PaperOffice AI Web & Desktop
Web-App und Desktop-App. Einstellungen, Workspaces und Klicks in der gemeinsamen Oberfläche.
Storage Mounts
- Wie verbinde ich ein E-Mail-Postfach?Legen Sie das Postfach zuerst als Storage Mount vom Typ E-Mail (IMAP) an, Port 993 mit SSL. Danach holt ein Connector neue E-Mails laufend ab; alte E-Mails über...
- Dokumente auf dem eigenen Server: BYOS in PaperOffice AI statt ClassicMit „Eigener Speicher (BYOS)“ legt PaperOffice AI die Dateien eines Workspace verschlüsselt auf Ihrem Server oder NAS ab; dafür brauchen Sie PaperOffice Classic...
- E-Mail-Postfach laufend abrufen (IMAP-Connector)Legen Sie das Postfach als Storage Mount „E-Mail (IMAP)“ an und verbinden Sie es mit einem Connector. Der Connector holt neue E-Mails samt Anhängen in den Ziel-...
- Wo finde ich die Storage Mounts?Storage Mounts finden Sie in der App unter Document AI → Storage Mounts. Dort legen Sie Verbindungen zu NAS, SFTP, WebDAV, S3 oder einem E-Mail-Postfach an. Con...
- Storage Mounts: wo sie liegen und wie Sie ein NAS einbindenStorage Mounts liegen in der App unter Document AI → Storage Mounts. Sie haben zwei Zwecke: BYOS (Originale bleiben auf dem NAS, SFTP oder Reverse SSH) und Impo...
- Das NAS muss vom PaperOffice-Rechenzentrum erreichbar seinDer Verbindungstest läuft auf den PaperOffice-Servern. Eine reine LAN-Adresse scheitert. BYOS braucht erreichbares SFTP oder Reverse SSH. Ohne Portfreigabe nutz...
- Wie binde ich mein Synology NAS in PaperOffice AI ein?Synology wird in PaperOffice AI als SFTP-Storage-Mount angebunden, nicht als eigener Connector. QTS/DSM/ADM unterscheiden sich nur auf dem NAS; BYOS geht über S...
- Wie binde ich mein ASUSTOR NAS in PaperOffice AI ein?ASUSTOR wird in PaperOffice AI als SFTP-Storage-Mount angebunden, nicht als eigener Connector. QTS/DSM/ADM unterscheiden sich nur auf dem NAS; BYOS geht über SF...
- Wie binde ich mein QNAP NAS in PaperOffice AI ein?QNAP wird in PaperOffice AI als SFTP-Storage-Mount angebunden, nicht als eigener Connector. QTS/DSM/ADM unterscheiden sich nur auf dem NAS; BYOS geht über SFTP ...
- Verbindungstest fehlgeschlagenDie Meldung am Storage Mount nennt die Ursache: Host nicht erreichbar, Zeitüberschreitung, Verbindung abgelehnt, Anmeldung falsch oder Ordner nicht lesbar.
- SFTP, WebDAV, S3 und IMAP: welcher Zweck welches Protokoll erlaubtBYOS geht über externes SFTP oder Reverse SSH. Eine Importquelle darf SFTP, Scanner-Endpunkt, Reverse SSH, S3, WebDAV oder IMAP sein. SMB ist kein Verbindungsty...
- Mit dem Netzwerkscanner direkt in PaperOffice AI scannenPaperOffice stellt Ihrem Multifunktionsgerät einen eigenen SFTP-Eingang bereit. Ein Connector holt die Scans in den Ziel-Workspace. Scan per E-Mail oder in eine...
Dokumente
- Notizen, Aufgaben und Kommentare an einem DokumentIm Reiter Aktivitäten eines Dokuments legen Sie Notizen und Aufgaben an. An Aufgaben schreiben Sie Rückfragen und Kommentare und erwähnen Kollegen mit @.
- Wie groß darf eine Datei sein?Eine Datei darf beim Upload in der App, beim Import, über ein E-Mail-Postfach oder vom Smartphone bis 200 MB groß sein. Im Chat mit dem PaperOffice Agent gelten...
- Wie lege ich Workspaces in PaperOffice AI an?Workspaces sind Behälter für Dokumente. Neu: Typ Business, AI-DMS Premium, Speicher PaperOffice-Rechenzentrum oder BYOS. Der Speichermodus ist nach dem Anlegen ...
- Dokument zur Unterschrift senden (PaperOffice Sign)Mit PaperOffice Sign senden Sie ein Dokument aus dem Workspace zur elektronischen Unterschrift. Empfänger bestätigen mit einem SMS-Code; beim Unterschreiben vor...
- Dokumente mit KI schwärzen: Szenario wählen, geschwärzte Kopie sicher weitergebenIn PaperOffice schwärzt die KI personenbezogene Daten automatisch nach einem Szenario, zum Beispiel für medizinische Unterlagen, Personalakten oder Finanzdaten....
- Papierkorb: verschieben und wiederherstellenDokumente verschieben Sie über Aktionen in den Papierkorb. Root und Administratoren öffnen den Papierkorb in der Workspace-Liste, stellen wieder her oder leeren...
- Dokument findenDie Dokumentensuche ist das Suchfeld oben in der App. Dieselbe Organisation, gleicher Bestand in Web und Desktop.
- Die Suche liefert nichtsLeere Suche heißt meist: anderer Workspace, Verarbeitung läuft noch, Filter in Optionen, oder der Workspace ist Nur Speicher ohne OCR.
- Dokumente sicher per E-Mail senden: PDF-Passwort, sicherer Link und VersandprotokollMit „Per E-Mail senden“ verschicken Sie bis zu 10 Dokumente über einen sicheren Link mit PDF-Passwort; jedes Öffnen und jeder Download wird protokolliert. Der L...
- PDF Studio in der App: PDFs umwandeln, zusammenfügen und schützenIm PDF AI Playground der App wandeln Sie Dateien um, fügen PDFs zusammen und setzen oder entfernen Passwörter. Das Ergebnis laden Sie herunter; es wird nicht au...
- PaperOffice PDF Reader: kostenlos lesen, Werkzeuge mit KontoDer PaperOffice PDF Reader öffnet PDFs im Browser oder als Windows-App, ohne sie hochzuladen. Lesen und Grundfunktionen sind ohne Anmeldung frei; weitere Werkze...
- Media AI: Sprache, Übersetzung, Bilder und Dokumente als HörbuchMedia AI vereint Voice Studio (Text zu Sprache, Sprache zu Text), Übersetzungsstudio und Image Studio (Bild generieren, analysieren, freistellen). Alles ist kos...
- Dokumentvorlagen: PDF aus einer Vorlage im Workspace erzeugenEine Dokumentvorlage ist Ihr Briefkopf mit Platzhaltern. Daraus entsteht ein PDF im Workspace. Die Seite Dokumentvorlagen gibt es ab dem Plan Corporate, und nur...
- E-Rechnungen: XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X und Facturae erkennen und prüfenPaperOffice liest E-Rechnungen ohne Raten aus dem XML und prüft XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, EN-16931-Rechnungen und spanische Facturae. FatturaPA wird ausgele...
- Fragen an Ihre Dokumente stellen (PaperOffice Agent mit Quellen)Der PaperOffice Agent beantwortet Fragen zu Ihren Dokumenten und nennt die verwendeten Dokumente als Quellen. Sie wählen ein Dokument, eine Mappe, bestimmte Wor...
- 3-Way-Abgleich: Rechnung, Lieferschein und BestellungPaperOffice gleicht Rechnung, Bestellung und Lieferschein über die Bestellreferenz ab. Das Ergebnis steht im Reiter Audit der Rechnung und in der Gruppierung na...
- Ordner in einem WorkspaceDer Ordnerbaum entsteht aus dem Ablagepfad der Dokumente, vor allem aus dem Import. Die Ordneransicht legt keine Explorer-Ordner an. Eine Dokumentmappe gruppier...
- Nach dem Import: Verarbeitung, Suche und SeitengrenzeDer Import legt Dateien in den Workspace. Die Suche trifft, sobald die AI-DMS-Pipeline des Workspace fertig ist. Die Seitengrenze liegt standardmäßig bei 20 und...
- Was sind Dokumenttypen?Dokumenttypen beschreiben Art, Aufbewahrung und den Standard-IDP-Agent. Anlegen unter Document AI → Dokumenttypen. Die Klassifikation schlägt einen Typ beim Ver...
- Dokument hinzufügenDokument hinzufügen öffnet den Upload-Dialog für einzelne Dateien im geöffneten Workspace. ZIP, NAS und Postfach laufen über den Massenimporter, nicht über dens...
- Wie importiere ich Daten in Workspaces?Der Assistent „Dokumente importieren“ übernimmt ZIP oder einen Storage Mount in einen bestehenden Workspace. ZIP: max. 5 GB und 2000 Dateien. Verarbeitung folgt...
Agenten und Workflows
- Sendungsverfolgung mit GLS, DB Schenker und DHL anbindenUnter Knowledge Base AI → Operative Quellen binden Sie die Sendungsdaten von GLS, DB Schenker oder DHL an. Endkunden sehen eine Sendung erst nach einem Nachweis...
- Website-Chat mit einem Conversation Agent einbauenIm Reiter Website-Chat schalten Sie den Chat ein, tragen erlaubte Domains und Ihre Datenschutzerklärung ein und kopieren den Code. Den Code fügen Sie vor ein. V...
- Wie lege ich einen IDP Agent an?Ein IDP Agent entsteht aus einem Beispieldokument: Dokument markieren, Aktionen → Agents & Workflows → IDP → Neuen Agent erstellen, Vorlage wählen, Felder im Ed...
- IDP Agents aus Vorlagen anlegen (früher Skills Store)IDP Agents legen Sie aus einem Beispieldokument an, am schnellsten mit einer vordefinierten Vorlage. Den früheren Skills Store gibt es nicht mehr; seine Vorlage...
- Wie lege ich einen Workflow Agent an?Workflow AI → Workflow Agents → Neuen Workflow Agent erstellen. Name und Start-Ereignis wählen, dann „Speichern & Prompt-Studio öffnen“. Der Agent bleibt inakti...
- n8n, Make und Zapier mit PaperOffice AI verbindenn8n, Make und Zapier verbinden Sie über die REST-API mit einem API-Schlüssel und über Webhooks, n8n auch per MCP-Client. Webhook-Ziele in Workflow Agents gibt e...
- Website als Wissensquelle: Website-Quelle anlegenEine Website-Quelle liest öffentliche HTTPS-Seiten Ihrer Website und legt sie als interne Artikel in einer Knowledge Base ab, die auch Ihr Website-Chat und Ihre...
- Conversation Agent am Telefon einrichtenEin Conversation Agent nimmt Anrufe auf einer eigenen Rufnummer an und antwortet aus Ihren Wissensdatenbanken. Die Nummer fragen Sie im Reiter Telefonie an. Ver...
- Trust Agent und Trust-Zertifikat: PDFs auf Manipulation prüfenManipulierte oder gefälschte Rechnungen erkennen: Der Trust Agent prüft PDFs auf dem Server auf versteckte Inhalte, Überdeckungen und technische Auffälligkeiten...
- JTL-Wawi anbinden: Aufträge, Sendungen und Preise lesenPaperOffice liest Aufträge, Lieferscheine mit Sendungen und Artikelpreise aus JTL-Wawi über die offizielle JTL-API, nur lesend. Vor Ort braucht JTL-Wawi eine öf...
- Holded anbinden: Belege lesen, PDF anhängen und ablegenPaperOffice liest Aufträge, Rechnungen, Gutschriften und Produkte aus Holded nur lesend. Ein Dokument als Anhang an einen Holded-Beleg, etwa einen Einkauf, send...
- Helpdesk AI: eigenes Ticketsystem für Ihre KundenMit Helpdesk AI betreuen Sie die Anfragen Ihrer eigenen Kunden: Tickets, Kundenportal mit Anmeldelink per E-Mail, SLA-Fristen und KI-Hilfe im Ticket. Helpdesk A...
- Creator Agent: Angebote und Briefe aus Ihrer Vorlage erstellenDer Creator Agent schreibt Angebote, Briefe und Bescheinigungen auf Ihrer eigenen Vorlage und legt das PDF im Workspace ab. Er ist ab dem Plan Corporate enthalt...
- Conversation Agent anpassen und testen: Stimme, Anweisungen, TestlaborStimme, Begrüßung, Gesprächsablauf, Sprachen und Wissen stellen Sie direkt im Conversation Agent ein und probieren ihn unter „Agent testen“ aus. Der Telefon-Mod...
- Anruf-Log, Analyse und Wissenslücken: aus Gesprächen lernenIm Anruf-Log sehen Sie jedes Gespräch mit Transkript und Analyse; unter Wissenslücken sammelt PaperOffice die Fragen, die Ihr Agent nicht beantworten konnte. De...
- Geschäftsdaten anbinden: operative Quellen und Auftragsstatus nach NachweisOperative Quellen spiegeln Aufträge, Sendungen, Preise, Angebote, Rechnungen und Retouren aus Ihren Systemen, damit Ihr Agent sie nennen kann. Kundendaten wie e...
- Split Agent: Sammel-PDF in einzelne Dokumente trennenDer Split Agent trennt einen Stapelscan in der App in einzelne Dokumente und legt sie im Ziel-Workspace ab. Das ist nicht das Gratis-Werkzeug „PDF trennen“ und ...
- Pflichtfeld fehlt: menschliche PrüfungFehlt ein Pflichtfeld oder verlangt der Workflow eine Freigabe, liegt die Aufgabe unter Workflow AI bei Human In The Loop. Dort wird sie bearbeitet, nicht in de...
Abrechnung
Team und Sicherheit
- Workspace freigebenExterne Freigabe liegt im Workspace-Dialog auf dem Tab Freigabe und setzt den Workspace-Typ Business voraus. Benutzer der eigenen Organisation laden Sie getrenn...
- Revisionssicher archivieren: WORM, Aufbewahrungsfrist und Legal HoldWORM schützt ein Dokument unwiderruflich für die Aufbewahrungsfrist. Ein Legal Hold sperrt Löschen, Verschieben und Umbenennen, bis er aufgehoben wird. WORM gib...
- Geräte und MobilgerätDas Sicherheitscenter zeigt Geräte und Sitzungen. Mobilgerät hinzufügen koppelt das Smartphone. Passkeys (Windows Hello) liegen auf derselben Seite.
- Verlorenes Handy sperren: Geräte im Sicherheitscenter verwaltenEin verlorenes oder verkauftes Smartphone sperren Sie im Sicherheitscenter mit „Sperre für alle Konten“. Das geht nur für Smartphones und Tablets und nur aus de...
- Workspace per Telefon abfragen: Telefon-Freigabe mit PINMit einer Telefon-Freigabe ruft ein Empfänger von seiner hinterlegten Handynummer an, gibt seine PIN ein und stellt dem Conversation Agent Fragen zu genau einem...
- Steuerberater und andere Externe auf Belege zugreifen lassenExterne wie Ihr Steuerberater bekommen Zugriff über eine E-Mail-Einladung im Reiter „Freigabe“ eines Workspace und melden sich mit eigenem PaperOffice-Konto an....
- Benutzer einladenNeue Benutzer legt die Web- und Desktop-App unter Benutzerverwaltung an. Danach folgt Einladen mit einem Link. Die Mobile-App hat diesen Bereich nicht.
Erste Schritte
- PaperOffice AI: Web-App und Desktop-AppDiese Wissensdatenbank beschreibt die PaperOffice AI App im Browser und auf dem Desktop. Die Mobile-App und produktweite Themen haben eigene Wissensdatenbanken.
- Anmelden, registrieren, PasswortAnmeldung und Registrierung in der Web- und Desktop-App. Passwort vergessen liegt auf der Anmeldeseite. Die App-Oberfläche folgt der Sprache in der URL.
- Die erste Stunde in PaperOffice AIReihenfolge für den ersten Bestand: anmelden, Workspace anlegen, Dateien ablegen oder importieren, danach suchen. Storage Mount nur, wenn Originale auf eigenem ...