Overview 1 Минимално време за четене

Добавяне и импортиране на документи в PaperOffice AI: пълното ръководство

Преглед: кой начин е подходящ

Всеки документ в PaperOffice AI се съхранява в работно пространство. Ако все още нямате такова, създайте го първо: Как да създам работни пространства в PaperOffice AI? След това изберете начина, който отговаря на Вашата ситуация:

  • Няколко отделни файла: Добавете документ в работното пространство.
  • Съществуващ архив като ZIP файл или от Вашето собствено хранилище: магистърът за импортиране Импортиране на документи.
  • Пощенска кутия, в която пристигат фактури: веднъж с магистъра за импортиране, непрекъснато с конектор.
  • Хартия в офиса: мрежов скенер, който изпраща сканирания директно в PaperOffice AI.
  • Пътуване: смартфонът.

Независимо от избрания от Вас начин, всеки документ се обработва според нивото на AI-DMS на неговото работно пространство.

Качване на отделни файлове

  1. Отворете Document AI → Workspaces и отворете работното пространство или директно неговите документи.
  2. В лентата с инструменти кликнете върху Добавете документ. Този бутон се показва, когато няма избран документ.
  3. В раздела Файл плъзнете файлове в зоната за качване или ги потърсете. Допуска се множество файлове и можете да поставите с Ctrl+V.
  4. Изчакайте проверката за дубликати. След това кликнете върху стартовия бутон, който показва броя на файловете. Само този клик започва прехвърлянето.

Ако файл липсва след това, обикновено не е бил натискан стартовият бутон, нито е било отворено работно пространство, или са били изчерпани Credits.

Импортиране на архив с магистъра за импортиране

По-големи хранилища, например експорт от PaperOffice Classic, йерархии от папки или големи ZIP файлове, преминават през магистъра за импортиране:

  1. Отворете Document AI → Workspaces и изберете целевото работно пространство.
  2. Изберете Действия → Импортиране на документи.
  3. Изберете източника. Компютър & мрежа приема ZIP файл от Вашия компютър, до 5 GB и 2000 файла. Монтирано хранилище импортира от SFTP, S3 или WebDAV; монтирането трябва да е настроено като източник за импортиране. Архив на имейли импортира от запазена пощенска кутия.
  4. За ZIP файл изчакайте до приключване на прехвърлянето. За монтирано хранилище изберете монтирането и папката-източник.
  5. Проверете обобщението: магистърът брои файлове, размер и папки. Автоматично прескачане на дубликати е избрано по подразбиране, така че съдържание, което вече е в работното пространство, не се импортира отново.
  6. Стартирайте импортирането и следете прогреса.

SMB и споделените ресурси на Windows не са тип източник. За по-големи хранилища от тези, които позволява ZIP файл, използвайте монтирано хранилище. Искате ли да преминете от Classic? Експортирайте документите като оригинални файлове там първо: От PaperOffice Classic към PaperOffice AI.

Извличане на документи от пощенска кутия

Пощенска кутия се свързва като монтирано хранилище от тип Имейл (IMAP):

  1. Отворете Document AI → Storage Mounts и кликнете върху Добавяне на Storage Mount.
  2. Изберете Използвайте като източник за импорт и типа на връзката Имейл (IMAP).
  3. Въведете IMAP сървъра, порт 993, потребителското име или имейл адреса и паролата, запазете SSL/TLS включено, тествайте връзката и я запазете. Ако Вашият доставчик изисква парола за приложение, въведете тази.

За по-стари имейли изпълнете майстора за импорт веднъж с източник Архив на имейли. За нови имейли създайте конектор: отворете Document AI → Connectors, кликнете върху Създаване на конектор, изберете пощенската кутия и целевото работно пространство, задайте интервала за проверка и действието след импорта. Конекторът изтегля само нови имейли, най-много веднъж на всеки 5 минути. Идентичното съдържание не се импортира два пъти.

Сканиране с мрежов скенер

Вашият мрежов скенер или мултифункционален принтер може да изпраща сканирания директно в PaperOffice AI. PaperOffice предоставя частна SFTP пощенска кутия за тази цел:

  1. Отворете Document AI → Storage Mounts и кликнете върху Добавяне на Storage Mount. Изберете Използвайте като източник за импорт и типа на връзката Предоставяне като скенер endpoint.
  2. Кликнете върху Активиране на крайна точка и копирайте достъпните данни и целевата папка /inbox.
  3. Създайте конектор за този монтиран файлов системен обект и целевото работно пространство.
  4. В скенера добавете SFTP дестинация с хост sftp.paperoffice.ai, порт 2022, папка /inbox и копираните достъпни данни.

Сканиране към имейл, сканиране към SMB папка и FTPS или WebDAV към папката /inbox не са възможни. Достъпните данни не могат да бъдат променени впоследствие; за нови данни изтрийте крайната точка и я създайте отново. Помощ: Сканирайте директно в PaperOffice AI с мрежов скенер.

Сканиране със смартфон

В мобилното приложение изберете работното пространство, след което сканирайте с камерата или качете съществуващ файл. Без мрежа документът чака в опашка и се предава по-късно. Помощ: Заснемане на документ със смартфон.

След импорта: обработка и лимит за страници

Съхранението и обработката са две отделни стъпки. Импортирането копира файловете в работното пространство; след това AI-DMS нивото на работното пространство ги обработва. Докато обработката е в ход, търсенето все още не може да намери документа по съдържание. Работно пространство с Само съхранение съхранява файлове без да започва никаква обработка.

Работното пространство има лимит за страници при обработка. Стандартната стойност е 20 страници на документ, а максималната е 40. Страниците над лимита не се обработват от AI-DMS. Вие задавате лимита при създаването или редактирането на работното пространство.

Импортирането и обработката консумират Credits от организацията. Ако те бъдат изчерпани, импортирането чака, докато Credits станат отново налични.

Папки

В PaperOffice AI дървото с папки показва пътя за съхранение на всеки документ. Подпапките от ZIP файл или монтиран файлов системен обект се запазват в този път. Изгледът с папки служи за филтриране и навигация; той не е файлов мениджър за създаване на празни папки.

С Действия → Нова папка групирате избраните документи в документна папка. За това са нужни поне два документа.

Типове документи

Типът на документа определя какъв вид документ е той и кои правила се отнасят за него: класификация, запазване и по желание агент IDP по подразбиране. Обработката разпознава тип и предлага къде да архивирате документа.

  1. Отворете Document AI → Типове документи и кликнете върху Нов тип документ.
  2. Попълнете диалоговия прозорец, включително правния регион, агента IDP по подразбиране, запазването и шаблоните, и запазете.

Кошче

Изберете документи в работното пространство и изберете Действия → Преместете в кошче. В работни пространства със сигурностно ниво Business или Compliance документът напуска нормалния списък, но в този момент не се изтрива окончателно. Работните пространства със сигурностно ниво Standard нямат кошче: там документите се изтриват окончателно веднага и приложението Ви предупреждава предварително.

Акаунтът root и администраторите намират Кошче в края на списъка с работни пространства. Там възстановяват документи или изпразват кошчето. Изпразването на кошчето премахва документите незабавно и окончателно. Изтриването на цяло работно пространство е различно, окончателно действие.

Често задавани въпроси

  • Колко голям може да бъде ZIP файлът? До 5 GB и 2000 файла. За по-големи хранилища използвайте монтиран файлов системен обект.
  • Мога ли да импортирам от Windows споделяне? Не. SMB и Windows споделянията не са тип източник. Използвайте SFTP, S3 или WebDAV.
  • Защо търсенето не намира новия ми документ? Обработката все още е в ход или документът се намира в работно пространство, което не виждате.
  • Дубликатите импортират ли се два пъти? Не. Идентичното съдържание се пропуска.
  • Документът ли се изтрива незабавно, когато го преместя в кошчето? В работни пространства Business и Compliance не: той се премахва окончателно само когато кошчето бъде изпразнено или след изтичането на периода за запазване. Работните пространства Standard нямат кошче; там изтриването е окончателно веднага.