Genel Bakış
Son tarihleri kaçırmamanızı ve iş ortaklarınızı takip etmenizi sağlamak için üç işlev birlikte çalışır:
- Sözleşme son tarihleri: PaperOffice, sözleşmelerden anahtar tarihleri okur ve iptal edebileceğiniz son günü hesaplar.
- Relations AI: PaperOffice, belgelerinizden organizasyonlar ve kişiler oluşturur ve onların son tarihlerini listeler.
- Knowledge Graph: PaperOffice, belgeleri şirketler, kişiler, tutarlar ve ortak numaralar aracılığıyla birbirine bağlar.
Her üç işlev de AI-DMS ile işlenmiş belgelere ihtiyaç duyar. Sözleşme alanları ve Knowledge Graph için Premium veya Ultra sürümü gerekir; Basic bu sözleşme alanlarını okumaz ve bağlantı oluşturmaz.
Sözleşme son tarihleri: Ne zaman iptal edebilirsiniz?
Sözleşmeler için PaperOffice, anahtar tarihleri okur: başlangıç tarihi, süre, bitiş tarihi, fesih süresi, fesih noktası, otomatik yenileme ve sözleşme türü. Bunlardan iptal edebileceğiniz son günü hesaplar.
- Sözleşmeyi Premium veya Ultra sürümü olan bir çalışma alanına dosyalayın ve işlemin tamamlanmasını bekleyin.
- Sözleşmeyi Genel Bakış sekmesinden açın.
- Süreler kartını okuyun. Örneğin, kalan günlerle birlikte iptal edebileceğiniz son günü gösterir.
- Sözleşmedeki ilgili bölümü kontrol etmek için kaynak referansını kullanın.
- Alanlar yalnızca sözleşmeler için doldurulur; örneğin ekler, gizlilik anlaşmaları (NDA), veri işleme anlaşmaları, kiralama, finansal kiralama, kredi ve iş sözleşmeleri ile sigorta poliçeleri.
- Tarih, belge her açıldığında yeniden hesaplanır.
- Sözleşme otomatik olarak yenileniyorsa ve son tarih kaçırıldıysa, kart iptal edebileceğiniz bir sonraki fırsatı gösterir. Yenileme yoksa, kart sözleşmenin ne zaman süreceğini gösterir.
- Gerekli bir değer eksikse, örneğin fesih süresi, Süreler kartı iptal hatırlatıcısı için neyin eksik olduğunu gösterir.
- Sözleşme istediğiniz zaman iptal edilebiliyorsa, sabit bir iptal son tarihi yoktur.
İptal son tarihine yönelik hatırlatıcılar
Sözleşme ayrıntılarından Relations AI, iptal son günü için bir son tarih görevi oluşturur. Çalışma alanı ayarı “Otomatik oluşturulan son teslim görevleri için hatırlatmalar” açık ise (ücretli), PaperOffice size iptal son gününden 30 ve 7 gün önce hatırlatır. Sözleşme bitişine yönelik hatırlatma eskisi gibi devam eder.
- 30 gün öncesine gelen hatırlatıcı uygulama içi bildirim ve push bildirimi (izin verilirse) olarak gelir; 7 gün öncesine gelen hatırlatıcı ayrıca e-posta ile de gelir.
- Bu, son tarih görevine atanmış kişiye gider; aksi takdirde belgeyi yükleyen kişiye gider. Gece saatlerinde hatırlatıcı gönderilmez; bunlar sabah saatlerinde gönderilir.
- Sözleşme otomatik olarak yenileniyorsa, iptal son günü geçtiğinde son tarih görevi iptal edebileceğiniz bir sonraki fırsata geçer.
- Gerekli bir değer eksikse veya sözleşme istediğiniz zaman iptal edilebiliyorsa, hatırlatıcı oluşturulmaz.
- Daha önce dosyalanan sözleşmeler için hatırlatıcı, belge tekrar işlendiğinde oluşturulur.
- Ek hatırlatıcılar için Etkinlikler sekmesinde son tarihi olan bir görev oluşturun.
Hatırlatıcıları çalışma alanı başına açıyorsunuz: Document AI → Workspaces açın, çalışma alanını düzenleyin ve Genel sekmesinde otomatik oluşturulan son teslim görevleri için hatırlatmaları açın. Varsayılan olarak bu anahtar kapalıdır.
Relations AI: şirketler, kişiler ve son tarihler
Relations AI, belgeleriniz temel alınarak sizinle uğraştığınız şirketler ve kişilerin bir dizinini oluşturur. Ad, KDV numarası, e-posta, telefon ve banka bilgileri belgelerden gelir ve her belge kendi organizasyonuna bağlanır. Relations AI bir CRM değildir: liderler, satış hunisi veya satış fırsatları yoktur ve kişiler yalnızca belgelerden oluşturulur.
- Belgelerinizi AI-DMS ile işleyin. Kurumlar ve kişiler otomatik olarak görünür.
- Bağlantılı belgeleri görmek için Relations AI → Organizasyonlar veya Kişiler bölümünü açın.
- Relations AI → Ağ altında, ödeme vadesi, sözleşme bitiş tarihi, yeniden gönderim ve diğer son tarihler gibi belge son tarihlerini görürsünüz.
Her tespit edilen son tarih bir görev oluşturur. Kaynak belgeyi açabilir veya görevi tamamlandı olarak işaretleyebilirsiniz. Son tarihi çoktan geçmiş eski belgeler için görev oluşturulmaz; son tarihi tespit edilmeyen belgeler için de görev oluşturulmaz.
Knowledge Graph: hangi belgeler bir arada yer alır
Knowledge Graph, belgelerinizi kurumlar, kişiler, tutarlar ve fatura, sipariş veya vaka numaraları gibi ortak numaralar aracılığıyla birbirine bağlar. Hangi belgelerin tek bir işlemle ilişkili olduğunu görürsünüz.
- Analytics AI → Belge Ağı bölümünü açın. Nesneleri ve bağlantılarını görürsünüz; belgelerini görmek için bir nesneye tıklayın. Seçenekler altında, nesne türüne göre filtreleme yapabilir ve kaç nesne gösterileceğini seçebilirsiniz. Analytics AI, Corporate planından itibaren kullanılabilir.
- Belgeler altında, belgeleri ve bağlantılarını bir ağ olarak görmek için İşlemler görünümünü seçin. Zaman Çizelgesi görünümü belgeleri tarihe göre gösterir.
- Analytics AI → Gönderen Haritası altında, göndericilerinizin konumlarını görürsünüz.
- Hiçbir nesne gösterilmiyorsa, önce belgeleri AI-DMS Premium veya Ultra ile işleyin. Ultra'ye ihtiyacınız yoktur.
- Vergi, KDV ve banka tanımlayıcıları belgeleri birbirine bağlamaz; çok sık görülen değerler de bağlanmaz.
- Grafiğe ait soruları kendi kelimelerinizle API veya MCP sunucusu aracılığıyla sorabilirsiniz; örneğin Claude üzerinden. Bu özellik ücretlidir.
- Harici paylaşım kullanıcılarının erişimi yoktur. Ekip üyeleri yalnızca paylaşılan çalışma alanlarını görür.
Sıkça sorulan sorular
- Sözleşme son tarihleri için hangi seviyeye ihtiyacım var? Premium veya Ultra. Basic sözleşme alanlarını okumaz.
- Otomatik olarak hatırlatma alacak mıyım? Yalnızca çalışma alanındaki hatırlatma anahtarı açıkken. Bu özellik ücretlidir ve varsayılan olarak kapalıdır.
- Hatırlatmalar ne zaman gelir? Son iptal gününden 30 ve 7 gün önce; sözleşme bitişine ilişkin hatırlatma da devam eder.
- Relations AI bir CRM mi? Hayır. Bu, liderler veya satış hunisi olmadan, belgelerinizden oluşturulmuş bir dizindir.
- Neden Knowledge Graph boş? Belgeler Basic ile işlenmiş olabilir veya henüz işlenmemiştir.