Översikt
Tre funktioner samverkar så att du inte missar tidsfrister och håller koll på dina affärspartners:
- Avtalsfrister: PaperOffice läser in de viktiga datum från avtal och beräknar sista dagen för uppsägning.
- Relations AI: PaperOffice skapar organisationer och personer från dina dokument och listar deras tidsfrister.
- Knowledge Graph: PaperOffice kopplar ihop dokument genom företag, personer, belopp och gemensamma nummer.
Alla tre kräver att dokument bearbetas med AI-DMS. Avtalsfält och Knowledge Graph kräver nivån Premium eller Ultra; Basic läser inte in dessa avtalsfält och skapar inga kopplingar.
Avtalsfrister: när kan du säga upp?
För avtal läser PaperOffice in de viktiga datum: startdatum, löptid, slutdatum, uppsägningstid, uppsägningspunkt, automatisk förnyelse och avtalstyp. Utifrån dessa beräknas sista dagen för uppsägning.
- Lägg avtalet i ett arbetsutrymme med nivån Premium eller Ultra och vänta tills bearbetningen är klar.
- Öppna avtalet på fliken Översikt.
- Läs kortet Fristar. Det visar exempelvis sista dagen för uppsägning med antal dagar kvar.
- Använd källhänvisningen för att kontrollera stycket i avtalet.
- Fälten fylls endast för avtal, till exempel ändringsavtal, sekretessavtal (NDA), dataprocesseringsavtal, hyres- och leasingavtal, lån och anställningsavtal samt försäkringspolicyer.
- Datumet beräknas om varje gång du öppnar dokumentet.
- Om avtalet förnyas automatiskt och fristen har passerat visar kortet nästa möjlighet att säga upp. Utan förnyelse visar kortet när avtalet löper ut.
- Om ett obligatoriskt värde saknas, till exempel uppsägningstiden, visar kortet Fristar vad som saknas för en uppsägningspåminnelse.
- Om avtalet kan sägas upp när som helst finns ingen fast sista dag för uppsägning.
Påminnelser om sista dagen för uppsägning
Från avtalsdetaljerna skapar Relations AI en förfallouppgift för sista dagen för uppsägning. Om arbetsytans inställning "Påminnelser för automatiskt skapade förfallouppgifter" är påslagen (betalt), påminner PaperOffice dig 30 och 7 dagar innan sista dagen för uppsägning. Påminnelsen om avtalets slut fortsätter som tidigare.
- Påminnelsen 30 dagar före anländer som en in-app-notifikation och som en push-notifikation (om tillåtet); påminnelsen 7 dagar före anländer även via e-post.
- Den skickas till den person som är tilldelad förfallouppgiften, annars till den person som laddade upp dokumentet. Inga påminnelser skickas under natten; de kommer på morgonen.
- Om avtalet förnyas automatiskt flyttas förfallouppgiften till nästa möjlighet att säga upp när sista dagen för uppsägning har passerat.
- Om ett obligatoriskt värde saknas eller om avtalet kan sägas upp när som helst skapas ingen påminnelse.
- För tidigare arkiverade avtal skapas påminnelsen när dokumentet bearbetas igen.
- För ytterligare påminnelser, skapa en uppgift med förfallodag på fliken Aktiviteter.
Du slår på påminnelserna per arbetsutrymme: öppna Document AI → Workspaces, redigera arbetsutrymmet och slå på påminnelserna för automatiskt skapade förfallouppgifter på fliken Allmänt. Omkopplaren är avstängd som standard.
Relations AI: företag, personer och tidsfrister
Relations AI bygger ett register över de företag och personer du har att göra med, baserat på dina dokument. Namn, momsnummer, e-post, telefon och bankuppgifter hämtas från dokumenten, och varje dokument länkas till sin organisation. Relations AI är inte ett CRM: det finns inga leads, pipeline eller försäljningsmöjligheter, och personer skapas endast från dokument.
- Bearbeta dina dokument med AI-DMS. Organisationer och personer dyker då upp automatiskt.
- Öppna Relations AI → Organisationer eller Personer för att se de länkade dokumenten.
- Under Relations AI → Nätverk ser du dokumentens tidsfrister, såsom betalningsförfallodatum, avtalsslut, återinlämning och andra tidsgränser.
Varje upptäckt tidsfrist skapar en uppgift. Du öppnar kildokumentet eller markerar uppgiften som klar. Gamla dokument vars tidsfrist passerade för länge sedan får ingen uppgift, och dokument utan en upptäckt tidsfrist får heller ingen.
Knowledge Graph: vilka dokument hör ihop
Den Knowledge Graph länkar dina dokument via företag, personer, belopp och gemensamma nummer såsom faktura-, order- eller ärendenummer. Du ser vilka dokument som tillhör en och samma transaktion.
- Öppna Analytics AI → Dokumentnätverk. Du ser objekt och deras kopplingar; klicka på ett objekt för att se dess dokument. Under Alternativ kan du filtrera efter objekttyp och välja hur många objekt som visas. Analytics AI finns från Corporate-planen.
- I Dokument, välj vyn Transaktioner för att se dokument och deras kopplingar som ett nätverk. Vyn Tidslinje visar dokument efter datum.
- Under Analytics AI → Sändarkarta ser du var dina avsändare befinner sig.
- Om inga objekt visas, bearbeta dokumenten först med AI-DMS Premium eller Ultra. Du behöver inte Ultra.
- Skatte-, moms- och bankidentifierare länkar aldrig dokument, och mycket frekventa värden gör det heller inte.
- Du kan ställa frågor till grafen med dina egna ord via API:t eller MCP-servern, till exempel från Claude. Detta är en betaltjänst.
- Användare med extern delning har ingen åtkomst. Teammedlemmar ser endast sina delade arbetsutrymmen.
Vanliga frågor
- Vilken nivå behöver jag för avtalsfrister? Premium eller Ultra. Basic läser inte avtalsfält.
- Får jag automatiska påminnelser? Endast om påminnelsefunktionen är aktiverad i arbetsutrymmet. Det är en betaltjänst och är avstängt som standard.
- När kommer påminnelserna? 30 och 7 dagar innan sista dagen för uppsägning; påminnelsen för avtalsslut fortsätter också.
- Är Relations AI ett CRM? Nej. Det är ett register byggt från dina dokument, utan leads eller pipeline.
- Varför är min Knowledge Graph tom? Dokumenten bearbetades med Basic eller har ännu inte bearbetats.