Genel bakış: Hangi yöntem size uygun?
PaperOffice AI'teki her belge bir çalışma alanında bulunur. Henüz bir tane yoksa, önce onu oluşturun: PaperOffice AI'te çalışma alanları nasıl oluşturulur? Ardından durumunuza uygun yöntemi seçin:
- Birkaç tek dosya: Çalışma alanında Belge ekle.
- Kendi depolamanızdan veya mevcut bir arşivden ZIP dosyası olarak: Belgeleri içe aktar içe aktarım sihirbazı.
- Faturaların geldiği bir posta kutusu: Bir kez içe aktarım sihirbazı ile, sürekli olarak bir bağlayıcı ile.
- Ofisteki kağıt: Taramaları doğrudan PaperOffice AI'e gönderen bir ağ tarayıcısı.
- Hareket halindeyken: Akıllı telefon.
Hangi yöntemi seçerseniz seçin, her belge çalışma alanının AI-DMS katmanına göre işlenir.
Tek dosyaları yükleme
- Document AI → Workspaces'yi açın ve çalışma alanını açın veya belgelerini doğrudan açın.
- Araç çubuğunda, Belge ekle düğmesine tıklayın. Bu düğme, hiçbir belge seçili olmadığında gösterilir.
- Dosya sekmesinde, dosyaları yükleme alanına sürükleyin veya onları göz atın. Birden fazla dosya izin verilir ve Ctrl+V ile yapıştırabilirsiniz.
- Yinelenen içerik kontrolünün tamamlanmasını bekleyin. Ardından, dosya sayısını belirten başlat düğmesine tıklayın. Yalnızca bu tıklama aktarımı başlatır.
Bir dosya daha sonra eksikse, genellikle başlat düğmesine tıklanmamış, açık bir çalışma alanı yok veya Credits tükenmiş demektir.
İçe aktarım sihirbazı ile bir arşiv içe aktarma
Daha büyük depolar, örneğin PaperOffice Classic'den dışa aktarma, klasör ağaçları veya büyük ZIP dosyaları, içe aktarım sihirbazından geçer:
- Document AI → Workspaces'yi açın ve hedef çalışma alanını seçin.
- Eylemler → Belgeleri içe aktar'ı seçin.
- Kaynağı seçin. Bilgisayar & ağ, bilgisayarınızdan 5 GB'a kadar ve 2000 dosyaya kadar bir ZIP dosyası alır. Depolama bağlantısı, SFTP, S3 veya WebDAV'dan içe aktarır; bağlantı bir içe aktarma kaynağı olarak ayarlanmalıdır. E-Maila Arşivi, kaydedilmiş bir posta kutusundan içe aktarır.
- Bir ZIP dosyası için, aktarımın tamamlanmasını bekleyin. Bir depolama bağlantısı için, bağlantıyı ve kaynak klasörü seçin.
- Özet kontrolü: Sihirbaz dosya sayısını, boyutu ve klasörleri sayar. Çiftleri otomatik olarak atla varsayılan olarak seçilidir, bu nedenle çalışma alanında zaten bulunan içerik tekrar içe aktarılmaz.
- İçe aktarmayı başlatın ve ilerlemeyi takip edin.
SMB ve Windows paylaşımları bir kaynak türü değildir. ZIP dosyasının izin verdiğinden daha büyük depolar için bir depolama bağlantısı kullanın. Klasik'ten mi geliyorsunuz? Belgeleri orada ilk olarak orijinal dosyalar olarak dışa aktarın: PaperOffice Classic'den PaperOffice AI'ye.
Bir posta kutusundan belgeleri çekme
Bir posta kutusu, Email (IMAP) türünde bir depolama bağlantısı olarak bağlanır:
- Document AI → Storage Mounts'yi açın ve Storage Mount ekleyin düğmesine tıklayın.
- İçe aktarma kaynağı olarak kullan ve bağlantı türü olarak E-Maila (IMAP)'i seçin.
- IMAP sunucusunu, 993 portunu, kullanıcı adını veya e-posta adresini ve şifreyi girin, SSL/TLS'yi açık tutun, bağlantıyı test edin ve kaydedin. Sağlayıcınız bir uygulama şifresi gerektiriyorsa, onu girin.
Daha eski e-postalar için, E-Maila Arşivi kaynağıyla içe aktarma sihirbazını bir kez çalıştırın. Yeni e-postalar için bir bağlayıcı oluşturun: Document AI → Connectors'yi açın, Bağlayıcı oluştur'u tıklayın, posta kutusunu ve hedef çalışma alanını seçin, içe aktarma sonrası yoklama aralığını ve takip eylemini ayarlayın. Bağlayıcı yalnızca yeni e-postaları çeker; en fazla her 5 dakikada bir. Aynı içerik iki kez içe aktarılmaz.
Ağ tarayıcısıyla tarama yapın
Ağ tarayıcınız veya çok işlevli yazıcınız, taramaları doğrudan PaperOffice AI'ye gönderebilir. PaperOffice, bunun için özel bir SFTP gelen kutusu sağlar:
- Document AI → Storage Mounts'yi açın ve Storage Mount ekleyin'yi tıklayın. İçe aktarma kaynağı olarak kullan'ı ve bağlantı türü olarak Tarayıcı uç noktası olarak dağıt'yı seçin.
- Uç Noktayı Etkinleştir'i tıklayın ve erişim bilgilerini ile hedef klasörü /inbox'ı kopyalayın.
- Bu depolama bağlantısı ve hedef çalışma alanı için bir bağlayıcı oluşturun.
- Tarayıcıya, sftp.paperoffice.ai ana bilgisayarını, 2022 portunu, /inbox klasörünü ve kopyalanan erişim bilgilerini içeren bir SFTP hedefi ekleyin.
E-postaya tarama, SMB klasörüne tarama ve gelen kutusunda FTPS veya WebDAV mümkün değildir. Erişim bilgileri sonrasında değiştirilemez; yeni bilgiler için uç noktayı silin ve yeniden oluşturun. Yardım: Ağ tarayıcısıyla doğrudan PaperOffice AI'ye tarama.
Akıllı telefonla tarama yapın
Mobil uygulamada çalışma alanını seçin, ardından kamera ile tarama yapın veya mevcut bir dosyayı yükleyin. Ağ olmadan belge bir kuyrukta bekler ve daha sonra aktarılır. Yardım: Akıllı telefonda belge yakalama.
İçe aktarma sonrası: işleme ve sayfa sınırı
Depolama ve işleme iki adımdır. İçe aktarma dosyaları çalışma alanına kopyalar; ardından, çalışma alanının AI-DMS katmanı bunları işler. İşleme çalışırken, arama henüz belgeyi içeriğine göre bulamaz. Yalnızca depolama olan bir çalışma alanı, herhangi bir işleme başlatmadan dosyaları depolar.
Çalışma alanının işleme için bir sayfa sınırı vardır. Varsayılan belge başına 20 sayfadır ve maksimum 40'tır. Sınırı aşan sayfalar AI-DMS tarafından işlenmez. Sınırı, çalışma alanını oluştururken veya düzenlerken ayarlarsınız.
İçe aktarma ve işleme, kuruluşun Credits'ini tüketir. Tükendiğinde, içe aktarma Credits tekrar kullanılabilir olana kadar bekler.
Klasörler
PaperOffice AI'de, klasör ağacı her belgenin depolama yolunu gösterir. ZIP dosyasından veya depolama bağlantısından gelen alt klasörler bu yolda korunur. Klasör görünümü filtreleme ve gezinme içindir; boş klasörler oluşturmak için bir dosya gezgini değildir.
Eylemler → Yeni Klasör ile seçili belgeleri bir belge klasöründe gruplandırırsınız. Bunun için en az iki belgeye ihtiyacınız vardır.
Belge türleri
Bir belge türü, belgenin ne tür olduğunu ve ona ait kuralları belirtir: sınıflandırma, saklama süresi ve isteğe bağlı olarak varsayılan IDP ajanı. İşleme bir türü tanır ve belgeyi nereye dosyalayacağını önerir.
- Document AI → Belge türleri'yi açın ve Yeni doküman türü'nü tıklayın.
- Diyalog penceresini, yasal bölgeyi, varsayılan IDP ajanını, saklama süresini ve şablonları dahil ederek doldurun ve kaydedin.
Çöp
Çalışma alanında belgeleri seçin ve Eylemler → Çöp kutusuna taşı'yı seçin. Güvenlik seviyesi Business veya Compliance olan çalışma alanlarında belge normal listeden ayrılır ancak o anda kalıcı olarak silinmez. Güvenlik seviyesi Standard olan çalışma alanlarında çöp kutusu yoktur: orada belgeler hemen kalıcı olarak silinir ve uygulama sizi önceden uyarır.
Kök hesap ve yöneticiler, çalışma alanı listesinin sonunda Çöp Kutusu'ü bulur. Orada belgeleri geri yüklerler veya çöpü boşaltırlar. Çöpü boşaltmak, belgeleri hemen ve kalıcı olarak kaldırır. Tüm bir çalışma alanını silmek farklı, kalıcı bir işlemdir.
Sıkça sorulan sorular
- ZIP dosyası ne kadar büyük olabilir? En fazla 5 GB ve 2000 dosya. Daha büyük depolamalar için bir depolama bağlantısı kullanabilirsiniz.
- Bir Windows paylaşımından içe aktarabilir miyim? Hayır. SMB ve Windows paylaşımları bir kaynak türü değildir. SFTP, S3 veya WebDAV kullanabilirsiniz.
- Arama yeni belgemi neden bulamıyor? İşleme hala devam ediyor ya da belge göremediğiniz bir çalışma alanında duruyor.
- Yinelenenler iki kez içe aktarılır mı? Hayır. Aynı içerik atlanır.
- Bir belge çöp kutusuna taşındığında hemen silinir mi? Business ve Compliance çalışma alanlarında hayır: yalnızca çöp kutusu boşaltıldığında veya saklama süresi dolduğunda kalıcı olarak kaldırılır. Standard çalışma alanlarında çöp kutusu yoktur; orada silme işlemi hemen kalıcıdır.