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在 PaperOffice AI 中添加和导入文档：完整指南

概述：哪种方式适合您

PaperOffice AI 中的每份文档都位于一个工作区中。如果您尚未创建工作区，请先创建它：如何在 PaperOffice AI 中创建工作区？ 然后选择适合您情况的方式：

  • 少量单个文件：在工作区中点击添加文档。
  • 现有的 ZIP 文件或来自您自有存储的归档文件：使用导入向导导入文档。
  • 接收发票的邮箱：首次使用导入向导，之后通过连接器持续接收。
  • 办公室中的纸质文件：将扫描结果直接发送至 PaperOffice AI 的网络扫描仪。
  • 移动办公：智能手机。

无论选择哪种方式，每份文档都将根据其工作区的 AI-DMS 层级进行处理。

上传单个文件

  1. 打开Document AI → Workspaces并打开工作区，或直接打开其文档。
  2. 在工具栏中，点击添加文档。当未选中任何文档时，此按钮会显示出来。
  3. 在文件选项卡上，将文件拖放到上传区域或浏览选择它们。允许上传多个文件，并且可以使用 Ctrl+V 粘贴。
  4. 等待重复检查完成。然后点击显示文件数量的开始按钮。只有点击此按钮才会启动传输。

如果之后发现文件缺失，通常是因为未点击开始按钮、未打开工作区或 Credits 已用完。

使用导入向导导入归档文件

较大的存储库（例如来自 PaperOffice Classic 的导出、文件夹树或大型 ZIP 文件）需通过导入向导处理：

  1. 打开Document AI → Workspaces并选择目标工作区。
  2. 选择操作 → 导入文档。
  3. 选择源。计算机 & 网络从您的计算机获取 ZIP 文件（最大 5 GB，2000 个文件）。存储挂载从 SFTP、S3 或 WebDAV 导入；该挂载必须设置为导入源。电子邮件存档从保存的邮箱导入。
  4. 对于 ZIP 文件，请等待传输完成。对于存储挂载，请选择挂载和源文件夹。
  5. 检查摘要：向导会统计文件数量、大小和文件夹。自动跳过重复项默认选中，因此已存在于工作区中的内容不会再次导入。
  6. 启动导入并关注进度。

SMB 和 Windows 共享不是源类型。对于超过 ZIP 文件允许大小的存储库，请使用存储挂载。来自 Classic？请先将文档作为原始文件导出：从 PaperOffice Classic 到 PaperOffice AI。

从邮箱获取文档

邮箱作为 Email (IMAP) 类型的存储挂载进行连接：

  1. 打开Document AI → Storage Mounts并点击添加 Storage Mount。
  2. 选择用作导入源和连接类型电子邮件 (IMAP)。
  3. 输入 IMAP 服务器、端口 993、用户名或电子邮件地址以及密码，保持 SSL/TLS 开启，测试连接并保存。如果您的提供商要求应用专用密码，请输入该密码。

对于较旧的邮件，请运行一次导入向导，源选择电子邮件存档。对于新邮件，请创建连接器：打开Document AI → Connectors，单击创建连接器，选择邮箱和目标工作区，设置轮询间隔以及导入后的后续操作。该连接器仅获取新邮件，轮询间隔最短为5分钟。相同的内容不会被重复导入。

使用网络扫描仪进行扫描

您的网络扫描仪或多功能打印机可以直接将扫描文件发送至PaperOffice AI。PaperOffice为此提供了一个私有的SFTP收件箱：

  1. 打开Document AI → Storage Mounts并单击添加 Storage Mount。选择用作导入源和连接类型作为扫描仪端点提供。
  2. 单击激活终端节点并复制访问详情和目标文件夹 /inbox。
  3. 为此存储挂载创建连接器，并指定目标工作区。
  4. 在扫描仪上，添加一个SFTP目标，主机为 sftp.paperoffice.ai，端口为 2022，文件夹为 /inbox，并填入复制的访问详情。

无法通过电子邮件扫描、SMB文件夹扫描以及收件箱处的FTPS或WebDAV进行传输。访问详情无法在事后更改；如需新的访问详情，请删除端点并重新创建。帮助：使用网络扫描仪直接扫描至PaperOffice AI。

使用智能手机进行扫描

在移动应用中，选择工作区，然后使用相机扫描或上传现有文件。在没有网络的情况下，文档将等待在队列中，并在稍后传输。帮助：在智能手机上捕获文档。

导入后：处理与页数限制

存储和处理是两个步骤。导入将文件复制到工作区中；随后，工作区的AI-DMS层对其进行处理。在处理运行时，搜索尚无法通过内容找到该文档。具有仅存储设置的工作区仅存储文件，不启动任何处理。

工作区对处理设有页数限制。默认值为每份文档20页，最大值为40页。超出限制的页数不会由AI-DMS处理。您在创建或编辑工作区时设置此限制。

导入和处理会消耗组织中的Credits。如果Credits用尽，导入将等待直到Credits再次可用。

文件夹

在PaperOffice AI中，文件夹树显示每个文档的存储路径。来自ZIP文件或存储挂载的子文件夹会保留在该路径中。文件夹视图用于过滤和导航；它不是用于创建空文件夹的文件资源管理器。

通过操作 → 新文件夹，您可以将选定的文档分组到一个文档文件夹中。为此至少需要两份文档。

文档类型

文档类型说明文档的种类及其相关规则：分类、保留期以及可选的默认IDP 智能体。处理过程会识别类型并建议归档位置。

  1. 打开Document AI → 文档类型并单击新文档类型。
  2. 填写对话框，包括法律区域、默认IDP 智能体、保留期和模板，然后保存。

回收站

在工作区中选择文档并选择操作 → 移至回收站。在安全级别为 Business 或 Compliance 的工作区中，文档将从正常列表中移除，但此时并未永久删除。安全级别为 Standard 的工作区没有回收站：在那里，文档会立即被永久删除，应用会事先向您发出警告。

根账户和管理员在工作区列表末尾可以找到回收站。在那里，您可以恢复文档或清空回收站。清空回收站会立即且永久地移除文档。删除整个工作区是另一个不同的、永久性的操作。

常见问题

  • ZIP文件最大可以有多大？最多5 GB和2000个文件。对于更大的存储，请使用存储挂载。
  • 我可以从Windows共享导入吗？不可以。SMB和Windows共享不是源类型。请使用SFTP、S3或WebDAV。
  • 为什么搜索找不到我的新文档？处理仍在运行中，或者该文档位于您无法看到的工作区中。
  • 重复内容会被导入两次吗？不会。相同的内容会被跳过。
  • 当我将文档移至回收站时，它会立即被删除吗？在 Business 和 Compliance 工作区中不会：只有当清空回收站或经过保留期后，它才会被永久删除。Standard 工作区没有回收站；在那里，删除会立即永久生效。