Genel Bakış: Hangi ajan ne yapar?
- Bir IDP ajanı, fatura numarası, maliyet merkezi veya sözleşme süresi gibi tanımlanmış alanları belgelerden okur.
- Bir iş akışı ajanı, bir olaydan sonra (örneğin işleme tamamlandığında) veya manuel olarak belgeler üzerinde bir talimatı yürütür.
- İnsan inceleme, gerekli bir alan eksik olduğunda veya onay gerektiğinde bir çalışmayı durdurur ve bir kişiden onay ister.
- Creator Agent, kendi şablonunuz üzerinde teklifler, mektuplar ve belgeler oluşturur ve PDF dosyasını çalışma alanına kaydeder.
Toplu taramalar için Split Agent veya tahrifata karşı Trust Agent gibi özel görevler için diğer ajanlar, Document AI'deki rehberde açıklanmıştır.
IDP ajanları: Gerekli alanları çıkarın
IDP, akıllı belge işleme anlamına gelir. Bir IDP ajanı, kaydedilmiş bir yapılandırmadır: belge türü, doğal dilde talimatlar içeren alanlar, model katmanı ve kontrol kuralları. Bunu bir kez oluşturursunuz ve ardından diğer belgeler üzerinde çalıştırabilirsiniz.
Bir IDP ajanı faturaları, sözleşmeleri, teslimat notlarını, formları ve taramaları okur. İstenen her alanı, sayfadaki konumu ve bir güven değeri ile yapılandırılmış veri olarak döndürür. Bir düzen şablonuna ihtiyacınız yoktur; alanları kendi kelimelerinizle tanımlarsınız.
Bir IDP ajanı tek bir belge üzerinde manuel olarak, toplu iş olarak, bir iş akışının adımı olarak veya çalışma alanındaki yeni belgeler için çalıştırılabilir. Bir IDP ajanı ile belge işleme ücretlidir.
Bir şablondan IDP ajanı oluşturun
- Document AI → IDP Agents'na gidin ve Ajan oluştur'ya tıklayın.
- Önceden Tanımlanmış Şablonlar altında, finans, insan kaynakları, hukuk, sigorta veya lojistik için uygun bir şablon seçin. Daha hızlı bulmak için Kategoriler'i ve aramayı kullanın.
- Alanlar'ı kontrol edin ve Ajan oluştur'ya tıklayın.
- Ajan düzenleyicisinde alanları ve talimatları daha sonra ayarlayabilirsiniz.
Örnek bir belgeden de başlayabilirsiniz: Çalışma alanındaki belgeyi seçin ve Eylemler → Ajanlar ve iş akışları → IDP → Yeni ajan oluştur yolunu izleyin. Ön tanımlı şablonların yanı sıra, kendi alanlarınız için ücretsiz şablonlar mevcuttur ve Şablonu içe aktar seçeneği bir şablonu JSON dosyası olarak yükler. Eski Beceriler Mağazası artık mevcut değildir; şablonları bir IDP ajanı oluşturduğunuzda erişilebilir hale gelir.
İş akışı ajanları: Adımları otomatikleştirin
PaperOffice AI'teki iş akışları, iş akışı ajanları olarak adlandırılır. Bir iş akışı ajanı belgeler üzerinde bir talimatı yürütür. Talimatı Prompt Studio'da yazarsınız. İsterseniz, her çalışmadan önce bir kişinin onayı gerekebilir.
- Workflow AI → Workflow Agents'na gidin ve Yeni Workflow Agent oluşturun'ya tıklayın.
- Temeller sekmesinde bir ad girin. Her çalışmanın bir kişi tarafından onaylanmasını istiyorsanız Yürütme onayı'nı açın.
- Başlangıç olayı sekmesinde, ajanın ne zaman başlayacağını seçin.
- Filtreler sekmesinde belgeleri daraltın. Filtreler yalnızca otomatik bir başlangıç olayı ile birlikte uygulanır.
- Kaydedin ve Prompt Studio'yu açın'ya tıklayın, ajanın ne yapması gerektiğini açıklayın, prompt'u onaylayın ve test edin.
- Ardından ajanı etkinleştirin.
Kullanılabilir başlatma olayları şunlardır: yalnızca manuel, AI-DMS tamamlandıktan sonra, bir metaalan değiştiğinde, bir görev tamamlandığında, bir onay tamamlandığında ve bir imza tamamlandıktan sonra. “Yalnızca manuel” buton aracılığıyla, API veya MCP üzerinden anlamına gelir. “Yalnızca manuel” ile Zamanlanmış olarak da başlat seçeneğini etkinleştirebilirsiniz: günlük, haftalık veya aylık olarak belirli bir saatte, bir çalışma alanının yeni belgeleri için. Zamanlanmış çalıştırmalar ücretlidir.
- Yeni bir iş akışı ajanı, prompt'u onaylanana ve test edilene kadar pasif kalır.
- Yürütme onayı ile, onay için varsayılan süre 24 saattir.
- Çalışmalar Workflow AI → Ajan yürütmeleri altında listelenir.
- Her işleme ücret ödenir. Workflow AI, Professional planından itibaren kullanılabilir.
Bir alan eksik olduğunda insan inceleme
PaperOffice AI, bir IDP ajanı gerekli bir alanı güvenle sağlayamadığında veya bir iş akışı ajanı onay istediğinde durur ve bir kişiden yardım ister. Görev, Workflow AI → Human In The Loop görevleri altında görünür.
- Görev listesini açın ve görevi açın.
- Eksik alanı veya onayı tamamlayın.
- Görevi tamamlayın. İş akışında daha fazla adım varsa, işlem devam eder.
Belge, inceleme sırasında çalışma alanında kalır. Açık olan inceleme ikinci bir dosyalama konumu değildir.
Creator Agent: Şablonunuzdan teklifler ve mektuplar
Creator Agent, kendi belge şablonunuz üzerinde teklifler, mektuplar ve sertifikalar yazar. Bilgi tabanlarınızdan, Relations AI ve şirket profilinizden gerçekleri alır ve tamamlanan PDF'yi çalışma alanına kaydeder. Creator Agent, Corporate planından itibaren dahildir ve yalnızca yöneticiler oluşturur veya değiştirir.
- Document AI → Creator Agent öğesini açın ve Creator Agent Oluştur düğmesine tıklayın.
- Şablon sekmesinde bir şablon ve Hedef Workspace seçin.
- Bilgi sekmesinde bilgi tabanlarınızı seçin. Fiyat listelerini Sabitlenmiş makaleler olarak ekleyin ve ajanı oluşturun.
- Ajanı seçin ve Eylemler → Belge oluştur öğesini seçin.
- İstek alanında müşteri, kalemler ve miktarları açıklayın ve Önizleme oluştur düğmesine tıklayın.
- Açık soruları yanıtlayın, ardından Belge oluştur düğmesine tıklayın.
Ajan asla fiyat veya miktar uydurmaz; bir kaynak eksikse sorar. Filigranlı önizleme hiçbir şeyi kaydetmez. AI işlemi ve oluşturulan belge ücretlidir. Kademeler ve onay sekmesinde doğrudan oluşturma seçeneğini belirleyebilirsiniz; belgeler daha sonra inceleme olmadan, API ve MCP üzerinden de oluşturulur ve faturalandırılır.
Belge şablonları
Bir belge şablonu, örneğin bir teklif, fatura, mektup veya sertifika için yer tutucularla başlık sayfanızdır. PaperOffice bunu bir PDF'ye dönüştürür ve çalışma alanına kaydeder. Sayfa, Corporate planından itibaren kullanılabilir ve yalnızca yöneticiler şablonları oluşturur ve değiştirir.
- Document AI → Belge şablonları öğesini açın ve Yeni şablon düğmesine tıklayın.
- Başlangıç paketinden veya Boş şablon seçeneğini belirleyin, içeriği, örnek verilerle alanları ve sayfayı düzenleyin.
- Şablonu kontrol et düğmesine tıklayın, Önizleme'ye bakın ve Şablon oluştur ile kaydedin.
- Uygulamada kullanmak için şablonda Creator Agent Oluştur seçeneğini belirleyin.
Başlık sayfanızla birlikte bir Word belgesini yeniden kullanmak için Belgeler altında seçin ve Eylemler → Ajanlar ve iş akışları → Doküman şablonu olarak kullan öğesini seçin. Bu, Word, OpenDocument, RTF, HTML ve metin dosyalarıyla çalışır; PDF dosyaları henüz desteklenmemektedir. Her içerik değişikliği yeni bir sürüm oluşturur. Oluşturulan her belge ücretlidir.
Sıkça sorulan sorular
- Bir IDP ajanı için düzen şablonuna mı ihtiyacım var? Hayır. Alanları kendi kelimelerinizle tanımlarsınız.
- Bir iş akışı zamanlanmış olarak çalıştırılabilir mi? Evet. “Yalnızca manuel” başlatma olayıyla “Zamanlanmış olarak da başlat” seçeneğini etkinleştirin ve günlük, haftalık veya aylık olarak seçim yapın.
- Yeni iş akışı ajanım neden çalışmıyor? Yeni bir ajan, istemi onaylanıp test edilene ve siz onu etkinleştirinceye kadar pasif kalır.
- İşlemleri ve açık incelemeleri nerede bulabilirim? İşlemler Workflow AI → Ajan yürütmeleri altında, incelemeler ise Workflow AI → Human In The Loop görevleri altında bulunur.
- Creator Agent fiyat uydurur mu? Hayır. Kaynaklarınızı kullanır ve bir şey eksikse sorar.