Overview 6 Min. lästid

Kom igång med PaperOffice AI: den kompletta guiden

Vad PaperOffice AI är

PaperOffice AI är den aktuella PaperOffice-produkten. Den kombinerar dokumenthantering, Document AI, arbetsflöden och agenter i en organisation. Du använder den i webbläsaren, som ett skrivbordsprogram och på en smartphone. PaperOffice AI är inte PaperOffice Classic DMS: Classic är en annan produkt med egen hjälp.

Allt i PaperOffice AI tillhör en organisation. Organisationen har ett rotkonto (ägaren) och ett valfritt antal användare. Dokument finns i arbetsytor. Varje åtgärd som använder AI, dokumentbearbetning eller API:t förbrukar Credits från organisationens gemensamma pool.

Appen finns tillgänglig på 21 språk. Gränssnittsspråket är en del av adressen, till exempel /en/ eller /de/.

Steg 1: Registrera dig eller logga in

Öppna app.paperoffice.ai i webbläsaren eller starta skrivbordsappen.

  • Du har redan ett konto: välj Logga in, ange ditt användarnamn och därefter ditt lösenord.
  • Du glömde ditt lösenord: på inloggningssidan visas Glömt lösenord? efter användarnamnet. Länken för återställning skickas till den lagrade e-postadressen.
  • Du är ny: välj Skapa ett gratis konto. Registrering skapar en ny organisation, och ditt konto blir dess rotkonto.
  • Någon har bjudit in dig: använd inbjudningslänken från e-posten, inte den offentliga registreringen. Du går då med i den befintliga organisationen.

Efter första inloggningen hjälper den guidade installationen på /sv/paperoffice-account/getting-started dig med de första stegen.

Steg 2: Bestäm var dina originaldokument lagras

Som standard lagrar PaperOffice AI dina dokument i EU-datacentret PaperOffice. Du behöver inte konfigurera något för detta.

Om dina originaldokument måste ligga på din egen lagring, till exempel en NAS, använder du din egen lagring (BYOS). I så fall skapar du lagringsmonteringen innan arbetsytan, eftersom arbetsytans lagringsläge inte kan ändras efter sparandet. Hjälp: Hur ansluter jag en NAS som lagringsmontering?

Steg 3: Skapa din första arbetsyta

En arbetsyta är behållaren för dokument, mappar och bearbetning. En organisation kan ha flera arbetsytor, till exempel en för redovisning och en för avtal.

  1. Öppna Document AI och sedan Workspaces.
  2. Klicka på Ny Workspace.
  3. Ange ett namn och behåll standardinställningarna om du är osäker: arbetsyta typ Business, AI-DMS Premium och lagring i EU-datacentret PaperOffice.
  4. Bekräfta med Skapa Workspace.

AI-DMS-nivån avgör hur djupt dokument i denna arbetsyta bearbetas. Premium är det vanliga valet för fakturor, avtal och ärenden. Basic räcker för ett arkiv som du söker i via fulltext. Detaljer: AI-DMS-nivåer: Basic, Premium och Ultra.

Steg 4: Lägg till dokument

Det finns flera sätt att få dokument in i en arbetsyta. Välj det som passar din situation:

Kommer du från PaperOffice Classic? Flytten har sin egen guide: Från PaperOffice Classic till PaperOffice AI.

Steg 5: Vänta på bearbetning, sök sedan

Efter uppladdning eller import bearbetar PaperOffice AI varje dokument i bakgrunden: det läser texten, känner igen dokumenttypen och extraherar fält, beroende på AI-DMS-nivån. Detta tar lite tid, särskilt vid stora importer. Som standard bearbetar pipeline de första 20 sidorna av ett dokument, högst 40.

När bearbetningen är klar hittar du dokument genom att söka. Om sökningen inte returnerar något är dokumentet vanligtvis fortfarande under bearbetning eller befinner sig i en arbetsyta som du inte kan se. Hjälp: Efter import och Sökningen returnerar inget.

Webbapp, skrivbordsapp och mobilapp

Webbappen och skrivbordsappen delar samma gränssnitt. Allt du kan göra i webbläsaren fungerar också i skrivbordsappen, inklusive organisationsinställningar, fakturering och användarhantering. Skrivbordsappen kan också installeras från webbläsaren som en app (PWA); det är samma PaperOffice AI, inte en andra produkt.

Mobilappen är versionen för smartphones. Den körs som en Progressiv Webbapp på iOS och Android och använder samma organisation och samma arbetsytor. Du kan ansluta din telefon på två sätt:

  1. Från skrivbordet: öppna Säkerhetscenter, välj Lägg till smartphone och skanna QR-koden med din telefon.
  2. På telefonen: öppna app.paperoffice.ai i webbläsaren, logga in och lägg till sidan på hemskärmen om du vill.

På smartphonen kan du skanna dokument med kameran, ladda upp befintliga filer och köa dokument när det inte finns nätverk. Välj arbetsyta innan skanning; filen hamnar där. Organisationsinställningar, fakturering, användarhantering och kontoborttagning ingår inte i mobilappen. Använd webb- eller skrivbordsappen för dessa.

Organisationsinställningar

Organisationsinställningar finns i webb- och skrivbordsappen: öppna området Konto och sedan Inställningar. Där hittar du organisationsprofilen, regionala inställningar, papperskorgen och mer. Endast root-kontot ser Radera konto.

Vem är root och vad användare får göra: Root-konto och användare. Bjud in kollegor: Bjud in en användare.

Credits och fakturering i korthet

PaperOffice AI fakturerar efter användning istället per användare. Bearbetning, AI-funktioner och API:t förbrukar Credits från organisationens gemensamma pool. Din plan inkluderar månatliga plan-krediter; användning utöver detta går via plånboken. Den gratis planen inkluderar engångsstartkrediter. Detaljerna finns i guiden om fakturering och Credits: Vad är Credits?

Hjälp och support

Vanliga frågor

  • Behöver jag min egen server? Nej. Som standard lagras dina dokument i PaperOffice EU-datacentrum. Egen lagring är valfritt.
  • Vilken AI-DMS-nivå ska jag välja? Börja med Premium. Du kan använda olika nivåer i olika arbetsytor.
  • Kan jag ändra lagringsläge senare? Nej. Datacenter eller egen lagring är fast när du sparar arbetsytan.
  • Är skrivbordsappen en annan produkt? Nej. Det är samma PaperOffice AI som i webbläsaren.
  • Är PaperOffice AI samma som PaperOffice Classic? Nej. Classic är en annan produkt med egen hjälp.