Data and hosting 6 Min. vreme čitanja

Bezbednost, lokacija podataka i revizijom potvrđeno arhiviranje u PaperOffice AI: kompletno uputstvo

Gde se čuvaju vaši podaci

Vaši dokumenti se čuvaju i prave im se rezervne kopije u Španiji, u sopstvenom data centru PaperOffice u Navari. PaperOffice tamo upravlja sopstvenim serverima i za ovo ne koristi javni cloud. Ne možete izabrati drugi region. Vaša ugovorna strana je PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U., sa sedištem u Pamloni, Navarra; primenjuje se špansko pravo.

Možete povezati svoje skladište pod Storage Mounts (BYOS). Fajlovi tada ostaju enkriptovani na vašem skladištu. PaperOffice i dalje čuva indeks, metapodatke i rezultate veštačke inteligencije u svom data centru. Revizijom potvrđeno arhiviranje (WORM) nije dostupno na vašem sopstvenom skladištu, jer fajl tamo ostaje izbrisiv.

Kao vlasnik ili administrator, otvorite Centar poverenja u aplikaciji kako biste kreirali paket usklađenosti sa ugovorom o obradi podataka i tehničkim i organizacionim merama. Detalji o tome kako se obrađuju lični podaci nalaze se u pravilima o privatnosti.

Skener virusa pri otpremanju i prilikom prijema e-pošte

PaperOffice AI proverava svaki fajl na viruse i pretnje pre nego što se sačuva. Ne morate ništa da podešavate.

  • Tokom otpremanja vidite da se fajl proverava. Čist fajl se čuva kao obično.
  • Zaražen fajl se odbacuje i ne čuva. Ne postoji karantin za viruse iz kojeg biste ga mogli vratiti. Proverite fajl sopstvenim antivirusom i zatražite od pošiljaoca čist primerak.
  • Ako je provera kratko nedostupna, fajl se takođe ne čuva, iz razloga bezbednosti. Pokušajte ponovo ubrzo.
  • PDF sa lozinkom koji se otključa tokom otpremanja se ponovo proverava nakon otključavanja.
  • Prilozi e-pošte i fajlovi koje otpremate u bazu znanja se proveravaju na isti način.

Skener virusa nije sigurnosni karantin revizije AI-DMS Ultra, koja se primenjuje na sačuvane dokumente sa visokim rizikom od prevare.

Da li je dolazna e-pošta autentična?

PaperOffice AI automatski ne proverava dolazne e-pošte na autentičnost, na primer putem SPF, DKIM ili DMARC, i ne daje presudu „autentično“ ili „lažno“. Imate alate da to proverite sami:

  1. Izaberite dokument iz e-mail ulaza i izaberite Akcije → E-pošta → Prikažite detalje e-maila da biste videli zaglavlje, pošiljaoca i primaoca.
  2. Koristite Akcije → E-pošta → Otvorite originalnu e-mail poruku. da biste videli originalnu poruku.
  3. Ako e-poruka postoji kao PDF, proverite je sa Trust Agentom koji koristi profil za verifikaciju izvoza e-pošte. On traži skrivene sadržaje, manipulaciju zaglavljima i PDF-ove koji su samo slike i uređivani. Trust Agent je plaćen.

U slučaju sumnje, pozovite pošiljaoca na broj koji već poznajete, posebno kada su se promenili bankovni podaci.

Revizijom potvrđeno arhiviranje: WORM i Legal Hold

WORM čini dokument revizijom potvrđenim. Njegova vrsta dokumenta i detalji o zadržavanju se tada zaključavaju, a promene se dešavaju samo kao nova verzija sa obaveznim komentarom. WORM se primenjuje po dokumentu i ne može se poništiti.

  1. Otvorite dokument. Kartica Pregled pokazuje da li je revizijski siguran.
  2. Kliknite na Aktivirajte WORM zadržavanje. Otvara se kartica Revizije.
  3. Izaberite kada period počinje: odmah ili na kraju godine.
  4. Potvrdite ireverzibilnu aktivaciju.

Legal Hold je zaključavanje brisanja, na primer tokom pravnog postupka. Kliknite na Postavi pravnu zadršku u dokumentu, unesite razlog i potvrdite; koristite Oslobađanje da ga uklonite. Legal Hold blokira brisanje, premještanje i preimenovanje, uključujući sve verzije, bez obzira na period zadržavanja, i radi i bez WORM-a. Samo vlasnici i administratori organizacije mogu postaviti ili otpustiti Legal Hold.

  • WORM je dostupan od vrste radnog prostora Business i nije na vašem sopstvenom skladištu (BYOS).
  • Aktiviranje WORM-a je plaćeno.
  • Revizijski zapisi se nalaze pod Analytics AI → Audit centar.
  • PaperOffice nudi verzije, kontrolne sume, dnevnik pristupa i uslove zadržavanja za pravila kao što je nemački GoBD. Da li je Vaš proces u celini dovoljan, procenjuje Vaš poreski savetnik na osnovu dokumentacije procesa.

Šaljite dokumente bezbedno putem e-pošte

Šaljete originalne fajlove putem e-pošte sa dokazom o isporuci. Primaoc dobija bezbednu vezu, PDF-ovi su zaštićeni lozinkom, a svako otvaranje i preuzimanje se beleži.

  1. Otvorite Dokumenti, izaberite do 10 dokumenata i izaberite Akcije → Deljenje i izvoz → Pošaljite e-poštom.
  2. Unesite primaoca, naslov i ličnu poruku.
  3. U okviru Bezbedan pristup, izaberite da li se lozinka za PDF šalje e-poštom ili SMS-om, i kliknite na Pošaljite sada.
  4. Proverite status pod Akcije → Deljenje i izvoz → Status isporuke. Tamo otvarate protokol, opozivate vezu ili ponovo šaljete e-poštu.

Veza važi 7 dana, a svaki fajl se može preuzeti ograničen broj puta. Nakon opoziva, veza više ne radi. Slanje, SMS i PDF dokaz o isporuci su plaćeni. Dokumenti u bezbednosnom karantinu ne mogu se slati.

Uređaji, ključevi za pristup i dvofaktorska prijava

Centar za bezbednost prikazuje uređaje i sesije Vašeg naloga. Otvorite ga u bočnoj traci pod Tim i bezbednost → Centar za bezbednost.

  • Uparite pametni telefon sa Dodajte mobilni uređaj.
  • Zaključajte izgubljeni ili prodati pametni telefon odmah: pronađite ga među registrovanim uređajima, otvorite njegov meni i izaberite Zaključavanje uređaja za sve račune. Sve sesije na uređaju se završavaju. Ovo zaključavanje postoji samo za pametne telefone i tablete, a samo nalog koji poseduje uređaj može ga aktivirati.
  • Opozovi samo prekida vezu uređaja sa vašim nalogom; Uklonite trajno briše zapis o uređaju.
  • Na uređajima sa ugrađenim autentifikatorom, kao što je Windows Hello, postavljate ključ za pristup (passkey) na istoj stranici pod Windows Hello / ključ za pristup. Kartica se prikazuje samo ako uređaj to podržava.
  • Kada se prijavite, PaperOffice može tražiti potvrđujući kod, na primer na novom uređaju ili sa neuobičajene mreže. Kod se šalje putem e-pošte ili, ako je za korisnika podešen broj telefona za dvofaktorsku prijavu, putem SMS-a. Dvofaktorsku prijavu uključujete po korisniku u Upravljanje korisnicima; to zahteva aktivno automatsko dopunjavanje, jer je slanje kodova plaćeno. Aplikacija za autentifikator još nije dostupna.
  • Postoji bela lista IP adresa za API ključeve. Ograničenje IP adrese za korisnike ili grupe trenutno nema efekta.

Često postavljana pitanja

  • Mogu li izabrati gde se moji podaci čuvaju? Ne. Dokumenti se čuvaju u sopstvenom data centru PaperOffice u Navari, Španija. Sa Vašim sopstvenim skladištem, fajlovi ostaju kod Vas.
  • Mogu li vratiti fajl koji je virusni skener odbacio? Ne. Zaraženi fajlovi se ne čuvaju.
  • Da li PaperOffice govori da li je e-mail lažan? Ne. Pruža Vam alate za proveru zaglavlja, pošiljaoca i PDF-ova e-maila.
  • Da li se WORM može poništiti? Ne. Koristite Legal Hold ako Vam je potrebno samo privremeno zaključavanje.
  • Koliko dugo radi veza za bezbednu e-poštu? 7 dana, osim ako je ranije ne opozovete.