Was ist es, wofür
Ihr Steuerberater bekommt Zugriff, wenn Sie einen Workspace extern freigeben. Er erhält eine Einladung per E-Mail und meldet sich mit einem eigenen PaperOffice-Konto an. Das geht nur bei Workspaces vom Typ Business. Freigeben dürfen nur Root oder Administratoren.
So geht's
- Öffnen Sie Document AI → Workspaces und dann den Workspace mit den Belegen.
- Prüfen Sie im Reiter Workspace-Typ, dass Business gewählt ist.
- Wechseln Sie zum Reiter Freigabe und klicken Sie auf Neue externe Freigabe.
- Wählen Sie den Kanal E-Mail und tragen Sie die E-Mail-Adresse ein.
- Wählen Sie den Dokument-Zugriff: Ansehen + Download oder Ansehen + Download + Hochladen. Legen Sie fest, bis wann die Freigabe gilt.
- Klicken Sie auf Speichern und Freigabe aktivieren.
Gut zu wissen
- Der Empfänger öffnet den Link aus der E-Mail und meldet sich an oder registriert sich. Bis dahin steht die Freigabe auf „Ausstehend“.
- Bearbeiten oder Admin-Rechte gibt es für Externe nicht.
- Uploads des Externen und deren Verarbeitung zahlt Ihr Konto. Ein Monatsbudget begrenzt das.
- Unter Aktive Freigaben ändern Sie die Rechte oder klicken auf Widerrufen. Der Zugriff endet sofort.
- Externe Personen erscheinen in der Benutzerverwaltung mit der Rolle „Extern“. Mitarbeiter Ihrer Organisation laden Sie dort als Benutzer ein, nicht per Freigabe.
- Der Kanal Telefon mit Handynummer und PIN ist etwas anderes: Ein Anrufer stellt einem Telefon-Agenten Fragen zum Workspace. Dafür braucht es ein Freigabe-Gateway in Conversation AI. Für die Arbeit Ihres Steuerberaters mit den Belegen ist das nicht der richtige Weg.