nijedan radni prostor, agent pretražuje sve radne prostore do kojih imate pristup.
- Možete fiksirati do 20 dokumenata i 20 radnih prostora kao izvore.
- Pitanja upućena agentu su plaćena.
- Takođe možete postavljati pitanja o Vašim dokumentima iz Claude ili ChatGPT putem MCP servera PaperOffice.
Zajednički rad: beleške, zadaci i pominjanja
Direktno na dokumentu beležite šta treba da se uradi. Beleška je napomena. Zadatak ima dodeljenog izvršioca, rok i prioritet.
- Otvorite dokument i pređite na karticu Aktivnosti.
- Kliknite Novo i izaberite Napomena ili Zadatak.
- Za zadatak, postavite Ko mora ovo da završi?: Vi, korisnik, grupa ili još niko. Postavite rok i prioritet, i sačuvajte.
- Da postavite pitanje, pišite u zadatku pod Pitanja i komentari. Koristite @ da pomenete osobu ili grupu.
- Kada je zadatak završen, kliknite Završi zadatak. Možete dodati komentar o završetku.
Osobe koje pomenete su obaveštene. Bez pominjanja, izvršioci i učesnici su informisani. Koristite filtere Sve, Beleške, Zadaci i Potrebna akcija da pratite. Niti komentara koje se mogu označiti kao rešene su dostupne preko API-ja i MCP servera.
Pratite: aktivnost, brifing radnog prostora i Rešavač problema
- Pod Analytics AI → Aktivnost i obrada, toplotna mapa aktivnosti prikazuje otpremanja po danu, a aktivnost korisnika prikazuje ko je šta otpremio u izabranom periodu. Pomoću Izvoz, čuvate oba kao CSV. Analytics AI je dostupan od plana Corporate, a vidite ga samo ako Vaša uloga to dozvoljava.
- Brifing radnog prostora rezimira radni prostor: broj dokumenata, teme, česte entitete, partnere i nedavne dokumente. Dostupan je preko API-ja i MCP servera, ne kao stranica u aplikaciji. Zahtevi se plaćaju.
- Rešavač problema predlaže funkcije koje odgovaraju Vašoj potrebi. Otvorite ga u meniju naloga pod Pomoć i učenje → Rešavač problema i opišite svoju potrebu svojim rečima. Takođe je dostupan na paperoffice.ai bez prijavljivanja.
Često postavljana pitanja
- Da li pretraga pokriva sve radne prostore? Ne. Pretraga u alatnoj traci se odnosi na otvoreni radni prostor. PaperOffice Agent može pretražiti nekoliko ili sve radne prostore kojima možete pristupiti.
- Zašto ne mogu da pronađem dokument koji sam upravo otpremio? Obrada verovatno još traje. Sačekajte dok se ne završi.
- Da li agent izmišlja odgovore? Odgovara iz Vaših obrađenih dokumenata i prikazuje dokumente koje je koristio, tako da možete proveriti svaki odgovor.
- Mogu li kolege da vide moje zadatke? Zadaci pripadaju dokumentu. Izvršioci, učesnici i pomenute osobe su informisani.