Was ist es, wofür
Mit WORM machen Sie ein Dokument revisionssicher. Dokumenttyp und Aufbewahrungsangaben sind danach gesperrt. Änderungen entstehen nur als neue Version mit Pflichtkommentar. Ein Legal Hold ist eine Löschsperre, zum Beispiel für ein laufendes Verfahren.
So geht's
- Öffnen Sie das Dokument. Im Reiter Übersicht steht „Nicht revisionssicher“.
- Klicken Sie auf Revisionssicherheit aktivieren. Der Reiter Revisionen öffnet sich.
- Wählen Sie den Fristbeginn: sofort oder zum Jahreswechsel.
- Klicken Sie auf Jetzt revisionssicher aktivieren (unwiderruflich).
Für einen Legal Hold klicken Sie im Dokument auf Legal Hold setzen, geben einen Grund ein und bestätigen. Mit Aufheben geben Sie das Dokument wieder frei.
Gut zu wissen
- WORM gilt je Dokument und lässt sich nicht zurücknehmen.
- WORM gibt es ab dem Workspace-Typ Business. Den Typ ändern Sie in den Workspace-Einstellungen.
- Auf eigenem Speicher (BYOS) ist WORM nicht verfügbar.
- Ein Legal Hold sperrt Löschen, Verschieben und Umbenennen samt aller Versionen, unabhängig von der Frist. Er geht auch ohne WORM.
- In der App setzen Inhaber und Administratoren der Organisation den Legal Hold.
- Die Aktivierung von WORM ist kostenpflichtig.
- Prüfprotokolle finden Sie unter Analytics AI → Audit-Zentrum.
- PaperOffice liefert Versionen, Prüfsummen, Protokoll und Fristen für die GoBD. Ob Ihre Abläufe insgesamt genügen, beurteilt Ihre Steuerberatung anhand Ihrer Verfahrensdokumentation.
Mehr dazu: Revisionssichere Archivierung auf paperoffice.ai.