Was ist es, wofür
Fragen zu Dokumenten stellen, ohne App und ohne Login? Mit einer Telefon-Freigabe ruft der Empfänger eine Einwahlnummer an, gibt seine PIN ein und spricht mit dem Conversation Agent über genau einen Workspace. Das geht nur mit einem Conversation Agent als „Geschützter Agent“ mit Einwahl und nur für Workspaces vom Typ Business.
So geht's
- Öffnen Sie Conversation AI → Konversationsagenten. Legen Sie mit Neuer Conversation Agent einen Agenten mit der Rolle Geschützter Agent an.
- Wählen Sie im Reiter Telefonie das Land und aktivieren Sie die Einwahl. PaperOffice setzt die Pool-Nummer des Landes. Speichern Sie.
- Öffnen Sie Workspaces, öffnen Sie den Workspace und wechseln Sie in den Reiter Freigabe.
- Klicken Sie auf Neue externe Freigabe und wählen Sie den Kanal Telefon.
- Tragen Sie die Handynummer des Empfängers und eine PIN (4–6 Ziffern) ein. Optional: Sprache, Stimme, Ablaufdatum, Versand-E-Mail.
- Klicken Sie auf Speichern und Freigabe aktivieren. Geben Sie dem Empfänger die Einwahlnummer und die PIN.
Gut zu wissen
- Anrufen darf nur die hinterlegte Handynummer. Alle Empfänger wählen dieselbe Einwahlnummer. PaperOffice erkennt die Freigabe an Rufnummer und PIN.
- Hat eine Handynummer mehrere Freigaben, braucht jeder Workspace eine eigene PIN.
- Nach drei falschen PINs ist der Zugang 15 Minuten gesperrt.
- Dokumente schickt der Agent nur an die feste E-Mail-Adresse aus der Freigabe.
- Das Zugriffsrecht der E-Mail-Freigabe gilt nicht für das Telefon.
- Die Anrufe sind kostenpflichtig. Sie werden dem Konto berechnet, das den Workspace teilt.
Mehr dazu: Workspace per Telefon auf paperoffice.ai.