Sök i dokumentöversikten
- Öppna ett arbetsutrymme.
- Använd sökfältet högst upp i appen. Webbläsarens funktion för att hitta text på sidan är inte ett dokument-sökverktyg.
- Öppna ett sökresultat genom att klicka på dess namn.
Sökningen gäller det öppna arbetsutrymmet, inte hela organisationen. Filter och vyer finns under Alternativ i samma översikt. Webbappen, skrivbordsappen och mobilappen söker i samma dokument; endast navigeringen skiljer sig åt.
När sökningen ger inga resultat
En tom sökning har oftast en enkel orsak. Kontrollera följande i ordning:
- Arbetsutrymme: byt till det arbetsutrymme där uppladdningen eller importen skedde.
- Bearbetning: innehållet kan endast hittas när bearbetningen är slutförd. Stora importer tar längre tid.
- Filter: ett filter eller en gruppering under Alternativ kan dölja sökresultat. Återställ filtret och sök igen.
- AI-DMS-nivå: ett arbetsutrymme med endast Endast lagring kör ingen textigenkänning, så dess innehåll kan inte sökas i.
- Behörigheter: i ett delat arbetsutrymme ser du endast det som ditt konto har behörighet att se.
Hjälp: Efter import och AI-DMS-nivåer: Basic, Premium och Ultra.
Ställ frågor om dina dokument
I PaperOffice-agenten ställer du frågor om dina dokument med egna ord, till exempel: "Vilka uppsägningstider har mina avtal?" Agenten svarar och listar de dokument den använt som källor. Genom att klicka på en källa öppnas dokumentet.
- Öppna Dokument och markera ett eller flera dokument.
- Välj Åtgärder → Agenter och arbetsflöden → Fråga agent, eller öppna agenten med Alt+A.
- I området Källor kontrollerar du vad agenten ska söka i. Använd Lägg till dokument eller Lägg till arbetsutrymme för att utöka urvalet.
- Ställ din fråga och klicka på en källa i svaret för att hoppa till dokumentet.
Inom en mapp med dokument finns knappen Chatta med mapp som ställer frågor om dokumenten i den mappen.
- Agenten svarar endast från bearbetade dokument i arbetsutrymmen du har tillgång till. Arbetsutrymmen som inte är indexerade kan inte väljas.
- Om inget arbetsutrymme är fäst söker agenten i alla arbetsutrymmen du har tillgång till.
- Du kan fästa upp till 20 dokument och 20 arbetsutrymmen som källor.
- Frågor till agenten är betalda.
- Du kan också ställa frågor om dina dokument från Claude eller ChatGPT via MCP-servern för PaperOffice.
Samarbeta: anteckningar, uppgifter och omnämnanden
Du registrerar direkt på dokumentet vad som behöver göras. En anteckning är en kommentar. En uppgift har en tilldelad person, en deadline och en prioritet.
- Öppna dokumentet och gå till fliken Aktiviteter.
- Klicka på Ny och välj Anteckning eller Uppgift.
- För en uppgift, ange Vem måste slutföra detta?: dig själv, en användare, en grupp eller ingen ännu. Ange tidsfrist och prioritet, och spara.
- För att ställa en fråga, skriv i uppgiften under Frågor och kommentarer. Använd @ för att nämna en person eller grupp.
- När uppgiften är klar, klicka på Slutför uppgift. Du kan lägga till en kommentar om slutförandet.
Personer du nämner får ett meddelande. Utan ett omnämnande informeras de tilldelade och deltagarna. Använd filtren Alla, Anteckningar, Uppgifter och Åtgärd krävs för att hålla koll. Kommentarssträngar som kan markeras som lösta finns tillgängliga via API:t och MCP-servern.
Håll koll: aktivitet, arbetsutrymmesöversikt och Problemlösare
- Under Analytics AI → Aktivitet och bearbetning visar aktivitetsvärmekartan uppladdningar per dag, och användaraktiviteten visar vem som laddade upp vad under en vald period. Med Exportera sparar du båda som CSV. Analytics AI finns från Corporate-planen, och du ser det bara om din roll tillåter det.
- Arbetsutrymmesöversikten sammanfattar ett arbetsutrymme: antal dokument, ämnen, frekventa entiteter, partners och senaste dokument. Den är tillgänglig via API:t och MCP-servern, inte som en sida i appen. Förfrågningar är betalda.
- Problemlösaren föreslår funktioner som passar ditt behov. Öppna den i kontomenyn under Hjälp & Lärande → Problemlösare och beskriv ditt behov med dina egna ord. Den finns också på paperoffice.ai utan inloggning.
Vanliga frågor
- Täcker sökningen alla arbetsutrymmen? Nej. Sökningen i verktygsfältet gäller det öppna arbetsutrymmet. PaperOffice-agenten kan söka i flera eller alla arbetsutrymmen du har tillgång till.
- Varför kan jag inte hitta ett dokument jag precis laddade upp? Bearbetningen pågår förmodligen fortfarande. Vänta tills den är klar.
- Hittar agenten på svar? Den svarar från dina bearbetade dokument och visar de dokument den använde, så att du kan kontrollera varje svar.
- Kan kollegor se mina uppgifter? Uppgifter tillhör dokumentet. Tilldelade, deltagare och nämnda personer informeras.