Agenten und Workflows in PaperOffice AI: der vollständige Leitfaden

Übersicht: Welcher Agent tut was

• Ein IDP-Agent liest definierte Felder aus Dokumenten aus, beispielsweise Rechnungsnummer, Kostenstelle oder Vertragslaufzeit.
• Ein Workflow-Agent führt eine Anweisung auf Dokumenten aus, manuell oder nach einem Ereignis, beispielsweise wenn die Verarbeitung abgeschlossen ist.
• Die Prüfung durch eine Person stoppt einen Lauf und fragt eine Person an, wenn ein erforderliches Feld fehlt oder eine Genehmigung benötigt wird.
• Der Creator Agent erstellt Angebote, Briefe und Bescheinigungen auf Ihrer eigenen Vorlage und speichert das PDF im Workspace.

Weitere Agenten für spezielle Aufgaben, wie der Split Agent für Stapel-Scans und der Trust Agent gegen Manipulation, werden im Leitfaden zu Document AI beschrieben.

IDP-Agenten: Extrahieren Sie die Felder, die Sie benötigen

IDP steht für Intelligent Document Processing. Ein IDP-Agent ist eine gespeicherte Konfiguration: Dokumenttyp, Felder mit Anweisungen in natürlicher Sprache, Modellstufe und Prüfregeln. Sie erstellen ihn einmal und führen ihn dann auf weiteren Dokumenten aus.

Ein IDP-Agent liest Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, Formulare und Scans aus. Er gibt jedes angeforderte Feld als strukturierte Daten zurück, mit seiner Fundstelle auf der Seite und einem Konfidenzwert. Sie benötigen keine Layout-Vorlage; Sie beschreiben die Felder in Ihren eigenen Worten.

Ein IDP-Agent wird manuell auf einem Dokument, in einem Stapel, als Schritt in einem Workflow oder für neue Dokumente im Workspace ausgeführt. Die Verarbeitung von Dokumenten mit einem IDP-Agent ist kostenpflichtig.

Erstellen Sie einen IDP-Agenten aus einer Vorlage

1. Öffnen Sie Document AI → IDP Agents und klicken Sie auf Agent erstellen.
2. Wählen Sie unter Vordefinierte Vorlagen eine passende Vorlage aus, beispielsweise für Finanzen, Personalwesen, Recht, Versicherung oder Logistik. Nutzen Sie Kategorien und die Suche, um sie schneller zu finden.
3. Überprüfen Sie die Felder und klicken Sie auf Agent erstellen.
4. Passen Sie Felder und Anweisungen anschließend im Agent-Editor an.

Sie können auch von einem Beispieldokument ausgehen: Wählen Sie das Dokument im Workspace aus und wählen Sie Aktionen → Agents & Workflows → IDP → Neuen Agent erstellen. Neben den vordefinierten Vorlagen gibt es kostenlose Vorlagen für Ihre eigenen Felder, und Vorlage importieren lädt eine Vorlage als JSON-Datei. Der frühere Skills Store existiert nicht mehr; seine Vorlagen sind beim Erstellen eines IDP-Agenten verfügbar.

Workflow-Agenten: Schritte automatisieren

Workflows in PaperOffice AI werden als Workflow-Agenten bezeichnet. Ein Workflow-Agent führt eine Anweisung auf Dokumenten aus. Sie schreiben die Anweisung in Prompt Studio. Wenn Sie möchten, bestätigt eine Person jeden Lauf zuvor.

1. Öffnen Sie Workflow AI → Workflow Agents und klicken Sie auf Neuen Workflow Agent erstellen.
2. Geben Sie auf der Registerkarte Basis einen Namen ein. Schalten Sie Ausführungsfreigabe ein, wenn eine Person jeden Lauf bestätigen soll.
3. Wählen Sie auf der Registerkarte Start-Ereignis, wann der Agent startet.
4. Engen Sie auf der Registerkarte Filter die Dokumente ein. Filter gelten nur mit einem automatischen Start-Ereignis.
5. Klicken Sie auf Speichern & Prompt-Studio öffnen, beschreiben Sie, was der Agent tun soll, genehmigen Sie den Prompt und testen Sie ihn.
6. Schalten Sie dann den Agent ein.

Diese Start-Ereignisse sind verfügbar: Nur manuell, nach Abschluss durch AI-DMS, nach Änderung eines Metafelds, nach Abschluss einer Aufgabe, nach Abschluss einer Genehmigung und nach Abschluss einer Unterschrift. „Nur manuell“ bedeutet per Schaltfläche, über die API oder über MCP. Bei „Nur manuell“ können Sie zusätzlich Zusätzlich nach Zeitplan starten einschalten: täglich, wöchentlich oder monatlich zu einer festen Uhrzeit, für die neuen Dokumente eines Workspaces. Geplante Läufe sind kostenpflichtig.

• Ein neuer Workflow-Agent bleibt inaktiv, bis sein Prompt genehmigt und getestet wurde.
• Bei Ausführungsgenehmigung beträgt die Frist für die Bestätigung standardmäßig 24 Stunden.
• Läufe werden unter Workflow AI → Agent-Ausführungen aufgelistet.
• Jeder Lauf ist kostenpflichtig. Workflow AI ist ab dem Tarif Professional verfügbar.

Prüfung durch eine Person, wenn ein Feld fehlt

PaperOffice AI stoppt und fragt eine Person, wenn ein IDP-Agent ein erforderliches Feld nicht mit ausreichender Sicherheit liefern kann oder wenn ein Workflow-Agent eine Genehmigung anfordert. Die Aufgabe erscheint unter Workflow AI → Human In The Loop Aufgaben.

1. Öffnen Sie die Aufgabenliste und öffnen Sie die Aufgabe.
2. Schließen Sie das fehlende Feld oder die Genehmigung ab.
3. Beenden Sie die Aufgabe. Wenn der Workflow weitere Schritte hat, läuft der Durchlauf weiter.

Das Dokument verbleibt während der Prüfung in seinem Workspace. Die offene Prüfung ist kein zweiter Ablageort.

Creator Agent: Angebote und Briefe aus Ihrer Vorlage

Der Creator Agent erstellt Angebote, Briefe und Bescheinigungen auf Ihrer eigenen Dokumentvorlage. Er übernimmt Fakten aus Ihren Wissensdatenbanken, Relations AI und Ihrem Unternehmensprofil und speichert das fertige PDF im Workspace. Der Creator Agent ist ab dem Tarif Corporate enthalten, und nur Administratoren erstellen oder ändern ihn.

1. Öffnen Sie Document AI → Creator Agent und klicken Sie auf Creator Agent anlegen.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte Vorlage eine Vorlage und das Ziel-Workspace aus.
3. Wählen Sie auf der Registerkarte Wissen Ihre Wissensdatenbanken aus. Fügen Sie Preislisten als Angeheftete Artikel hinzu, und erstellen Sie den Agenten.
4. Wählen Sie den Agenten aus und wählen Sie Aktionen → Dokument erstellen.
5. Beschreiben Sie im Feld Anfrage Kunde, Positionen und Mengen, und klicken Sie auf Vorschau erstellen.
6. Beantworten Sie offene Fragen und klicken Sie dann auf Dokument erstellen.

Der Agent erfindet niemals Preise oder Mengen; wenn eine Quelle fehlt, fragt er nach. Die Vorschau mit Wasserzeichen speichert nichts. Der KI-Lauf und das erstellte Dokument sind kostenpflichtig. Auf der Registerkarte Stufe & Freigabe können Sie die direkte Erstellung wählen; Dokumente werden dann ohne Prüfung erstellt und berechnet, auch über die API und MCP.

Dokumentvorlagen

Eine Dokumentvorlage ist Ihr Briefkopf mit Platzhaltern, beispielsweise für ein Angebot, eine Rechnung, einen Brief oder eine Bescheinigung. PaperOffice wandelt sie in ein PDF um und speichert sie im Workspace. Die Seite ist ab dem Tarif Corporate verfügbar, und nur Administratoren erstellen und ändern Vorlagen.

1. Öffnen Sie Document AI → Dokumentvorlagen und klicken Sie auf Neue Vorlage.
2. Wählen Sie Aus Startervorlage oder Leere Vorlage, und passen Sie den Inhalt, die Felder mit Beispieldaten und die Seite an.
3. Klicken Sie auf Vorlage prüfen, sehen Sie sich die Vorschau an und speichern Sie mit Vorlage anlegen.
4. Um sie in der App zu verwenden, wählen Sie auf der Vorlage Creator Agent anlegen aus.

Um ein Word-Dokument mit Ihrem Briefkopf wiederzuverwenden, wählen Sie es unter Dokumente aus und wählen Sie Aktionen → Agents & Workflows → Als Dokumentvorlage übernehmen. Dies funktioniert mit Word-, OpenDocument-, RTF-, HTML- und Textdateien; PDF-Dateien werden noch nicht unterstützt. Jede Inhaltsänderung erstellt eine neue Version. Jedes erstellte Dokument ist kostenpflichtig.

Häufig gestellte Fragen

• Brauche ich eine Layoutvorlage für einen IDP-Agenten? Nein. Sie beschreiben die Felder in Ihren eigenen Worten.
• Kann ein Workflow nach Zeitplan laufen? Ja. Schalten Sie beim Start-Ereignis „Nur manuell“ die Option „Zusätzlich nach Zeitplan starten“ ein und wählen Sie täglich, wöchentlich oder monatlich.
• Warum läuft mein neuer Workflow-Agent nicht? Ein neuer Agent bleibt inaktiv, bis sein Prompt genehmigt und getestet wurde, und Sie ihn einschalten.
• Wo finde ich Durchläufe und offene Prüfungen? Durchläufe unter Workflow AI → Agent-Ausführungen, Prüfungen unter Workflow AI → Human In The Loop Tasks.
• Erfindet der Creator Agent Preise? Nein. Er verwendet Ihre Quellen und fragt nach, wenn etwas fehlt.