Genel Bakış: Birlikte ne işe yarar
PaperOffice AI, kendi müşterilerinize çeşitli kanallardan yanıt vermenize yardımcı olur. Yapı taşları birlikte çalışır:
- Bir Conversation Agent, kendi telefon numarasından gelen aramaları ve web sitenizdeki sohbetleri otomatik olarak yanıtlar.
- Knowledge Base AI, ajanın yanıt verdiği bilgileri sağlar: web sitenizin makaleleri ve sayfaları.
- Operasyonel kaynaklar, sipariş veya sevkiyat durumu gibi iş verilerini sağlar; ajan bunları yalnızca kanıt sunulduktan sonra paylaşır.
- Arama kaydı ve bilgi boşlukları, müşterilerin ne sorduğunu ve ajanın yanıtlayamadığı durumları gösterir.
- Helpdesk AI, aramalar, sohbetler ve müşteri portalınızdan gelen açık taleplerin geldiği kendi bilet sisteminizdir.
- Bir telefon paylaşımı, bir kişinin bir PIN kodu kullanarak tek bir çalışma alanının belgeleri hakkında telefonla bilgi almasını sağlar.
Telefonda ve web sitesi sohbetinde Conversation Agents Professional planından itibaren mevcuttur. Knowledge Base AI ve Helpdesk AI, Plus planından itibaren kullanılabilir. Helpdesk AI, müşterileriniz için bilet sisteminizdir; bu, PaperOffice desteği değildir.
Bir Conversation Agent Oluşturun
- Conversation AI → Sohbet Ajanları bölümünü açın ve Yeni Sohbet Ajanı düğmesine tıklayın.
- Genel Bakış sekmesinde, “Rol & erişim” altında rolü seçin. Müşteriler için Genel ajan seçeneğini belirleyin.
- Ajan sekmesinde, Başlangıç dili ve sesi altında sesi seçin. Dinlemek için Sesi önizle özelliğini kullanın.
- Aynı sekmede, What does the agent say first? ve How should the agent behave? alanlarını doldurun: rol, ton, arama akışı ve sınırlar.
- İzin verilen diller sekmesinde, başlangıç dilini ve ajanın geçiş yapabileceği dilleri (her biri için bir sesle) ayarlayın.
- Bilgi sekmesinde bilgi tabanlarını seçin ve Kaydet düğmesine tıklayın.
Bir halka açık ajan yalnızca bilgi tabanlarından yanıt verir. Çalışma alanı belgelerini asla kullanmaz. Adresiniz veya çalışma saatleriniz gibi gerçek bilgiler bir bilgi tabanına, fiyatlar ise fiyat listesine eklenmelidir.
Müşteriler aramadan önce test edin
Conversation AI → Test ajanı bölümünü açın, ajanı ve Metin, Telefon veya Web sitesi sohbeti kanallarından birini seçin ve sorununuzu sorun. Hata ayıklama modu, düşünme adımlarını ve araç çağrılarını gösterir. Test laboratuvarındaki telefon modu bir simülasyondur, gerçek bir arama değildir.
Kendi telefon numaranızdan aramaları yanıtlayın
- Ajanı açın ve Telefon sekmesine geçiş yapın.
- “Kendi telefon numaranız” altında, Telefon numarası iste düğmesine tıklayın. PaperOffice, numara atamak için sizinle iletişime geçecektir.
- Şirket numaranızı telefon sağlayıcınız aracılığıyla atanmış numaraya yönlendirin.
Numarayı yalnızca PaperOffice atar ve değiştirir. Bu hizmet ücretlidir ve Professional planından itibaren mevcuttur.
Ajan kendiliğinden geri arama yapmaz. Bir arayan geri arama istiyorsa, ajan algılanan telefon numarasıyla bir geri arama bileti oluşturur ve ekibiniz sabit bir zaman taahhüdü olmaksızın geri arama yapar. Ajan tarafından yapılan giden aramalar henüz müşteriler için etkinleştirilmemiştir.
Web sitenizdeki bir sohbette yanıtlayın
- Ajanı açın ve Web sitesi sohbeti sekmesine geçiş yapın. Sohbeti etkinleştirin.
- İzin verilen alan adları altında, web sitenizi girin (her satıra bir adres, yalnızca https). https://*.example.com gibi alt alan adı joker karakterlerine izin verilir; genel bir joker karaktere izin verilmez.
- Gizlilik bildirimi bağlantıyı girin ve ajanı kaydedin.
- "Gömme" bölümünde Kodu kopyalayın'ya tıklayın ve kodu web sitenizin kapanış body etiketinden önce yapıştırın.
İzin verilen bir alan adı olmadan sohbet kapalı kalır. Site anahtarını döndür yeni bir anahtar oluşturur; ardından eski kod çalışmayı bırakır. Saat başına kaç yeni konuşmanın başlatılabileceğini sınırlayabilirsiniz. Konuşmalar Conversation AI → Sohbet Kaydı altında listelenir. Web sitesi sohbeti ücretlidir ve Professional planından itibaren mevcuttur; otomatik konuşma analizi ek olarak ücretlidir.
Ajana bilgi verin
Ajan, seçtiğiniz bilgi tabanlarından yanıtlar. Makaleleri kendiniz yazabilir ve web sitenizi de kaynak olarak kullanabilirsiniz:
- Knowledge Base AI → Web sitesi kaynakları'nı açın ve Kaynak ekle'ye tıklayın.
- Bir ad, https:// ile başlayan Başlangıç adresi ve Bilgi tabanı girin. Yenileme aralığı ve Maks. sayfa'yı seçin.
- Tarayıcı sekmesinde Otomatik, Hızlı veya Tam'ı seçin. Tam, JavaScript gerektiren sayfalar için bir tarayıcı kullanır. Kapsam sekmesinde, gerekirse alanları sınırlayın veya hariç tutun.
- Kaydet'e tıklayın. İlk tarama birkaç dakika sonra başlar. Sonucu Knowledge Base AI → İndekslenmiş sayfalar altında kontrol edin.
Her sayfa, bilgi tabanında dahili bir makale haline gelir. Tarama ücretlidir: her çalıştırma, planlı çalıştırmalar dahil, önceden 100'lik bloklar halinde ücretlendirilir. Yalnızca HTTPS; yalnızca aynı ana bilgisayar; robots.txt varsayılan olarak saygı görür. Web sitenizde olmayan her şeyi ayrı bir makale olarak ekleyin.
Sipariş ve sevkiyat durumu: kanıtla iş verisi
"Siparişim nerede?" Operasyonel kaynaklar, sistemlerinizden gelen verileri yansıtır: siparişler, sevkiyatlar, fiyatlar, teklifler, faturalar ve iadeler.
- Knowledge Base AI → Operasyonel kaynaklar'nı açın ve Kaynak ekle'ye tıklayın.
- Bağlantı'yı seçin, örneğin REST (HTTPS JSON), İçe Aktarma (ingest URL), Fiyat listesi (manuel) veya JTL-Wawi veya Holded gibi hazır bir bağlantı.
- Eşleme sekmesinde, sipariş, posta kodu, telefon ve takip numarası gibi alanları eşleştirin.
- Kanıt sekmesinde, müşterilerin kimliklerini nasıl kanıtlayacağını seçin: sipariş numarası ve posta kodu, bir SMS tek kullanımlık kod veya telefondaki arayan numarası.
- Önizleme sekmesinde Kaydetmeden önizle'yi çalıştırın. Ardından kaydedin ve Şimdi senkronize et'e tıklayın.
Ajan, kanıtlandıktan sonra müşteri verilerini yalnızca o kanıta ait kayıtlarla gösterir. SMS kodu, kayıttaki numaraya gönderilir ve yalnızca arayan onay verirse gönderilir. Müşterilere durum mesajları varsayılan olarak kapalıdır. Çekme işlemleri, yeni veya değişen kayıtlar, mesajlar ve depolanan kayıtlar ücretlidir; Kullanımı görüntüleyin'e bakın.
Konuşmalardan öğrenin
PaperOffice her konuşmayı analiz eder. Her aramanın transkriptini, özetini, duygusunu, niyetini ve sonucunu görmek için Conversation AI → Çağrı Günlüğü'nü açın. Web sitesi sohbetleri Sohbet Kaydı'nde listelenir.
Ajanın cevaplayamadığı sorular Conversation AI → Bilgi boşlukları altına düşer. Aynı sorular sayılır. "Bilgi eksik" türündeki bir boşluk için Makale oluştur'a tıklayın, başlığı, metni ve bilgi tabanını kontrol edin ve kaydedin. Taslak yalnızca konuşmadan gelen bir öneridir; konuşmada yapılan ifadeler doğrulanmaz. Bir boşluk, ajan asıl soruyu gerçekten yanıtladığında ancak kapatılmış sayılır.
Günlükler 30, 90 veya en fazla 180 gün saklanır, ardından tamamen silinir. Bir transkripti çevirmek ücretlidir; önce siz onaylarsınız.
İstekleri Helpdesk AI içinde bilet olarak yönetin
- Helpdesk AI → Ayarlar → Müşteri Portalı'nı açın. Portal adresi otomatik olarak atanır. Portal adını ve yanıt adresini girin.
- Çalışma Saatleri & SLA altında SLA sürelerini etkinleştir'i açın ve önceliğe göre yanıt ve çözüm sürelerini ile iş saatlerinizi ayarlayın.
- Bildirimler altında, ekibiniz her yeni bilet için e-posta alır. Ayarları kaydet'e tıklayın.
- Biletleri Helpdesk AI → Ticket genel bakış altında yönetin.
Biletler müşteri portalınızdan gelir veya Helpdesk AI içinde oluşturulur. Conversation Agents ile bunlar web sitesi sohbetinden ve aramalardan da gelir: ajanın İstekler sekmesinde açık isteklerin nasıl kaydedileceğini ayarlarsınız. Arayan, metin mesajı ile bir bağlantı alır ve e-posta adresini girdiğinde bir bilet oluşturulur.
Müşterileriniz portalda şifresiz, e-posta ile gönderilen bir bağlantıyla oturum açar. Biletlerini ve bilgi tabanınızı burada görürler. Bir bilette, PaperOffice Agent sekmesi Talep özetle, Etiket öner ve Yapay Zeka Önerisi'ni sunar. Taslaklar asla otomatik gönderilmez: siz kontrol edersiniz ve kendiniz gönderirsiniz. Biletteki AI yardımı ücretlidir.
Bir PIN ile bir çalışma alanını telefonla sorgulayın
Bir telefon paylaşımıyla, bir kişi kayıtlı mobil numarasından arar, PIN kodunu girer ve bir uygulama kullanmadan veya oturum açmadan yalnızca tek bir çalışma alanı hakkında Bir Conversation Agent'a soru sorar.
- Korumalı ajan rolüyle bir Conversation Agent oluşturun. Telefon sekmesinde ülkeyi seçin ve gelen aramaları etkinleştirin. PaperOffice, o ülke için numara atar.
- Çalışma alanını açın, Paylaşım sekmesine geçiş yapın ve Yeni harici paylaşım düğmesine tıklayın. Telefon kanalını seçin.
- Alıcının mobil numarasını ve bir PIN kodunu girin, ardından Paylaşımı kaydet ve etkinleştir düğmesine tıklayın. Alıcıya numara ve PIN kodunu verin.
Yalnızca kayıtlı mobil numara ile arama yapılabilir. Üç kez yanlış PIN girildiğinde erişim 15 dakika boyunca kilitlenir. Ajan belgeleri yalnızca paylaşımda belirtilmiş sabit e-posta adresine gönderir. Aramalar ücretlidir ve çalışma alanını paylaşan hesaba yansıtılır. Çalışma alanı Business türünde olmalıdır.
PaperOffice'den gelen metin mesajları
PaperOffice, yalnızca sabit amaçlar için: kodlar, imza davetiyeleri ve bir ajanyle yapılan aramanın ardından bağlantılar veya vaka numaraları olmak üzere, gönderen “PaperOffice” üzerinden metin mesajı gönderir. İstekler sekmesinde, arayanların form bağlantısı alıp almayacağına ve vaka numarasının gönderilip gönderilmeyeceğine karar verirsiniz. Yönlendirme sekmesinde bağlantı kütüphanesini yönetirsiniz; ajan yalnızca bu bağlantıları gönderebilir. Alıcıya veya arayanına gönderilen her metin mesajı ücretlidir ve bunu tetikleyen hesaba yansıtılır.
Sıkça sorulan sorular
- Herkese açık bir ajan belgelerimi görür mü? Hayır. Herkese açık bir ajan yalnızca bilgi tabanlarından yanıt verir, asla çalışma alanı belgelerinden yanıt vermez.
- Ajan müşterileri geri arar mı? Hayır. Bir geri arama talebi oluşturur ve ekibiniz geri arar.
- Şirket numaramı koruyabilir miyim? Evet. PaperOffice tarafından atanan numaraya yönlendirin.
- Helpdesk AI, PaperOffice desteği midir? Hayır. Bu, müşterileriniz için kendi talep yönetim sisteminizdir.
- Arama kayıtları ne kadar süreyle saklanır? Ayara bağlı olarak 30, 90 veya en fazla 180 gün.