Wozu Schwärzen in PaperOffice da ist
Schwärzen dient dazu, Dokumente sicher nach außen zu geben: an Claude, ChatGPT, eine Behörde, einen Anwalt oder einen Geschäftspartner. PaperOffice bleibt das System of Record und behält das Original. Geschwärzt wird immer eine Kopie.
So schwärzen Sie ein Dokument mit KI
- Markieren Sie das Dokument in der Dokumentübersicht.
- Klicken Sie auf „Aktionen“, dann „Teilen & Export“, dann „Schwärzen und Downloadlink erstellen“.
- Wählen Sie ein Szenario. Das Szenario legt fest, was geschwärzt wird und was sichtbar bleibt.
- Die KI findet die betroffenen Stellen und schwärzt sie automatisch. Sie müssen nichts von Hand markieren.
- Prüfen Sie die Vorschau. Jede Schwärzung zeigt Kategorie und Begründung.
- Danach erhalten Sie einen kurzen Downloadlink zur geschwärzten Kopie. Kopieren Sie ihn und fügen Sie ihn dort ein, wo er gebraucht wird, zum Beispiel in Claude oder ChatGPT.
Der Downloadlink gilt zehn Minuten und höchstens fünf Abrufe. Die geschwärzte Datei wird dabei nicht im Workspace gespeichert.
Welche Szenarien es gibt
Zur Auswahl stehen dreizehn Szenarien, unter anderem:
- Medizinische Unterlagen: maximaler Schutz, auch Gesundheitsdaten nach Artikel 9 DSGVO.
- DSGVO-Auskunft (Art. 15): Daten Dritter werden geschwärzt, die Daten der anfragenden Person bleiben sichtbar.
- Externe Weitergabe: private Daten werden geschwärzt, Geschäftsdaten bleiben sichtbar.
- Anonyme Bewerbung, Personalakte / HR, Finanzdaten schwärzen, Kontaktdaten schwärzen, Gerichtsverfahren, Hinweisgeber (HinSchG), Öffentliche Veröffentlichung, Wissenschaftliche Forschung, Interne Prüfung.
- Benutzerdefiniert: Sie wählen die Kategorien selbst.
Für medizinische Unterlagen wählen Sie also das Szenario „Medizinische Unterlagen“.
Viele Dokumente auf einmal: der Redact Agent
Für Stapel legen Sie unter „Document AI“ einen Redact Agent an. Dort wählen Sie Szenario, Ausnahmen, die nie geschwärzt werden, und Begriffe, die immer geschwärzt werden. Dann markieren Sie die Dokumente und starten „Aktionen“, „Agents & Workflows“, „Redact“, „Automatisch mit Redact Agent“. Die geschwärzten Kopien entstehen als neue Dokumente mit dem Zusatz „redacted“ im Namen. Die Originale bleiben unverändert.
Abgrenzung: das kostenlose Werkzeug „PDF schwärzen“
Auf der Website gibt es zusätzlich ein kostenloses Browser-Werkzeug „PDF schwärzen“. Dort markieren Sie die Stellen selbst von Hand, ohne KI und ohne Szenario. Das Schwärzen in PaperOffice mit Szenario ist dagegen KI-gestützt und arbeitet automatisch.
Häufige Fragen
Wird mein Original verändert? Nein. Geschwärzt wird immer eine Kopie, das Original bleibt in PaperOffice.
Muss ich die Stellen selbst markieren? Nein. Die KI schwärzt nach dem gewählten Szenario. In der Vorschau können Sie das Ergebnis prüfen.
Was kostet das? Das Schwärzen ist kostenpflichtig. Die aktuellen Preise finden Sie in Ihrem PaperOffice-Konto.