Var dina data lagras
Dina dokument lagras och säkerhetskopieras i Spanien, i PaperOffice:s eget datacenter i Navarra. PaperOffice driver sina egna servrar där och använder inget offentligt moln för detta. Du kan inte välja en annan region. Din avtalsslutande part är PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U., med säte i Pamplona, Navarra; spansk lag gäller.
Du kan ansluta ditt eget lagringsutrymme under Storage Mounts (BYOS). Filerna förblir krypterade på din lagring. PaperOffice behåller fortfarande indexet, metadata och AI-resultaten i sitt eget datacenter. Revisionssäkert arkivering (WORM) är inte tillgängligt på din egen lagring, eftersom filen där kan raderas.
Som ägare eller administratör öppnar du Förtroendecentrum i appen för att skapa compliance-paketet med dataskyddsavtalet och de tekniska och organisatoriska åtgärderna. Detaljer om hur personuppgifter behandlas finns i integritetspolicyn.
Viruskontroll vid uppladdning och e-postintag
PaperOffice AI kontrollerar varje fil för virus och hot innan den lagras. Du behöver inte konfigurera något.
- Under uppladdningen ser du att filen kontrolleras. En ren fil lagras som vanligt.
- En infekterad fil avvisas och lagras inte. Det finns ingen viruskvarantän från vilken du kan återställa den. Kontrollera filen med ditt eget antivirusprogram och be avsändaren om en ren kopia.
- Om kontrollen kortvarigt är otillgänglig lagras inte filen heller, av säkerhetsskäl. Försök igen efter kort tid.
- En lösenordsskyddad PDF som låses upp under uppladdningen kontrolleras igen efter upplåsning.
- E-postbilagor och filer du laddar upp till en kunskapsbas kontrolleras på samma sätt.
Viruskontrollen är inte säkerhetskvarantänen för AI-DMS Ultra-revisionen, som gäller för lagrade dokument med hög bedrägeririsk.
Är en inkommande e-post äkta?
PaperOffice AI kontrollerar inte automatiskt inkommande e-poster för autenticitet, till exempel via SPF, DKIM eller DMARC, och ger inget "äkta" eller "falskt" omdöme. Du har dock verktyg för att kontrollera själv:
- Välj ett dokument från e-postintaget och välj Åtgärder → E-post → Visa e-postdetaljer för att se rubrik, avsändare och mottagare.
- Använd Åtgärder → E-post → Öppna ursprunglig e-postmeddelande för att se det ursprungliga meddelandet.
- Om e-posten finns som en PDF, kontrollera den med en Trust Agent som använder verifieringsprofilen för e-postexport. Den letar efter dold innehåll, rubrikmanipulation och redigerade bild-enbart PDF:er. Trust Agent är betald.
Vid tvekan, ring avsändaren på ett nummer du redan känner till, särskilt när bankuppgifter har ändrats.
Revisionssäkert arkivering: WORM och legal hold
WORM gör ett dokument revisionssäkert. Dess dokumenttyp och behållningsdetaljer låses då, och ändringar sker endast som en ny version med obligatorisk kommentar. WORM gäller per dokument och kan inte ångras.
- Öppna dokumentet. Fliken Översikt visar om det är revisionssäkert.
- Klicka på Aktivera WORM-bevarande. Fliken Revisioner öppnas.
- Välj när perioden börjar: omedelbart eller vid årets slut.
- Bekräfta den irreversibla aktiveringen.
En legal hold är en raderingslåsning, till exempel under ett rättsfall. Klicka på Sätt Legal Hold i dokumentet, ange en anledning och bekräfta; använd Släpp för att häva den. En legal hold blockerar radering, flyttning och namnändring, inklusive alla versioner, oavsett behållningsperiod, och den fungerar även utan WORM. Endast ägare och administratörer för organisationen kan sätta eller häva en legal hold.
- WORM är tillgängligt från Business-arbetsytstypen och inte på din egen lagring (BYOS).
- Aktivering av WORM är betald.
- Revisionsregister finns under Analytics AI → Granskningscenter.
- PaperOffice tillhandahåller versioner, kontrollsummor, en åtkomstlogg och behållningsvillkor för regler som den tyska GoBD. Det är upp till din skatterådgivare att bedöma om hela processen är tillräcklig, baserat på din processdokumentation.
Skicka dokument säkert via e-post
Du skickar originalfiler via e-post med leveransbevis. Mottagaren får en säker länk, PDF-filer är skyddade med lösenord och varje öppnande och nedladdning loggas.
- Öppna Dokument, markera upp till 10 dokument och välj Åtgärder → Dela och exportera → Skicka via e-post.
- Ange mottagare, ämne och ett personligt meddelande.
- Under Säker åtkomst, välj om PDF-lösenordet skickas via e-post eller SMS, och klicka på Skicka nu.
- Kontrollera statusen under Åtgärder → Dela och exportera → Leveransstatus. Där öppnar du protokollet, återkallar länken eller skickar om e-postmeddelandet.
Länken är giltig i 7 dagar, och varje fil kan endast hämtas ett begränsat antal gånger. Efter återkallande fungerar länken inte längre. Sändning, SMS och ett leveransbevis i PDF-format är betalt. Dokument i säkerhetskarantän kan inte skickas.
Enheter, passkeys och inloggning med tvåfaktorsautentisering
Säkerhetscentrum visar enheterna och sessionerna för ditt konto. Öppna det i sidofältet under Lag & Säkerhet → Säkerhetscenter.
- Para ihop en smartphone med Lägg till smartphone.
- Lås en förlorad eller såld smartphone direkt: hitta den under de registrerade enheterna, öppna dess meny och välj Inaktivera enhet för alla konton. Alla sessioner på enheten avslutas. Detta lås finns endast för smartphones och surfplattor, och endast kontot som äger enheten kan utlösa det.
- Inaktivera kopplar endast bort en enhet från ditt konto; Ta bort raderar enhetsposten permanent.
- På enheter med en inbyggd autentiserare som Windows Hello ställer du in en passkey på samma sida under Windows Hello / Passkey. Kortet visas bara om enheten stöder det.
- När du loggar in kan PaperOffice be om en bekräftelseskod, till exempel på en ny enhet eller från ett ovanligt nätverk. Koden skickas via e-post eller, om ett telefonnummer för tvåfaktorsinloggning är inställt för användaren, via SMS. Du aktiverar tvåfaktorsinloggning per användare i Användarhantering; detta kräver aktiv automatisk påfyllning eftersom sändning av koder är avgiftsbelagd. En autentiseringsapp finns ännu inte tillgänglig.
- Det finns en IP-vitlista för API-nycklar. En IP-begränsning för användare eller grupper har för närvarande ingen effekt.
Vanliga frågor
- Kan jag välja var mina data lagras? Nej. Dokument lagras i PaperOffice:s eget datacenter i Navarra, Spanien. Med eget lagringsutrymme förblir filerna hos dig.
- Kan jag återställa en fil som viruskontrollen avvisade? Nej. Smittade filer lagras inte.
- Meddelar PaperOffice mig om ett e-postmeddelande är falskt? Nej. Det ger dig verktyg för att kontrollera rubrik, avsändare och e-post-PDF:er.
- Kan WORM ångras? Nej. Använd en legal hold om du endast behöver en tillfällig låsning.
- Hur länge fungerar en säker e-postlänk? 7 dagar, om du inte återkallar den tidigare.