Was geschieht, wenn ein Dokument eingeht
Wenn ein Dokument in einem Workspace eingeht, verarbeitet PaperOffice AI es in drei Schritten:
- Lesen: Die KI-Texterkennung erfasst Text und Layout, sowohl für digitale PDFs als auch für Scans und Fotos. Mit der entsprechenden Stufe werden auch Handschrift, Stempel, Unterschriften und angekreuzte Kästchen erkannt.
- Klassifizieren: PaperOffice erkennt den Dokumenttyp, beispielsweise Rechnung, Vertrag oder Lieferschein, und schlägt vor, wo er abgelegt werden soll.
- Extrahieren: PaperOffice gibt Kopfdaten, einzelne Felder, Tabellen und Positionen zurück, auch seitenübergreifend. Jedes Feld wird mit seinem Wert, einer Konfidenz und seiner Position auf der Seite zurückgegeben.
Die Verarbeitung läuft im Hintergrund nach dem Upload oder Import ab und dauert einige Zeit. Standardmäßig werden die ersten 20 Seiten eines Dokuments verarbeitet, maximal jedoch 40.
Die AI-DMS-Stufen: Basic, Premium und Ultra
Wie tief ein Dokument verarbeitet wird, hängt von der AI-DMS-Stufe ab. Die Stufe gehört zum Workspace, nicht zu Ihrem Konto. Neue Workspaces starten mit Premium. Mehrere Workspaces können verschiedene Stufen verwenden, beispielsweise ein Archiv in Basic und aktuelle Arbeiten in Premium.
- Nur Speicherung: Dokumente werden ohne KI-Verarbeitung gespeichert. Es gibt keine Texterkennung und keine Suche im Inhalt.
- Basic (IDP Light): KI-Texterkennung, Volltextarchiv, Dokumenttyp und Metadaten. Geeignet für große Archive, die Sie hauptsächlich über Volltext suchen.
- Premium (IDP Full): alles in Basic plus Geschäftsfelder, semantische Suche, Beziehungen zwischen Dokumenten, Entity-Extraktion und der Knowledge Graph. Die typische Wahl für Rechnungen, Verträge und Fälle.
- Ultra (MEGA Vision): alles in Premium plus Bildverständnis und das Sicherheitsaudit mit Betrugsrisiko-Score. Nur wenn Sie es benötigen, nicht als Standard für jeden Workspace.
Höhere Stufen verbrauchen mehr Credits. Details: AI-DMS-Stufen: Basic, Premium und Ultra.
Dokumenttypen und IDP-Agenten
Dokumenttypen teilen PaperOffice mit, mit welcher Art von Dokument es sich befasst. Sie verwalten diese unter Document AI. Hilfe: Was sind Dokumenttypen?
Wenn Sie bestimmte Felder benötigen, beispielsweise Kostenstelle oder Vertragsnummer, speichern Sie diese als IDP-Agent. Ein IDP-Agent definiert, welche Felder extrahiert werden und welche davon erforderlich sind. Hilfe: Wie erstelle ich einen IDP-Agent? Fertige Vorlagen helfen Ihnen beim Einstieg: Erstellen Sie IDP-Agenten aus Vorlagen.
Eingehende Rechnungen: ein Pfad für jede Eingangsart
Eingehende Rechnungen kommen als PDF, Scan, Foto oder E-Rechnung an. PaperOffice AI liest alle davon im gleichen Ablauf. Sie erreichen den Workspace durch Upload, Import, eine verbundene Mailbox oder das Smartphone.
Das Ergebnis umfasst Kopfdaten wie Lieferant, USt-IdNr., IBAN, Rechnungsnummer und Datum sowie Positionen und Summen. Eine Berechnungsprüfung testet, ob Positionen, Steuersätze und die Gesamtsumme übereinstimmen. Jedes Feld wird mit seiner Fundstelle und seiner Konfidenz gespeichert. Genehmigung und Folgemaßnahmen laufen über einen Workflow-Agent ab. Hilfe: Wie erstelle ich einen Workflow-Agent?
E-Rechnungen: lesen und validieren
Wenn Sie eine E-Rechnung einreichen, als XML oder als PDF mit eingebettetem XML, erkennt PaperOffice das Format und übernimmt die Daten direkt aus dem XML. Für XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, EN 16931-Rechnungen und spanische Facturae prüft PaperOffice auch, ob die Rechnung gültig ist.
- Laden Sie die E-Rechnung in einen Workspace hoch und warten Sie, bis die Verarbeitung abgeschlossen ist.
- In Dokumente zeigt der Name: E-Rechnung gültig, E-Rechnung ungültig oder E-Rechnung nicht überprüfbar.
- Öffnen Sie die Rechnung und gehen Sie zum Tab Audit. Der Block E-Rechnungsprotokoll zeigt das Validierungsmodul, die Prüfzeit und alle fehlgeschlagenen Regeln an. Verwenden Sie Protokoll herunterladen, um es zu speichern.
Die Prüfung umfasst die Kernregeln von EN 16931, beispielsweise erforderliche Felder, Summen, die Steueraufschlüsselung, USt-IdNr. und IBAN. Sie ersetzt keine offizielle Prüfung mit dem KoSIT-Validator. Italienische FatturaPA-Rechnungen werden gelesen, aber nicht validiert. Für Facturae wird eine elektronische Signatur erkannt und als vorhanden markiert, aber nicht verifiziert. Erkennung und Validierung funktionieren in allen AI-DMS-Stufen, einschließlich Basic.
3-Wege-Abgleich: Rechnung, Lieferschein und Bestellung
Der 3-Wege-Abgleich prüft, ob eine Rechnung zur Bestellung und zum Lieferschein passt. PaperOffice führt dies automatisch aus, sobald ein Dokument die Verarbeitung abgeschlossen hat. Dokumente gehören zusammen, wenn sie sich im selben Workspace befinden und dieselbe Bestellreferenz tragen. Es prüft Beträge sowie Mengen und Preise pro Artikel.
- Legen Sie die Bestellung, den Lieferschein und die Rechnung im selben Workspace ab.
- Öffnen Sie die Rechnung, gehen Sie zum Tab Audit und lesen Sie den Block 3-Way-Abgleich: Match OK, Abweichung oder Teilübereinstimmung.
- Verwenden Sie Bestellung öffnen oder Lieferschein öffnen, um zum übereinstimmenden Dokument zu springen.
Für einen Überblick öffnen Sie Dokumente, gruppieren nach Bestellreferenz und klicken auf Abgleich-Details. Ohne Bestellreferenz gibt es keinen Abgleich. Wenn der Lieferschein fehlt, vergleicht PaperOffice nur die Bestellung und die Rechnung. Der Abgleich ist kostenpflichtig, sobald eine Bestellung gefunden wird.
Prüfung durch eine Person, wenn ein erforderliches Feld fehlt
PaperOffice AI stoppt und fragt eine Person an, wenn ein IDP-Agent ein erforderliches Feld nicht mit ausreichender Sicherheit liefern kann oder wenn ein Workflow eine Genehmigung anfordert. Die Aufgabe erscheint unter Workflow AI → Human In The Loop Aufgaben. Öffnen Sie die Aufgabe, vervollständigen Sie das fehlende Feld oder die Genehmigung und schließen Sie die Aufgabe ab. Der Workflow setzt dann mit seinen nächsten Schritten fort. Das Dokument verbleibt während der Überprüfung in seinem Workspace.
Split Agent: Trennung eines Batch-Scans in einzelne Dokumente
Haben Sie einen Stapel von Quittungen in eine einzige PDF-Datei gescannt? Der Split Agent trennt diese in einzelne Dokumente und legt jeden Teil im Ziel-Workspace ab.
- Öffnen Sie Document AI → Split Agent und klicken Sie auf Split Agent erstellen.
- Wählen Sie die Split-Regel: Automatisch (KI), Feste Seitenanzahl pro Dokument, Entity-Trennzeichen oder Benutzerdefinierte Anweisung. Wählen Sie den Ziel-Workspace und speichern.
- Wählen Sie in Dokumente die PDF-Datei aus, wählen Sie Aktionen → Agents & Workflows → Split und starten Sie den Agent.
Nur PDFs werden getrennt. Wenn eine Grenze unsicher ist, erscheint die Aufgabe unter Human In The Loop Tasks, wo Sie die Grenze durch die Seitennummer korrigieren können. Der Split Agent ist kostenpflichtig. Es handelt sich nicht um das kostenlose Web-Tool „Split PDF“ und auch nicht um die Trennblätter von PaperOffice Classic.
Trust Agent: Überprüfung von PDFs auf Manipulation
Der Trust Agent überprüft PDFs auf technische Anomalien: versteckter Text, Text unter einer undurchsichtigen Fläche, eingebettete Dateien, JavaScript und Unterschiede zwischen dem sichtbaren Inhalt und der Textebene. Das Ergebnis wird als Vertrauenszertifikat im Dokument gespeichert.
- Öffnen Sie Document AI → Trust Agent und klicken Sie auf Trust Agent erstellen. Wählen Sie das Verifizierungsprofil, z. B. Rechnung oder Vertrag, und die Stufe.
- Wählen Sie in Dokumente die PDF-Dateien aus und wählen Sie Aktionen → Agents & Workflows → Trust → Per Trust Agent prüfen.
- Öffnen Sie das Ergebnis mit Zertifikat anzeigen.
Das Original bleibt unverändert; nur eine Kopie wird markiert. Wenn sich die Datei nach der Prüfung ändert, gilt das Ergebnis nicht mehr. Das Ergebnis ist eine Einschätzung mit Nachweisen, kein Betrugsnachweis. Die Prüfung ist kostenpflichtig.
Sicherheitsaudit im AI-DMS Ultra
Mit Ultra überprüft PaperOffice AI bei einem Sicherheitsaudit jedes neue Dokument: einen Betrugsrisiko-Score von 1 bis 10 mit Begründung und Befunden. Für Quittungen und Rechnungen wird die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten über VIES geprüft. Basic und Premium beinhalten dies nicht.
- Der Tab Audit eines Dokuments zeigt den Score, die Begründung und die Befunde. Alle offenen Befunde befinden sich unter Analytics AI → Audit-Zentrum.
- Unter PaperOffice Konto → Organisation → Document Audit Quarantäne schaltet das Root-Konto die Quarantäne ein oder aus und legt den Schwellenwert fest.
- Ab dem Schwellenwert kommt ein neues Ultra-Dokument in die Sicherheitsquarantäne und erhält den Tag „Quarantäne“: Bearbeiten, Verschieben, Herunterladen und Löschen sind gesperrt, bis jemand mit Schreibrechten im Workspace es freigibt. Notizen, Kommentare und ein Legal Hold bleiben möglich.
- Ein VIES-Befund ist ein Hinweis und löst niemals eine Quarantäne aus. Der Score ist eine Einschätzung, kein Beweis.
Häufig gestellte Fragen
- Welche Stufe soll ich wählen? Premium für Rechnungen, Verträge und Fälle. Basic für reine Archive. Ultra nur, wenn Sie Bildverständnis oder das Sicherheitsaudit benötigen.
- Kann ich verschiedene Stufen verwenden? Ja. Die Stufe gehört zum Workspace.
- Ersetzt die E-Rechnungsprüfung die offizielle Validierung? Nein. Sie deckt Kernregeln ab, nicht die vollständige KoSIT-Validierung.
- Wird das Original vom Trust Agent verändert? Nein. Nur eine Kopie wird markiert.
- Wo sind offene Überprüfungen? Unter Workflow AI → Human In The Loop Tasks.