AI-DMS 9 Min. okuma süresi

Document AI ve AI-DMS kademeleri: Kapsamlı kılavuz

Bir belge geldiğinde ne olur

Bir belge bir çalışma alanına geldiğinde, PaperOffice AI bunu üç adımda işler:

  1. Okuma: Yapay zeka metin tanıma, dijital PDF'lerin yanı sıra taramalar ve fotoğraflar için metni ve düzeni yakalar. Eşleşen kademede el yazısı, mühürler, imzalar ve işaretlenmiş kutular da tanınır.
  2. Sınıflandırma: PaperOffice belge türünü (örneğin fatura, sözleşme veya teslimat fişi) tanır ve nereye arşivleneceğini önerir.
  3. Çıkarma: PaperOffice başlık verilerini, tekil alanları, tabloları ve satır kalemlerini sayfalar arasında da döndürür. Her alan, değeri, güven skoru ve sayfadaki konumuyla birlikte geri döner.

İşleme yükleme veya içe aktarma sonrası arka planda gerçekleşir ve biraz zaman alır. Varsayılan olarak bir belgenin ilk 20 sayfası işlenir, en fazla 40 sayfa.

AI-DMS kademeleri: Basic, Premium ve Ultra

Bir belgenin ne derinlikte işlendiği AI-DMS kademesine bağlıdır. Kademe hesabınıza değil, çalışma alanına aittir. Yeni çalışma alanları Premium ile başlar. Birden fazla çalışma alanı farklı kademeler kullanabilir; örneğin Basic'de bir arşiv ve Premium'de güncel işler.

  • Yalnızca depolama: Belgeler yapay zeka işlemi olmadan saklanır. Metin tanıma veya içerik içinde arama yoktur.
  • Basic (IDP Light): Yapay zeka metin tanıma, tam metin arşivi, belge türü ve meta veriler. Yalnızca tam metinle arama yaptığınız büyük arşivler için uygundur.
  • Premium (IDP Full): Basic'deki her şeyin yanı sıra iş alanları, anlamsal arama, belgeler arası ilişkiler, varlık çıkarma ve Knowledge Graph. Faturalar, sözleşmeler ve vakalar için tipik seçim.
  • Ultra (MEGA Vision): Premium'deki her şeyin yanı sıra görsel anlama ve dolandırıcılık risk skoru ile güvenlik denetimi. Her çalışma alanı için varsayılan olarak değil, yalnızca ihtiyacınız olduğunda.

Daha yüksek kademeler daha fazla Credits tüketir. Ayrıntılar: AI-DMS kademeleri: Basic, Premium ve Ultra.

Belge türleri ve IDP ajanları

Belge türleri, PaperOffice'ün hangi tür bir belgeyle karşılaştığını belirtir. Bunları Document AI altında yönetirsiniz. Yardım: Belge türleri nedir?

Örneğin maliyet merkezi veya sözleşme numarası gibi belirli alanlara ihtiyacınız varsa, bunları bir IDP ajanı olarak kaydedersiniz. Bir IDP ajanı hangi alanların çıkarılacağını ve hangilerinin zorunlu olduğunu tanımlar. Yardım: Bir IDP ajanı nasıl oluşturulur? Hazır şablonlar başlamanıza yardımcı olur: Şablonlardan IDP Ajanları oluşturun.

Gelen faturalar: Her giriş için tek bir yol

Gelen faturalar PDF, tarama, fotoğraf veya e-fatura olarak gelir. PaperOffice AI bunların hepsini aynı akışta okur. Yükleme, içe aktarma, bağlı bir posta kutusu veya akıllı telefon aracılığıyla çalışma alanına ulaşırlar.

Sonuç; tedarikçi, KDV kimliği, IBAN, fatura numarası ve tarih gibi başlık verilerini, ayrıca satır kalemleri ve toplamları kapsar. Bir hesaplama kontrolü, satırların, KDV oranlarının ve toplamın uyup uymadığını test eder. Her alan konumu ve güven skoruyla birlikte saklanır. Onay ve takip işlemleri bir Workflow Agent üzerinden yürütülür. Yardım: Bir Workflow Agent nasıl oluşturulur?

E-faturalar: Okuma ve doğrulama

Bir e-faturayı XML veya gömülü XML içeren PDF olarak arşivlediğinizde, PaperOffice formatı tanır ve verileri doğrudan XML'den alır. XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, EN 16931 faturaları ve İspanyol Facturae için PaperOffice faturanın geçerli olup olmadığını da kontrol eder.

  1. E-faturayı bir çalışma alanına yükleyin ve işlemenin bitmesini bekleyin.
  2. Belgeler'de ad şunu gösterir: E-fatura geçerli, E-fatura geçersiz veya E-fatura doğrulanamaz.
  3. Faturayı açın ve Denetim sekmesine gidin. E-fatura protokolü bloğu doğrulama modülünü, kontrol zamanını ve başarısız olan kuralları gösterir. Kaydetmek için Protokolü indirin'i kullanın.

Kontrol; zorunlu alanlar, toplamlar, vergi dökümü, KDV kimliği ve IBAN gibi temel EN 16931 kurallarını kapsar. Resmi KoSIT doğrulayıcısıyla yapılan bir kontrolün yerini tutmaz. İtalyan FatturaPA faturaları okunur ancak doğrulanmaz. Facturae için elektronik imza tespit edilir ve mevcut olarak işaretlenir ancak doğrulanmaz. Tanıma ve doğrulama, Basic dahil tüm AI-DMS kademelerinde çalışır.

3-yollu eşleştirme: fatura, teslimat fişi ve satın alma emri

3-yollu eşleştirme, bir faturanın satın alma emri ve teslimat fişiyle uyup uymadığını kontrol eder. PaperOffice bir belge işlemeyi tamamladıktan sonra bunu otomatik olarak çalıştırır. Belgeler aynı çalışma alanında bulunduklarında ve aynı satın alma emri referansını taşıdıklarında birbirleriyle ilişkilidir. Tutarları, miktarları ve kalem başına fiyatları kontrol eder.

  1. Satın alma emrini, teslimat fişini ve faturayı aynı çalışma alanına arşivleyin.
  2. Faturayı açın, Denetim sekmesine gidin ve 3 yönlü eşleşme bloğunu okuyun: Eşleşme Tamam, Varyans veya Kısmi eşleşme.
  3. Eşleşen belgeye atlamak için Siparişi aç veya Teslim Notunu aç kullanın.

Genel bakış için Belgeleri açın, satın alma siparişi referansına göre gruplandırın ve Eşleşme ayrıntılarını tıklayın. Satın alma siparişi referansı yoksa eşleşme de yoktur. Teslimat fişi eksikse, PaperOffice yalnızca satın alma siparişi ile faturayı karşılaştırır. Bir sipariş bulunduğunda eşleşme onaylanır.

Gerekli bir alan eksik olduğunda insan incelemesi

PaperOffice AI, bir IDP ajanı gerekli bir alanı güvenle sağlayamadığında veya bir iş akışı onay istediğinde durur ve bir kişiden yardım ister. Görev, Workflow AI → Human In The Loop görevleri altında görünür. Görevi açın, eksik alanı tamamlayın veya onaylayın ve görevi tamamlayın. İş akışı ardından sonraki adımlarına devam eder. Belge inceleme sırasında çalışma alanında kalır.

Split Agent: bir toplu taramayı tek belgelere ayırın

Bir yığın makbuzu tek bir PDF'e mi taramış oldunuz? Split Agent, bunları tek belgelere ayırır ve her kısmı hedef çalışma alanına kaydeder.

  1. Document AI → Split Agentnı açın ve Split Agent oluşturyu tıklayın.
  2. Bölünmüş Kural seçin: Otomatik (Yapay Zeka), Belge başına sabit sayfa, Varlık ayırıcısı veya Özel talimat. Hedef çalışma alanını seçin ve kaydedin.
  3. Belgelerde PDF'i seçin, Eylemler → Ajanlar ve iş akışları → Splite gidin ve ajanı başlatın.

Yalnızca PDF'ler bölünür. Bir sınır belirsizse, görev Human In The Loop görevleri altında görünür; burada sayfa numarasına göre sınırı düzeltebilirsiniz. Split Agent ücretlidir. Ücretsiz "PDF Böl" web aracının veya PaperOffice Classic'ün ayırıcı yaprakçıklarının yerini tutmaz.

Trust Agent: PDF'lerde tahrifat olup olmadığını kontrol edin

Trust Agent, PDF'lerde teknik anormallikleri kontrol eder: gizli metin, opak bir alanın altındaki metin, gömülü dosyalar, JavaScript ve görünür içerik ile metin kademesi arasındaki farklar. Sonuç, belgede bir güven sertifikası olarak saklanır.

  1. Document AI → Trust Agentnı açın ve Trust Agent oluşturunyu tıklayın. Doğrulama profilini (örneğin Fatura veya Sözleşme) ve seviyeyi seçin.
  2. Belgelerde PDF'leri seçin ve Eylemler → Ajanlar ve iş akışları → Trust → Trust Agent ile kontrol edine gidin.
  3. Sonucu Sertifikayı görüntüle ile açın.

Orijinal dosya değişmez; yalnızca bir kopya işaretlenir. Dosya kontrol sonrası değiştirilirse, sonuç geçerliliğini yitirir. Sonuç, kanıt değil, delillerle desteklenen bir değerlendirmedir. Kontrol ücretlidir.

AI-DMS Ultra'de güvenlik denetimi

Ultra ile birlikte, PaperOffice AI yeni her belgeyi bir güvenlik denetiminden geçirir: gerekçeleri ve bulguları içeren 1'den 10'a kadar bir dolandırıcılık risk skoru. Makbuzlar ve faturalar için tedarikçinin KDV kimliği VIES üzerinden kontrol edilir. Basic ve Premium bunu içermez.

  • Bir belgenin Denetim sekmesi skoru, gerekçeyi ve bulguları gösterir. Tüm açık bulgular Analytics AI → Denetim Merkezi altındadır.
  • PaperOffice Hesap → Organizasyon → Belge Denetim Karantinası altında, kök hesap karantinayı açıp kapatır ve eşik değerini ayarlar.
  • Eşik değerinden itibaren yeni bir Ultra belgesi güvenlik karantinasına alınır ve “Quarantäne” etiketini alır: düzenleme, taşıma, indirme ve silme işlemleri, çalışma alanında yazma erişimi olan biri belgeyi serbest bırakana kadar engellenir. Notlar, yorumlar ve yasal saklama (legal hold) mümkün kalır.
  • Bir VIES bulgusu bir ipucudur ve asla karantina tetiklemez. Skor bir değerlendirmedir, kanıt değildir.

Sıkça sorulan sorular

  • Hangi seviyeyi seçmeliyim? Faturalar, sözleşmeler ve vakalar için Premium. Saf arşivler için Basic. Yalnızca görüntü anlayışı veya güvenlik denetimi gerektiğinde Ultra.
  • Farklı seviyeler kullanabilir miyim? Evet. Seviye çalışma alanına aittir.
  • E-fatura kontrolü resmi doğrulamanın yerini tutar mı? Hayır. Temel kuralları kapsar, tam KoSIT doğrulamasını değil.
  • Trust Agent orijinal dosyayı değiştirir mi? Hayır. Yalnızca bir kopya işaretlenir.
  • Açık incelemeler nerede? Workflow AI → Human In The Loop görevleri altında.