Wer löschen darf
Diese Anleitung beschreibt, wie Sie Ihr PaperOffice-Konto löschen. Sie gilt für PaperOffice AI und für den PaperOffice PDF Reader (Android, Windows und Web). Der PDF Reader hat keine eigenen Konten: Die Anmeldung nutzt Ihr normales PaperOffice AI Konto.
Die Kontolöschung ist ein Self-Service nach DSGVO Art. 17. Sie steht nur dem Root-Konto (Organisationsinhaber) zur Verfügung.
- Unterkonten sehen den Navigationspunkt Account löschen nicht. Einzelne Benutzer entfernen Sie unter Benutzer: Benutzer entfernen.
- Eine Sitzung im Namen eines anderen Kontos (Impersonation) kann die Löschung nicht ausführen.
Schritte in der Web- oder Desktop-App
- Melden Sie sich im Browser oder in der Desktop-App mit dem Root-Konto bei PaperOffice AI an.
- Öffnen Sie Einstellungen: https://app.paperoffice.ai/de/paperoffice-account/settings (andere Sprachen:
/{lang}/paperoffice-account/settings). - Wählen Sie links Account löschen.
- Starten Sie Account löschen in der Fläche und füllen Sie den Dialog aus: Bestätigen Sie, dass die Inhalte unwiderruflich gelöscht werden, geben Sie die Root-Konto-ID und die Bestätigungsphrase ein und nennen Sie einen Grund.
Nach dem Absenden werden Ihr Konto und die Daten Ihrer Organisation sofort gelöscht. Danach werden Sie abgemeldet.
Schritt für Schritt zu den Einstellungen: Organisationseinstellungen öffnen.
Schritte aus dem PaperOffice PDF Reader
- Wählen Sie im PDF Reader oben rechts Konto.
- Wählen Sie Konto verwalten. Die Kontoeinstellungen von PaperOffice AI öffnen sich im Browser.
- Fahren Sie dort wie oben beschrieben mit Account löschen fort.
Auch in der PaperOffice AI Mobile-App gibt es diesen Punkt nicht; nutzen Sie die Web-App: Konto in der Mobile-App löschen.
Was gelöscht wird
Die Löschung entfernt das Root-Konto und die gesamte Organisation unwiderruflich, einschließlich aller zugehörigen Benutzer. Dokumente, KI-Daten, Workspaces, Wissensdatenbanken, Workflows, Benutzer und zugehörige Einstellungen werden in der Anwendung sofort gelöscht. Die gespeicherten Dokumentdateien werden 30 Tage nach der Löschung endgültig von unseren Servern entfernt. Gelöschte Inhalte lassen sich nicht wiederherstellen. Wenn Sie eigene Geschäftsunterlagen aufbewahren müssen, exportieren Sie diese vorher.
Der PDF Reader lädt keine Dateien hoch, solange Sie keine KI-Funktion nutzen. Dateien, die Sie nur im PDF Reader geöffnet haben, bleiben auf Ihrem Gerät und verschwinden, wenn Sie sie löschen oder die App deinstallieren.
Was aufbewahrt wird und wie lange
PaperOffice bewahrt nur Daten auf, zu deren Aufbewahrung wir gesetzlich verpflichtet sind, und nur für die gesetzliche Frist:
- Rechnungen, die PaperOffice an Sie gestellt hat, sowie die zugehörigen Zahlungs- und Buchungsbelege: 8 Jahre (§ 147 AO, § 14b UStG).
- Bücher und Jahresabschlüsse, in denen Ihre Zahlungen verbucht sind: 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).
- Steuerlich relevante Geschäftsbriefe: 6 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).
- Audit-, Sicherheits- und Compliance-Protokolle, die als rechtlicher Nachweis dienen: so lange, wie das Gesetz es verlangt.
- Datensicherungen: Daten in Sicherungen werden mit der regelmäßigen Rotation überschrieben.
Die Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres. Diese Daten werden bis zum Fristende gesperrt und nur für gesetzliche Pflichten verwendet; danach werden sie gelöscht.
Ohne Zugriff auf das Konto
Wenn Sie sich nicht mehr anmelden können oder nicht das Root-Konto sind, wenden Sie sich an den Inhaber Ihrer Organisation oder schreiben Sie an privacy@paperoffice.ai.
Billing an Partner übergeben auf derselben Einstellungsseite ist ein anderer Vorgang und löscht das Konto nicht.
PaperOffice Classic
Diese Anleitung gilt für PaperOffice AI und den PaperOffice PDF Reader. Classic DMS hat eine eigene Wissensdatenbank und einen anderen Produktstand.