Overview 6 Min. læsetid

Tilføj og importer dokumenter i PaperOffice AI: den komplette guide

Oversigt: hvilken metode passer til dig

Hvert dokument i PaperOffice AI findes i et arbejdsområde. Hvis du ikke har et endnu, skal du oprette det først: Sådan opretter du arbejdsområder i PaperOffice AI? Vælg derefter den metode, der passer til din situation:

  • Et par enkeltfiler: Tilføj dokument i arbejdsområdet.
  • En eksisterende arkivmappe som ZIP-fil eller fra dit eget lager: importguiden Importer dokumenter.
  • En postkasse, hvor fakturaer ankommer: én gang med importguiden, løbende med en connector.
  • Papir på kontoret: en netværksscaner, der sender scanninger direkte til PaperOffice AI.
  • Undervejs: smartphonen.

Uanset hvilken metode du vælger, behandles hvert dokument i henhold til AI-DMS-niveauet for dets arbejdsområde.

Upload enkeltfiler

  1. Åbn Document AI → Workspaces og åbn arbejdsområdet, eller åbn dets dokumenter direkte.
  2. I værktøjslinjen skal du klikke på Tilføj dokument. Denne knap vises, når der ikke er valgt et dokument.
  3. På fanen Fil skal du trække filer over på uploadområdet eller finde dem. Det er tilladt at vælge flere filer, og du kan indsætte med Ctrl+V.
  4. Vent på dubletkontrollen. Klik derefter på startknappen, der angiver antallet af filer. Kun dette klik starter overførslen.

Hvis en fil mangler bagefter, er startknappen normalt ikke blevet klikket, intet arbejdsområde var åbent, eller Credits er brugt op.

Importer et arkiv med importguiden

Større lagre, f.eks. en eksport fra PaperOffice Classic, mappestrukturer eller store ZIP-filer, går gennem importguiden:

  1. Åbn Document AI → Workspaces og vælg målarbejdsområdet.
  2. Vælg Handlinger → Importer dokumenter.
  3. Vælg kilden. Computer & netværk tager en ZIP-fil fra din computer, op til 5 GB og 2000 filer. Lagermontering importerer fra SFTP, S3 eller WebDAV; monteringen skal være opsat som en importkilde. E-mailarkiv importerer fra en gemt postkasse.
  4. For en ZIP-fil skal du vente, indtil overførslen er afsluttet. For en lagermontering skal du vælge monteringen og kilde-mappen.
  5. Tjek opsummeringen: guiden tæller filer, størrelse og mapper. Spring dubletter over automatisk er markeret som standard, så indhold, der allerede findes i arbejdsområdet, importeres ikke igen.
  6. Start importen og følg fremskridtet.

SMB og Windows-delinger er ikke en kildetype. Til større lagre end en ZIP-fil tillader, skal du bruge en lagermontering. Kommer du fra Classic? Eksporter dokumenterne som originale filer der først: Fra PaperOffice Classic til PaperOffice AI.

Hent dokumenter fra en postkasse

En postkasse tilsluttes som en lagermontering af typen E-mail (IMAP):

  1. Åbn Document AI → Storage Mounts og klik på Tilføj Storage Mount.
  2. Vælg Brug som importkilde og forbindelsestypen E-mail (IMAP).
  3. Indtast IMAP-serveren, port 993, brugernavnet eller e-mailadressen og adgangskoden, hold SSL/TLS slået til, test forbindelsen og gem. Hvis din udbyder kræver en app-adgangskode, skal du indtaste denne.

For ældre e-mails skal du køre importguiden én gang med kilden E-mailarkiv. For nye e-mails skal du oprette en connector: åbn Document AI → Connectors, klik på Opret forbindelse, vælg postkassen og det målarbejdsområde, der skal bruges, indstil pollingsintervallet og handlingen efter import. Connectoren henter kun nye e-mails, højst hvert 5. minut. Identisk indhold importeres ikke to gange.

Scan med en netværksskanner

Din netværksskanner eller multifunktionsprinter kan sende scanninger direkte til PaperOffice AI. PaperOffice tilbyder en privat SFTP-indbakke til dette formål:

  1. Åbn Document AI → Storage Mounts og klik på Tilføj Storage Mount. Vælg Brug som importkilde og forbindelsestypen Tilbyde som scanner-endpoint.
  2. Klik på Aktivér Endpoint og kopier adgangsdetaljerne samt målmappen /inbox.
  3. Opret en connector til denne lagermontering og det målarbejdsområde, der skal bruges.
  4. Tilføj på skanneren en SFTP-destination med vært sftp.paperoffice.ai, port 2022, mappe /inbox og de kopierede adgangsdetaljer.

Scan til e-mail, scan til en SMB-mappe samt FTPS eller WebDAV i indbakken er ikke muligt. Adgangsdetaljerne kan ikke ændres bagefter; for at få nye skal du slette endpointet og oprette det igen. Hjælp: Scan direkte ind i PaperOffice AI med en netværksskanner.

Scan med smartphone

I den mobile app skal du vælge arbejdsområdet, derefter scanne med kameraet eller uploade en eksisterende fil. Uden netværk venter dokumentet i en kø og overføres senere. Hjælp: Optag et dokument på en smartphone.

Efter import: behandling og sidegrænse

Lagring og behandling er to trin. Importen kopierer filerne til arbejdsområdet; herefter behandler AI-DMS-laget i arbejdsområdet dem. Mens behandlingen kører, kan søgningen endnu ikke finde dokumentet efter indholdet. Et arbejdsområde med Kun lagring gemmer filer uden at starte nogen behandling.

Arbejdsområdet har en sidegrænse for behandling. Standardværdien er 20 sider pr. dokument, og den højeste værdi er 40. Sider ud over grænsen behandles ikke af AI-DMS. Du indstiller grænsen, når du opretter eller redigerer arbejdsområdet.

Import og behandling forbruger Credits fra organisationen. Hvis de er opbrugt, venter importen, indtil Credits er tilgængelige igen.

Mapper

I PaperOffice AI viser mappetræet lagringsstien for hvert dokument. Undermapper fra en ZIP-fil eller en lagermontering bevares i denne sti. Mappevisningen bruges til filtrering og navigation; det er ikke en filbrowser til at oprette tomme mapper.

Med Handlinger → Ny mappe grupperer du valgte dokumenter i en dokumentmappe. Du skal mindst have to dokumenter for at gøre dette.

Dokumenttyper

En dokumenttype angiver, hvilken type af dokument det er, og hvilke regler der gælder for det: klassificering, opbevaring og eventuelt en standard IDP-agent. Behandlingen genkender en type og foreslår, hvor dokumentet skal arkiveres.

  1. Åbn Document AI → Dokumenttyper og klik på Ny dokumenttype.
  2. Udfyld dialogboksen, herunder det juridiske område, den standard IDP-agent, opbevaring og skabelonerne, og gem.

Papirkurv

Vælg dokumenter i arbejdsområdet og vælg Handlinger → Flyt til papirkurv. I arbejdsområder med sikkerhedsniveau Business eller Compliance forlader dokumentet den normale liste, men slettes ikke permanent på dette tidspunkt. Arbejdsområder med sikkerhedsniveau Standard har ingen papirkurv: Her slettes dokumenter permanent med det samme, og appen advarer dig på forhånd.

Root-kontoen og administratorerne finder Papirkurv i bunden af listen over arbejdsområder. Der kan de gendanne dokumenter eller tømme papirkurven. Tømning af papirkurven fjerner dokumenterne øjeblikkeligt og permanent. Sletning af et helt arbejdsområde er en anden, permanent handling.

Ofte stillede spørgsmål

  • Hvor stor må en ZIP-fil være? Op til 5 GB og 2000 filer. Til større lagre skal du bruge en lagermontering.
  • Kan jeg importere fra en Windows-delning? Nej. SMB og Windows-delninger er ikke en kildetype. Brug SFTP, S3 eller WebDAV.
  • Hvorfor kan søgningen ikke finde mit nye dokument? Behandlingen kører stadig, eller dokumentet befinder sig i et arbejdsområde, du ikke kan se.
  • Importeres duplikater to gange? Nej. Identisk indhold springes over.
  • Slettes et dokument øjeblikkeligt, når jeg flytter det til papirkurven? I Business- og Compliance-arbejdsområder nej: Det fjernes permanent først, når papirkurven tømmes, eller efter opbevaringsperioden. Standard-arbejdsområder har ingen papirkurv; her er sletning permanent med det samme.