Was ist es, wofür
Eine Dokumentvorlage ist Ihr Briefkopf mit Platzhaltern, zum Beispiel für Angebot, Rechnung, Brief oder Bescheinigung. PaperOffice erzeugt daraus ein PDF und legt es im Workspace ab. Die Seite Dokumentvorlagen gibt es ab dem Plan Corporate. Vorlagen anlegen und ändern dürfen nur Administratoren. In der App füllt ein Creator Agent die Vorlage. Mit eigenen Werten erzeugen Sie ein PDF über die API oder MCP.
So geht's
- Öffnen Sie Document AI → Dokumentvorlagen und klicken Sie auf Neue Vorlage.
- Wählen Sie Aus Startervorlage oder Leere Vorlage.
- Passen Sie die Reiter Inhalt, Felder & Beispieldaten und Seite an.
- Klicken Sie auf Vorlage prüfen und sehen Sie sich die Vorschau an. Speichern Sie mit Vorlage anlegen.
- Für die Nutzung in der App wählen Sie bei der Vorlage Creator Agent anlegen.
Gut zu wissen
- Ein Word-Dokument mit Briefkopf übernehmen Sie so: Dokumente → Dokument markieren → Aktionen → Agents & Workflows → Als Dokumentvorlage übernehmen. Das geht mit Word, OpenDocument, RTF, HTML und Text. PDF-Dateien gehen noch nicht.
- Das Ergebnis ist immer ein PDF.
- Jede Inhaltsänderung wird eine neue Version. Ältere Versionen stellen Sie im Reiter Versionen wieder her.
- Vorlagen führen keine Skripte aus und laden nichts nach. Bilder müssen eingebettet sein.
- Deaktivierte Vorlagen können Creator Agents und die API nicht mehr nutzen. Ihre Versionen bleiben erhalten.
- Jedes erzeugte Dokument ist kostenpflichtig.
Mehr dazu: Dokumentvorlagen auf paperoffice.ai.