Suche in der Dokumentenübersicht
- Öffnen Sie einen Workspace.
- Verwenden Sie das Suchfeld oben in der App. Die Suchfunktion des Browsers (Seite durchsuchen) ist keine Dokumentsuche.
- Öffnen Sie einen Treffer, indem Sie auf dessen Namen klicken.
Die Suche bezieht sich auf den geöffneten Workspace, nicht auf die gesamte Organisation. Filter und Ansichten finden Sie unter Optionen in derselben Übersicht. Die Web-App, die Desktop-App und die Mobile-App durchsuchen dieselben Dokumente; lediglich die Navigation unterscheidet sich.
Wenn die Suche keine Ergebnisse liefert
Eine leere Suchergebnisliste hat meist einen einfachen Grund. Prüfen Sie dies in folgender Reihenfolge:
- Der Workspace: Wechseln Sie zu dem Workspace, in den der Upload oder Import erfolgt ist.
- Verarbeitung: Der Inhalt kann erst gefunden werden, wenn die Verarbeitung abgeschlossen ist. Große Imports benötigen mehr Zeit.
- Filter: Ein Filter oder eine Gruppierung unter Optionen kann Treffer verbergen. Setzen Sie den Filter zurück und suchen Sie erneut.
- Die AI-DMS-Stufe: Ein Workspace mit der Stufe Nur Speicherung führt keine Texterkennung durch, sodass sein Inhalt nicht durchsucht werden kann.
- Berechtigungen: In einem freigegebenen Workspace sehen Sie nur das, was Ihr Konto anzeigen darf.
Hilfe: Nach dem Import und AI-DMS-Stufen: Basic, Premium und Ultra.
Fragen zu Ihren Dokumenten stellen
Im PaperOffice-Agenten stellen Sie Fragen zu Ihren Dokumenten in eigenen Worten, zum Beispiel: „Welche Kündigungsfristen haben meine Verträge?“ Der Agent antwortet und listet die als Quellen verwendeten Dokumente auf. Ein Klick auf eine Quelle öffnet das Dokument.
- Öffnen Sie Dokumente und wählen Sie ein oder mehrere Dokumente aus.
- Wählen Sie Aktionen → Agents & Workflows → Agent fragen oder öffnen Sie den Agenten mit Alt+A.
- Prüfen Sie im Bereich Quellen, was der Agent durchsuchen wird. Verwenden Sie Dokument hinzufügen oder Workspace hinzufügen, um die Auswahl zu erweitern.
- Stellen Sie Ihre Frage und klicken Sie in der Antwort auf eine Quelle, um zum Dokument zu springen.
Innerhalb eines Dokumentordners stellen Sie mit der Schaltfläche Mit Ordner chatten Fragen zu den Dokumenten in diesem Ordner.
- Der Agent antwortet nur auf Basis verarbeiteter Dokumente in Workspaces, auf die Sie Zugriff haben. Workspaces, die nicht indiziert wurden, können nicht ausgewählt werden.
- Wenn kein Workspace gepinnt ist, durchsucht der Agent alle Workspaces, auf die Sie zugreifen können.
- Sie können bis zu 20 Dokumente und 20 Workspaces als Quellen anheften (pinnen).
- Fragen an den Agenten sind kostenpflichtig.
- Sie können auch über den PaperOffice-MCP-Server Fragen zu Ihren Dokumenten von Claude oder ChatGPT aus stellen.
Zusammenarbeit: Notizen, Aufgaben und Erwähnungen
Sie notieren direkt am Dokument, was zu tun ist. Eine Notiz ist eine Bemerkung. Eine Aufgabe hat einen zugewiesenen Bearbeiter, eine Frist und eine Priorität.
- Öffnen Sie das Dokument und gehen Sie zur Registerkarte Aktivitäten.
- Klicken Sie auf Neu und wählen Sie Notiz oder Aufgabe.
- Legen Sie für eine Aufgabe fest, Wer muss das erledigen?: Sie selbst, ein Benutzer, eine Gruppe oder noch niemand. Legen Sie Frist und Priorität fest und speichern Sie.
- Um eine Frage zu stellen, schreiben Sie in die Aufgabe unter Rückfragen und Kommentare. Verwenden Sie @, um eine Person oder Gruppe zu erwähnen.
- Wenn die Aufgabe erledigt ist, klicken Sie auf Aufgabe abschließen. Sie können einen Abschlusskommentar hinzufügen.
Personen, die Sie erwähnen, werden benachrichtigt. Ohne Erwähnung werden die Zuständigen und Teilnehmer informiert. Verwenden Sie die Filter Alle, Notizen, Aufgaben und Handlungsbedarf, um den Überblick zu behalten. Kommentarverläufe, die als erledigt markiert werden können, sind über die API und den MCP-Server verfügbar.
Behalten Sie den Überblick: Aktivität, Workspace-Briefing und Problemlöser
- Unter Analytics AI → Aktivität & Verarbeitung zeigt die Aktivitäts-Heatmap die Uploads pro Tag, und die Benutzeraktivität zeigt, wer in einem gewählten Zeitraum was hochgeladen hat. Mit Exportieren speichern Sie beides als CSV. Analytics AI ist ab dem Plan Corporate verfügbar, und Sie sehen es nur, wenn Ihre Rolle es erlaubt.
- Das Workspace-Briefing fasst einen Workspace zusammen: Dokumentanzahl, Themen, häufige Entitäten, Partner und aktuelle Dokumente. Es ist über die API und den MCP-Server verfügbar, nicht als Seite in der App. Anfragen sind kostenpflichtig.
- Der Problemlöser schlägt Funktionen vor, die zu Ihrem Bedarf passen. Öffnen Sie ihn im Kontomenü unter Hilfe & Lernen → Problemlöser und beschreiben Sie Ihren Bedarf in Ihren eigenen Worten. Er ist auch auf paperoffice.ai ohne Anmeldung verfügbar.
Häufig gestellte Fragen
- Deckt die Suche alle Workspaces ab? Nein. Die Suche in der Symbolleiste gilt für den geöffneten Workspace. Der PaperOffice-Agent kann mehrere oder alle Workspaces durchsuchen, auf die Sie Zugriff haben.
- Warum kann ich ein gerade hochgeladenes Dokument nicht finden? Die Verarbeitung läuft wahrscheinlich noch. Warten Sie, bis sie abgeschlossen ist.
- Erfindet der Agent Antworten? Er antwortet aus Ihren verarbeiteten Dokumenten und zeigt die Dokumente, die er verwendet hat, sodass Sie jede Antwort überprüfen können.
- Können Kollegen meine Aufgaben sehen? Aufgaben gehören zum Dokument. Zuständige, Teilnehmer und erwähnte Personen werden informiert.