Overview 6 Min. vreme čitanja

Prvi koraci sa PaperOffice AI: kompletni vodič

Šta je PaperOffice AI

PaperOffice AI je trenutni proizvod PaperOffice. On kombinuje upravljanje dokumentima, Document AI, tokove rada i agente u jednoj organizaciji. Koristite ga u pregledaču, kao desktop aplikaciju i na pametnom telefonu. PaperOffice AI nije PaperOffice Classic DMS: Classic je drugačiji proizvod sa sopstvenom pomoći.

Sve u PaperOffice AI pripada organizaciji. Organizacija ima jedan korenski nalog (vlasnika) i bilo koji broj korisnika. Dokumenti se nalaze u radnim prostorima. Svaka akcija koja koristi AI, obradu dokumenata ili API troši Credits iz zajedničkog fonda organizacije.

Aplikacija je dostupna na 21 jeziku. Jezik interfejsa je deo adrese, na primer /en/ ili /de/.

Korak 1: Registrujte se ili prijavite

Otvorite app.paperoffice.ai u pregledaču ili pokrenite desktop aplikaciju.

  • Već imate nalog: izaberite Prijavite se, unesite vaše korisničko ime, a zatim lozinku.
  • Zaboravili ste lozinku: na stranici za prijavu, Zaboravili ste lozinku? se pojavljuje nakon korisničkog imena. Link za resetovanje šalje se na sačuvanu email adresu.
  • Vi ste novi: izaberite Kreirajte besplatan nalog. Registracija kreira novu organizaciju, a vaš nalog postaje njen korenski nalog.
  • Neko vas je pozvao: koristite link za pozivnicu iz emaila, a ne javnu registraciju. Tada se pridružujete postojećoj organizaciji.

Nakon prve prijave, vođeni postupak na /sr/paperoffice-account/getting-started pomaže vam u prvim koracima.

Korak 2: Odredite gde su čuvani originalni dokumenti

Podrazumevano, PaperOffice AI čuva vaše dokumente u PaperOffice EU data centru. Za ovo vam nije potrebno ništa dodatno podešavati.

Ako vaši originalni dokumenti moraju ostati na vašem sopstvenom skladištu, na primer NAS-u, koristite sopstveno skladište (BYOS). U tom slučaju, kreirajte montažu skladišta pre radnog prostora, jer se režim skladištenja radnog prostora ne može promeniti nakon čuvanja. Pomoć: Kako da povežem NAS kao montažu skladišta?

Korak 3: Kreirajte svoj prvi radni prostor

Radni prostor je kontejner za dokumente, foldere i obradu. Organizacija može imati više radnih prostora, na primer jedan za računovodstvo i jedan za ugovore.

  1. Otvorite Document AI, a zatim Workspaces.
  2. Kliknite na Novi Workspace.
  3. Unesite ime i zadržite podrazumevane vrednosti ako niste sigurni: tip radnog prostora Business, AI-DMS Premium i skladištenje u PaperOffice EU data centru.
  4. Potvrdite sa Kreirajte Workspace.

Nivo AI-DMS određuje koliko duboko se dokumenti u ovom radnom prostoru obrađuju. Premium je tipičan izbor za fakture, ugovore i slučajeve. Basic je dovoljno za arhivu koju pretražujete po punom tekstu. Detalji: Nivoi AI-DMS: Basic, Premium i Ultra.

Korak 4: Dodajte dokumente

Postoji nekoliko načina da se dokumenti dovedu u radni prostor. Izaberite onaj koji odgovara vašoj situaciji:

Dolazite iz PaperOffice Classic? Prelazak ima svoj vodič: Sa PaperOffice Classic na PaperOffice AI.

Korak 5: Sačekajte obradu, a zatim pretražujte

Nakon otpremanja ili uvoza, PaperOffice AI obrađuje svaki dokument u pozadini: čita tekst, prepoznaje vrstu dokumenta i ekstrahuje polja, u zavisnosti od nivoa AI-DMS. Ovo zahteva određeno vreme, posebno kod velikih uvoza. Podrazumevano se obrađuje prvih 20 strana dokumenta, najviše 40.

Kada obrada završi, pronađite dokumente putem pretrage. Ako pretraga ne vraća rezultate, dokument je obično još uvek u procesu obrade ili se nalazi u radnom prostoru koji ne vidite. Pomoć: Nakon uvoza i Pretraga ne vraća rezultate.

Veb aplikacija, desktop aplikacija i mobilna aplikacija

Veb aplikacija i desktop aplikacija dele isti interfejs. Sve što možete uraditi u pregledaču radi i u desktop aplikaciji, uključujući podešavanja organizacije, naplatu i upravljanje korisnicima. Desktop aplikaciju takođe možete instalirati iz pregledača kao aplikaciju (PWA); to je ista PaperOffice AI, a ne drugi proizvod.

Mobilna aplikacija je verzija za pametne telefone. Radi kao Progressive Web App na iOS i Android uređajima i koristi istu organizaciju i iste radne prostore. Vaš telefon možete povezati na dva načina:

  1. Sa desktopa: otvorite Centar za bezbednost, izaberite Dodajte mobilni uređaj i skenirajte QR kod telefonom.
  2. Na telefonu: otvorite app.paperoffice.ai u pregledaču, prijavite se i po želji dodajte stranicu na početni ekran.

Na pametnom telefonu možete skenirati dokumente kamerom, otpremati postojeće fajlove i stavljati dokumente u red čekanja kada nema mreže. Izaberite radni prostor pre skeniranja; fajl će završiti tamo. Podešavanja organizacije, naplata, upravljanje korisnicima i brisanje naloga nisu deo mobilne aplikacije. Za ove funkcije koristite veb ili desktop aplikaciju.

Podešavanja organizacije

Podešavanja organizacije nalaze se u veb i desktop aplikaciji: otvorite oblast Račun, a zatim Podešavanja. Tu pronađete profil organizacije, regionalna podešavanja, korpu i više. Samo root nalog vidi Obrišite nalog.

Ko je root i šta korisnici mogu da urade: Root nalog i korisnici. Pozovite kolege: Pozovite korisnika.

Credits i naplata ukratko

PaperOffice AI naplaćuje prema upotrebi, a ne po korisniku. Obrada, AI funkcije i API troše Credits iz zajedničkog fonda organizacije. Vaš plan uključuje mesečne kredite plana; upotreba preko toga se obračunava preko novčanika. Besplatni plan uključuje jednokratne početne kredite. Detalji su u vodiču o naplati i Credits: Šta su Credits?

Pomoć i podrška

Često postavljana pitanja

  • Da li mi je potreban sopstveni server? Ne. Podrazumevano, vaši dokumenti se čuvaju u PaperOffice EU data centru. Vaše sopstveno skladište je opciono.
  • Koji AI-DMS nivo da izaberem? Krenite sa Premium. Možete koristiti različite nivoe u različitim radnim prostorima.
  • Mogu li kasnije promeniti način skladištenja? Ne. Datacenter ili sopstveno skladište su fiksirani kada sačuvate radni prostor.
  • Da li je desktop aplikacija drugačiji proizvod? Ne. To je ista PaperOffice AI kao u pregledaču.
  • Da li je PaperOffice AI isto što i PaperOffice Classic? Ne. Classic je drugačiji proizvod sa sopstvenom pomoći.