Verilerinizin nerede saklandığı
Belgeleriniz PaperOffice'nin Navarra'daki kendi veri merkezinde İspanya'da saklanır ve yedeklenir. PaperOffice burada kendi sunucularını işletir ve bunun için halka açık bulut hizmeti kullanmaz. Farklı bir bölge seçemezsiniz. Sözleşme tarafınız Pamplona, Navarra'da bulunan PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U.'dur; İspanya hukuku geçerlidir.
Storage Mounts (BYOS) altında kendi depolama alanınızı bağlayabilirsiniz. Dosyalar bu durumda depolama alanında şifreli olarak kalır. PaperOffice indeks, meta veri ve AI sonuçlarını kendi veri merkezinde tutmaya devam eder. Kendi depolama alanında denetimlere dayalı arşivleme (WORM) mevcut değildir, çünkü dosya orada silinebilir durumda kalır.
Sahip veya yönetici olarak uyumluluk paketini (işlem sözleşmesi ve teknik/organizasyonel tedbirler) oluşturmak için uygulamada Güven Merkezi'ni açın. Kişisel verilerin nasıl işlendiğine dair ayrıntılar gizlilik politikasında yer almaktadır.
Yükleme ve e-posta alımı sırasında virüs taraması
PaperOffice AI depolanmadan önce her dosyayı virüsler ve tehditler açısından kontrol eder. Herhangi bir kurulum yapmanıza gerek yoktur.
- Yükleme sırasında dosyanın kontrol edildiğini görürsünüz. Temiz bir dosya normal şekilde saklanır.
- Bulaşlı bir dosya reddedilir ve saklanmaz. Geri yükleyebileceğiniz bir virüs karantinası bulunmamaktadır. Dosyayı kendi antivirüs yazılımınızla kontrol edin ve göndericiden temiz bir kopya talep edin.
- Kontrol kısa süreli olarak kullanılamazsa, güvenlik nedeniyle dosya da saklanmaz. Kısa süre sonra tekrar deneyin.
- Yükleme sırasında açılan şifreli bir PDF, açıldıktan sonra tekrar kontrol edilir.
- E-posta ekleri ve bilgi tabanına yüklediğiniz dosyalar aynı şekilde kontrol edilir.
Virüs taraması, yüksek sahtekarlık riski taşıyan depolanan belgeler için geçerli olan AI-DMS Ultra güvenlik karantinası değildir.
Gelen bir e-posta gerçek mi?
PaperOffice AI gelen e-postaları otomatik olarak doğruluk açısından (örneğin SPF, DKIM veya DMARC aracılığıyla) kontrol etmez ve "gerçek" veya "sahte" kararı vermez. Kendiniz için kontrol edebileceğiniz araçlara sahipsiniz:
- Başlık, gönderici ve alıcıları görmek için e-posta alımından bir belge seçin ve Eylemler → E-posta → E-posta detaylarını göster yolunu izleyin.
- Orijinal mesajı görmek için Eylemler → E-posta → Orijinal e-postayı aç seçeneğini kullanın.
- E-posta PDF olarak mevcutsa, e-posta dışa aktarma doğrulama profilini kullanan bir Trust Agent ile kontrol edin. Gizli içerik, başlık manipülasyonu ve yalnızca görsel içeren düzenlenmiş PDF'leri arar. Trust Agent ücretlidir.
Şüphe durumunda, özellikle banka hesap bilgileri değiştiyse, zaten bildiğiniz bir numara üzerinden göndericiyi arayın.
Denetimlere dayalı arşivleme: WORM ve yasal tutma
WORM bir belgeyi denetimlere dayalı arşivleme kapsamında değiştirilemez kılar. Belge türü ve saklama detayları kilitlenir; değişiklikler yalnızca gerekli bir açıklama ile yeni bir sürüm olarak gerçekleşir. WORM belge başına uygulanır ve geri alınamaz.
- Belgeyi açın. Genel Bakış sekmesi belgenin revizyona dayanıklı olup olmadığını gösterir.
- WORM saklamayı aktifleştir'e tıklayın. Revizyonlar sekmesi açılır.
- Sürenin ne zaman başlayacağını seçin: hemen veya yıl sonunda.
- Geri alınamaz etkinleştirmeyi onaylayın.
Yasal tutma, örneğin bir yasal süreç sırasında bir silme kilididir. Belgede Yasal Koruma Uygula'e tıklayın, bir neden girin ve onaylayın; kaldırmak için Serbest bırak seçeneğini kullanın. Yasal tutma, saklama süresinden bağımsız olarak silmeyi, taşımayı ve yeniden adlandırmayı (tüm sürümlerle birlikte) engeller ve WORM olmadan da çalışır. Yasal tutma ayarlayabilen veya kaldırabilen yalnızca kuruluşun sahipleri ve yöneticileridir.
- WORM, Business çalışma alanı türünden itibaren mevcuttur ve kendi depolama alanında (BYOS) bulunmaz.
- WORM etkinleştirilmesi ücretlidir.
- Denetim kayıtları Analytics AI → Denetim Merkezi altındadır.
- PaperOffice sürümleri, sağlama toplamları, erişim günlüğü ve Alman GoBD gibi kurallara yönelik saklama süreleri sağlar. Sürecinizin bütünüyle yeterli olup olmadığına, süreç dokümantasyonunuza dayanarak vergi danışmanınız karar verir.
Belgeleri güvenli bir şekilde e-posta ile gönderin
Orijinal dosyaları teslimat kanıtıyla e-posta ile gönderirsiniz. Alıcı, güvenli bir bağlantı alır; PDF'ler şifreyle korunur ve her açılma ile indirme işlemi günlüğe kaydedilir.
- Belgeler'i açın, en fazla 10 belgeyi seçin ve Eylemler → Paylaş ve dışa aktar → E-posta ile gönder seçeneğini belirleyin.
- Alıcıyı, konuyu ve kişisel bir mesajı girin.
- Güvenli erişim altında, PDF şifresinin e-posta ile mi yoksa SMS ile mi gönderileceğini seçin ve Şimdi gönder düğmesine tıklayın.
- Durumu Eylemler → Paylaş ve dışa aktar → Teslimat durumu altında kontrol edin. Burada protokolü açabilir, bağlantıyı iptal edebilir veya e-postayı yeniden gönderebilirsiniz.
Bağlantı 7 gün boyunca geçerlidir ve her dosya sınırlı sayıda kez indirilebilir. Bağlantı iptal edildikten sonra artık çalışmaz. Gönderim, SMS ve teslimatın PDF kanıtı ücretlidir. Güvenlik karantinasındaki belgeler gönderilemez.
Cihazlar, geçiş anahtarları ve iki faktörlü giriş
Güvenlik Merkezi, hesabınızın cihazlarını ve oturumlarını gösterir. Bunu kenar çubuğundaki Ekip ve Güvenlik → Güvenlik Merkezi altında açın.
- Mobil cihaz ekle ile bir akıllı telefonu eşleştirin.
- Kayıp veya satılmış bir akıllı telefonu hemen kilitleyin: kayıtlı cihazlar altında bulun, menüsünü açın ve Tüm hesaplar için cihaz kilidi seçeneğini belirleyin. Cihazdaki tüm oturumlar sona erer. Bu kilit yalnızca akıllı telefonlar ve tabletler için vardır ve yalnızca cihaza sahip olan hesap bunu tetikleyebilir.
- Geçersiz Kıl yalnızca bir cihazı hesabınızdan ayırır; Kaldır cihaz kaydını kalıcı olarak siler.
- Windows Hello gibi yerleşik bir kimlik doğrulayıcıya sahip cihazlarda, aynı sayfada Windows Hello / Passkey altında bir geçiş anahtarı (passkey) kurarsınız. Kart yalnızca cihaz bunu destekliyorsa görünür.
- Oturum açarken PaperOffice, örneğin yeni bir cihazda veya alışılmadık bir ağdan giriş yaparken, bir doğrulama kodu isteyebilir. Kod e-posta ile gönderilir veya kullanıcı için iki faktörlü oturum açma için telefon numarası ayarlanmışsa SMS ile gönderilir. İki faktörlü oturum açmayı Kullanıcı Yönetimi altında kullanıcı başına etkinleştirirsiniz; bunun için aktif otomatik yenileme gerekir, çünkü kod gönderimi ücretlidir. Bir kimlik doğrulama uygulaması henüz mevcut değildir.
- API anahtarları için bir IP beyaz listesi vardır. Kullanıcılar veya gruplar için bir IP kısıtlamasının şu anda hiçbir etkisi yoktur.
Sıkça sorulan sorular
- Verilerimin nerede depolandığını seçebilir miyim? Hayır. Belgeler, PaperOffice'in İspanya'nın Navarra bölgesindeki kendi veri merkezinde saklanır. Kendi depolamanızla dosyalar sizde kalır.
- Virüs taraması tarafından reddedilen bir dosyayı geri yükleyebilir miyim? Hayır. Bulaşık dosyalar depolanmaz.
- PaperOffice bana bir e-postanın sahte olup olmadığını söyler mi? Hayır. Başlık, gönderen ve e-posta PDF'lerini kontrol etmek için size araçlar sunar.
- WORM geri alınamaz mı? Hayır. Geçici bir kilitlemeniz gerekiyorsa yasal tutma kullanın.
- Güvenli bir e-posta bağlantısı ne kadar süreyle çalışır? Erken iptal etmediğiniz sürece 7 gün.