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Verträge, Fristen und Geschäftspartner in PaperOffice AI: der vollständige Leitfaden

Übersicht

Drei Funktionen arbeiten zusammen, damit Sie Fristen nicht verpassen und den Überblick über Ihre Geschäftspartner behalten:

  • Vertragsfristen: PaperOffice liest die Schlüsseltermine aus Verträgen und berechnet den letzten Tag, an dem Sie kündigen können.
  • Relations AI: PaperOffice erstellt Organisationen und Personen aus Ihren Dokumenten und listet deren Fristen auf.
  • Knowledge Graph: PaperOffice verbindet Dokumente durch Unternehmen, Personen, Beträge und gemeinsame Nummern.

Alle drei Funktionen benötigen mit AI-DMS verarbeitete Dokumente. Vertragsfelder und der Knowledge Graph benötigen die Stufe Premium oder Ultra; Basic liest diese Vertragsfelder nicht und erstellt keine Verbindungen.

Vertragsfristen: Wann können Sie kündigen?

Für Verträge liest PaperOffice die Schlüsseltermine: Startdatum, Laufzeit, Enddatum, Kündigungsfrist, Kündigungstermin, automatische Verlängerung und Vertragsart. Daraus berechnet PaperOffice den letzten Tag, an dem Sie kündigen können.

  1. Legen Sie den Vertrag in einem Workspace mit der Stufe Premium oder Ultra ab und warten Sie, bis die Verarbeitung abgeschlossen ist.
  2. Öffnen Sie den Vertrag auf der Registerkarte Übersicht.
  3. Lesen Sie die Karte Fristen. Sie zeigt beispielsweise den letzten Kündigungstermin mit den verbleibenden Tagen an.
  4. Nutzen Sie die Quellenreferenz, um den Passus im Vertrag zu überprüfen.
  • Die Felder werden nur für Verträge ausgefüllt, beispielsweise für Nachträge, NDAs (Geheimhaltungsvereinbarungen), Auftragsverarbeitungsvereinbarungen, Miet-, Leasing-, Darlehens- und Arbeitsverträge sowie Versicherungsverträge.
  • Das Datum wird bei jedem Öffnen des Dokuments neu berechnet.
  • Wenn der Vertrag automatisch verlängert wird und die Frist verpasst wurde, zeigt die Karte die nächste Möglichkeit zur Kündigung an. Ohne Verlängerung zeigt die Karte an, wann der Vertrag ausläuft.
  • Fehlt ein erforderlicher Wert, beispielsweise die Kündigungsfrist, zeigt die Karte Fristen an, was für eine Kündigungserinnerung fehlt.
  • Wenn der Vertrag jederzeit gekündigt werden kann, gibt es keinen festen letzten Kündigungstermin.

Erinnerungen zum letzten Kündigungstermin

Aus den Vertragsdetails erstellt Relations AI eine Fristen-Aufgabe für den letzten Kündigungstermin. Wenn die Workspace-Einstellung „Erinnerungen für automatisch erzeugte Fristen-Aufgaben“ aktiviert ist (kostenpflichtig), erinnert PaperOffice Sie 30 und 7 Tage vor dem letzten Kündigungstermin. Die Erinnerung zum Vertragsende bleibt wie bisher bestehen.

  • Die Erinnerung 30 Tage zuvor kommt als In-App-Benachrichtigung und als Push-Benachrichtigung (falls erlaubt); die Erinnerung 7 Tage zuvor kommt zusätzlich per E-Mail.
  • Sie geht an die Person, der die Fristen-Aufgabe zugewiesen ist, sonst an die Person, die das Dokument hochgeladen hat. In der Nacht werden keine Erinnerungen gesendet; diese erfolgen am Morgen.
  • Wenn der Vertrag automatisch verlängert wird, wechselt die Fristen-Aufgabe auf die nächste Kündigungsmöglichkeit, sobald der letzte Kündigungstermin verstrichen ist.
  • Fehlt ein erforderlicher Wert oder kann der Vertrag jederzeit gekündigt werden, wird keine Erinnerung erstellt.
  • Für Verträge, die vorher abgelegt wurden, wird die Erinnerung erstellt, sobald das Dokument erneut verarbeitet wird.
  • Für zusätzliche Erinnerungen erstellen Sie eine Aufgabe mit einem Fälligkeitsdatum auf der Registerkarte Aktivitäten.

Sie schalten die Erinnerungen pro Workspace ein: Öffnen Sie Document AI → Workspaces, bearbeiten Sie den Workspace und schalten Sie auf der Registerkarte Allgemein die Erinnerungen für automatisch erzeugte Fristen-Aufgaben ein. Der Schalter ist standardmäßig ausgeschaltet.

Relations AI: Unternehmen, Personen und Fristen

Relations AI erstellt ein Verzeichnis der Unternehmen und Personen, mit denen Sie zu tun haben, basierend auf Ihren Dokumenten. Name, USt-IdNr., E-Mail, Telefon und Bankverbindung stammen aus den Dokumenten, und jedes Dokument ist mit seiner Organisation verknüpft. Relations AI ist kein CRM: Es gibt keine Leads, Pipeline oder Verkaufschancen, und Personen werden nur aus Dokumenten erstellt.

  1. Verarbeiten Sie Ihre Dokumente mit AI-DMS. Organisationen und Personen werden dann automatisch erfasst.
  2. Öffnen Sie Relations AI → Organisationen oder Personen, um die verknüpften Dokumente anzuzeigen.
  3. Unter Relations AI → Netzwerk sehen Sie Dokumentfristen wie Zahlungsfristen, Vertragsende, Wiedervorlage und andere Fristen.

Jede erkannte Frist erstellt eine Aufgabe. Sie öffnen das Quelldokument oder markieren die Aufgabe als erledigt. Alte Dokumente, deren Frist vor langer Zeit abgelaufen ist, erhalten keine Aufgabe, und Dokumente ohne erkannte Frist ebenfalls nicht.

Knowledge Graph: Welche Dokumente gehören zusammen

Der Knowledge Graph verknüpft Ihre Dokumente über Unternehmen, Personen, Beträge und gemeinsame Nummern wie Rechnungs-, Bestell- oder Aktennummern. Sie sehen, welche Dokumente zu einer Transaktion gehören.

  1. Öffnen Sie Analytics AI → Dokumentnetzwerk. Sie sehen Objekte und ihre Verbindungen; ein Klick auf ein Objekt zeigt seine Dokumente. Unter Optionen filtern Sie nach Objekttyp und legen fest, wie viele Objekte angezeigt werden. Analytics AI ist ab dem Plan Corporate verfügbar.
  2. Wählen Sie in Dokumente die Ansicht Transaktionen, um Dokumente und ihre Verbindungen als Netzwerk darzustellen. Die Ansicht Zeitstrahl zeigt Dokumente nach Datum an.
  3. Unter Analytics AI → Absenderkarte sehen Sie, wo sich Ihre Absender befinden.
  • Wenn keine Objekte angezeigt werden, verarbeiten Sie die Dokumente zunächst mit AI-DMS Premium oder Ultra. Sie benötigen Ultra nicht.
  • Steuer-, Umsatzsteuer- und Bankidentifikatoren verknüpfen keine Dokumente, und sehr häufige Werte ebenfalls nicht.
  • Sie können dem Graphen Fragen in Ihren eigenen Worten über die API oder den MCP-Server stellen, beispielsweise von Claude aus. Dies ist kostenpflichtig.
  • Benutzer externer Freigaben haben keinen Zugriff. Teammitglieder sehen nur ihre freigegebenen Workspaces.

Häufig gestellte Fragen

  • Welche Stufe benötige ich für Vertragsfristen? Premium oder Ultra. Basic liest keine Vertragsfelder.
  • Werde ich automatisch erinnert? Nur wenn der Erinnerungs-Schalter im Workspace aktiviert ist. Dies ist kostenpflichtig und standardmäßig deaktiviert.
  • Wann kommen die Erinnerungen? 30 und 7 Tage vor dem letzten Kündigungstermin; die Erinnerung zum Vertragsende bleibt zusätzlich bestehen.
  • Ist Relations AI ein CRM? Nein. Es ist ein Verzeichnis, das aus Ihren Dokumenten erstellt wurde, ohne Leads oder Pipeline.
  • Warum ist mein Knowledge Graph leer? Die Dokumente wurden mit Basic verarbeitet oder noch nicht verarbeitet.