AI-DMS 6 Min. lästid

Agenter och arbetsflöden i PaperOffice AI: den kompletta guiden

Översikt: vilken agent gör vad

  • En IDP-agent läser in definierade fält från dokument, till exempel fakturanummer, kostnadsställe eller avtalsvillkor.
  • En arbetsflödesagent kör en instruktion på dokument, manuellt eller efter ett händelseförlopp, till exempel när behandlingen är slutförd.
  • Mänsklig granskning stoppar en körning och ber om hjälp från en person när ett obligatoriskt fält saknas eller ett godkännande krävs.
  • Creator Agent skriver offerter, brev och intyg på din egen mall och arkiverar PDF-filen i arbetsytan.

Ytterligare agenter för specialuppgifter, såsom Split Agent för batchskanning och Trust Agent mot manipulation, beskrivs i guiden om Document AI.

IDP-agenter: extrahera de fält du behöver

IDP står för Intelligent Document Processing. En IDP-agent är en sparad konfiguration: dokumenttyp, fält med instruktioner på naturligt språk, modellnivå och kontrollregler. Du skapar den en gång och kör den sedan på ytterligare dokument.

En IDP-agent läser in fakturor, avtal, leveransunderlag, formulär och skanningar. Den returnerar varje begärt fält som strukturerad data, med dess plats på sidan och ett konfidensvärde. Du behöver ingen layoutmall; du beskriver fälten med dina egna ord.

En IDP-agent kan köras manuellt på ett dokument, i en batch, som ett steg i ett arbetsflöde eller för nya dokument i arbetsytan. Att behandla dokument med en IDP-agent är en betaltjänst.

Skapa en IDP-agent från en mall

  1. Öppna Document AI → IDP Agent:er och klicka på Skapa agent.
  2. Under Fördefinierade mallar, välj en lämplig mall, till exempel för ekonomi, HR, juridik, försäkring eller logistik. Använd Kategorier och sökningen för att hitta den snabbare.
  3. Granska Fält och klicka på Skapa agent.
  4. Justera fält och instruktioner därefter i agentredigeraren.

Du kan också börja med ett exempel-dokument: markera dokumentet i arbetsytan och välj Åtgärder → Agenter och arbetsflöden → IDP → Skapa ny agent. Utöver de fördefinierade mallarna finns det fria mallar för dina egna fält, och Importera mall laddar en mall som en JSON-fil. Den tidigare Skills Store finns inte längre; dess mallar är tillgängliga när du skapar en IDP-agent.

Arbetsflödesagenter: automatisera steg

Arbetsflöden i PaperOffice AI kallas arbetsflödesagenter. En arbetsflödesagent kör en instruktion på dokument. Du skriver instruktionen i Prompt Studio. Om du vill kan en person godkänna varje körning först.

  1. Öppna Workflow AI → Workflow Agents och klicka på Skapa ny Workflow Agent.
  2. På fliken Grundläggande, ange ett namn. Aktivera Exekveringsgodkännande om en person ska bekräfta varje körning.
  3. På fliken Starthändelse, välj när agenten ska starta.
  4. På fliken Filter, begränsa dokumenten. Filtren gäller endast vid en automatisk starthändelse.
  5. Klicka på Spara och öppna Prompt Studio, beskriv vad agenten ska göra, godkänn prompten och testa den.
  6. Sätt sedan på agenten.

Följande startevenemang är tillgängliga: endast manuellt, efter att AI-DMS har slutförts, efter att ett metafält har ändrats, efter att en uppgift har slutförts, efter att ett godkännande har slutförts och efter att en signatur har slutförts. "Endast manuellt" innebär via knapp, API eller MCP. Med "Endast manuellt" kan du dessutom aktivera Starta även enligt schema: dagligen, veckovis eller månatligt vid en angiven tidpunkt, för nya dokument i en arbetsyta. Schema körningar är betalda.

  • En ny arbetsflödesagent förblir inaktiv tills dess prompt har godkänts och testats.
  • Med körningsgodkännande är standardtiden för bekräftelsen 24 timmar.
  • Körningar listas under Workflow AI → Agentkörningar.
  • Varje körning betalas. Workflow AI är tillgänglig från Professional-planen.

Mänsklig granskning när ett fält saknas

PaperOffice AI stoppar och ber om hjälp av en person när en IDP-agent inte kan leverera ett obligatoriskt fält med tillräcklig säkerhet, eller när en arbetsflödesagent begär godkännande. Uppgiften visas under Workflow AI → Human In The Loop-uppgifter.

  1. Öppna uppgiftslistan och öppna uppgiften.
  2. Slutför det saknade fältet eller godkännandet.
  3. Avsluta uppgiften. Om arbetsflödet har fler steg fortsätter körningen.

Dokumentet stannar i sitt arbetsutrymme under granskningen. Den öppna granskningen är inte en andra arkiveringsplats.

Creator Agent: offerter och brev från din mall

Creator Agent skriver offerter, brev och intyg på din egen dokumentmall. Den hämtar fakta från dina kunskapsbaser, Relations AI och din företagsprofil, och arkiverar det färdiga PDF-dokumentet i arbetsytan. Creator Agent ingår från Corporate-planen, och endast administratörer skapar eller ändrar den.

  1. Öppna Document AI → Creator Agent och klicka på Skapa Creator Agent.
  2. På fliken Mall, välj en mall och Mål Workspace.
  3. På fliken Kunskap, välj dina kunskapsbaser. Lägg till prislistor som Fästa artiklar, och skapa agenten.
  4. Välj agenten och välj Åtgärder → Skapa dokument.
  5. I fältet Begäran, beskriv kund, varor och kvantiteter, och klicka på Skapa förhandsgranskning.
  6. Svara på öppna frågor, och klicka sedan på Skapa dokument.

Agenten uppfinner aldrig priser eller kvantiteter; om en källa saknas frågar den. Den vattenmärkta förhandsgranskningen sparas inte. AI-körningen och det skapade dokumentet betalas. På fliken Nivå & godkännande kan du välja direkt skapande; dokument skapas och debiteras då utan granskning, även via API och MCP.

Dokumentmallar

En dokumentmall är ditt brevpapper med platshållare, till exempel för en offert, faktura, brev eller intyg. PaperOffice omvandlar den till ett PDF-dokument och arkiverar den i arbetsytan. Sidan är tillgänglig från Corporate-planen, och endast administratörer skapar och ändrar mallar.

  1. Öppna Document AI → Dokumentmallar och klicka på Ny mall.
  2. Välj Från startmall eller Tom mall, och justera innehållet, fälten med exempeldata, och sidan.
  3. Klicka på Kontrollera mall, titta på Förhandsgranskning och spara med Skapa mall.
  4. För att använda den i appen, välj Skapa Creator Agent på mallen.

För att återanvända ett Word-dokument med ditt brevpapper, välj det under Dokument och välj Åtgärder → Agenter och arbetsflöden → Använd som dokumentmall. Detta fungerar med Word, OpenDocument, RTF, HTML och textfiler; PDF-filer stöds ännu inte. Varje innehållsförändring skapar en ny version. Varje skapat dokument betalas.

Vanliga frågor

  • Behöver jag en layoutmall för en IDP-agent? Nej. Du beskriver fälten med egna ord.
  • Kan ett arbetsflöde köras enligt schema? Ja. Med startevenemanget "Endast manuellt", aktivera "Starta även enligt schema" och välj dagligen, veckovis eller månatligt.
  • Varför kör min nya arbetsflödesagent inte? En ny agent förblir inaktiv tills dess prompt godkänns och testas, och du slår på den.
  • Var hittar jag körningar och öppna granskningar? Körningar under Workflow AI → Agentkörningar, granskningar under Workflow AI → Human In The Loop-uppgifter.
  • Uppfinner Creator Agent priser? Nej. Den använder dina källor och frågar om något saknas.