Was ist es, wofür
Sie versenden Originaldateien nachweisbar per E-Mail. Der Empfänger erhält einen sicheren Link. PDFs sind mit einem Passwort geschützt. Jedes Öffnen des Links und jeder Download werden protokolliert. Wichtig: Der Link gilt 7 Tage, jede Datei lässt sich nur begrenzt oft abrufen, und der Versand ist kostenpflichtig.
So geht's
- Öffnen Sie Dokumente und markieren Sie bis zu 10 Dokumente.
- Wählen Sie Aktionen → Teilen & Export → Per E-Mail senden.
- Tragen Sie E-Mail des Empfängers, Betreff und eine Persönliche Nachricht ein.
- Wählen Sie unter Sicherer Zugang: PDF-Passwort per E-Mail (Standard) oder PDF-Passwort per SMS. Für SMS geben Sie die Mobilnummer im Format +49… an.
- Klicken Sie auf Jetzt senden.
- Den Stand sehen Sie unter Aktionen → Teilen & Export → Versandstatus. Dort öffnen Sie das Protokoll, können Widerrufen oder E-Mail erneut senden.
Gut zu wissen
- Status: E-Mail gesendet, Link geöffnet, Dokument abgeholt, Widerrufen, Link abgelaufen.
- Nach dem Widerruf funktioniert der Link nicht mehr.
- Das Protokoll zeigt auch Ort und Netzwerk des Abrufs. Beim Eingang der E-Mail wird keine IP erfasst, erst beim Öffnen des Links.
- Bilder werden als PDF mit Passwort ausgeliefert. Office-Dateien behalten ihr Format und erhalten dasselbe Passwort.
- SMS und ein Nachweis-PDF des Versands sind ebenfalls kostenpflichtig.
- Dokumente in Sicherheitsquarantäne können nicht versendet werden.
- Alle Versände: PaperOffice-Konto → Versandhistorie.
Mehr dazu: Sicherer E-Mail-Versand auf paperoffice.ai.