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Integrationen in PaperOffice AI: der vollständige Leitfaden

Übersicht: Welche Verbindung passt zu Ihnen

  • Automatisierungsplattformen wie n8n, Make und Zapier: über die REST-API mit einem API-Schlüssel und über Webhooks. n8n kann auch den PaperOffice MCP-Server nutzen.
  • ERP- und Buchhaltungssysteme: Fertige Verbindungen für Holded und JTL-Wawi spiegeln Bestellungen, Rechnungen und Preise als operative Quelle.
  • Versanddienstleister: Fertige Anbindungen für GLS, DB Schenker und DHL rufen den Sendungsstatus ab.
  • Datendienste: USt-IdNr.-Prüfung, Wechselkurse, Geocoding und Karten, in der App und über die API.

Operative Quellen sind Teil von Knowledge Base AI, das ab dem Tarif Plus verfügbar ist. Ihr Chat- oder Telefon-Agent teilt Kundendaten wie einen Bestellstatus erst mit, nachdem der Kunde seine Identität nachgewiesen hat.

n8n, Make und Zapier

Sie verwenden die Standardbausteine dieser Tools: HTTP-Anfragen an die REST-API und Webhooks.

  1. Erstellen Sie einen Schlüssel auf der Seite API-Schlüssel und geben Sie ihn im HTTP-Knoten als Bearer-Token ein.
  2. Rufen Sie die REST-API auf, beispielsweise zum Hochladen oder Suchen. Die Endpunkte finden Sie in der API Dokumentation.
  3. Um Ergebnisse zu erhalten, öffnen Sie Workflow AI → Workflow Agents, bearbeiten Sie einen gespeicherten Agenten und wählen Sie die Registerkarte Webhooks.
  4. Klicken Sie auf Webhook-Ziel hinzufügen und geben Sie die Webhook-Adresse aus n8n, Make oder Zapier als Ziel-URL ein.
  5. Wählen Sie unter Senden bei Lauf erfolgreich, Lauf fehlgeschlagen oder beides.
  • Für eine manuelle Prüfung erstellt Ihr Flow eine Prüfungs-Aufgabe und wartet auf einen Webhook. Das Ereignis task.completed meldet die Entscheidung.
  • Webhooks von PaperOffice sind im Header X-PaperOffice-Signature signiert. Prüfen Sie die Signatur in Ihrem Flow.
  • Platzhalter wie {trigger.pofid} sind im Pfad, in der Abfrage und in den Headern erlaubt, nicht jedoch im Hostnamen.
  • Webhook-Ziele in Workflow-Agenten sind ab dem Tarif Professional verfügbar. Jede erfolgreiche Webhook-Zustellung ist kostenpflichtig, ebenso API-Aufrufe.

Holded

PaperOffice liest Verkaufsaufträge mit Kontaktdaten, Rechnungen, Gutschriften und Produkte aus Holded aus und spiegelt sie als operative Quelle. Der Spiegel ist schreibgeschützt. Nur Anhänge gehen an Holded, mit einer separaten Opt-in-Entscheidung und einem separaten Schlüssel mit Schreibzugriff.

  1. Öffnen Sie Knowledge Base AI → Operative Quellen und klicken Sie auf Quelle hinzufügen. Wählen Sie Holded als Verbindung.
  2. Geben Sie auf der Registerkarte Verbindung Ihren Holded-API-Schlüssel ein.
  3. Optional: Wählen Sie einen Workspace für die Dokumente und aktivieren Sie Rechnungen, Gutschriften oder Verkaufsaufträge. Die PDF-Ablage betrifft nur neue Dokumente nach dem Speichern.
  4. Optional: Schalten Sie das Senden von Anhängen an Holded (kostenpflichtig) ein und geben Sie den Holded-API-Schlüssel mit Schreibzugriff ein.
  5. Wählen Sie auf der Registerkarte Nachweis aus, wie sich Kunden identifizieren, und speichern Sie.

Um ein Dokument anzuhängen, öffnen Sie es, klicken Sie auf In Holded anhängen und bestätigen Sie das Ziel. PaperOffice findet das Ziel über die Dokumentnummer; bei mehreren Treffern oder keinem Treffer wird nichts gesendet. Dateien dürfen bis zu 10 MB groß sein, und angehängte Dokumente werden nicht erneut gesendet. Abrufe, Ablage und Anhänge sind kostenpflichtig.

JTL-Wawi

PaperOffice liest Bestellungen, Lieferscheine mit Tracking-Nummern und Positionen mit Preisen über die offizielle JTL-API aus. Die Verbindung ist schreibgeschützt; in JTL-Wawi wird nichts geändert.

  1. Öffnen Sie Knowledge Base AI → Operative Quellen, klicken Sie auf Quelle hinzufügen und wählen Sie JTL-Wawi als Verbindung.
  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Verbindung JTL Cloud oder JTL-Wawi On-Premises aus. Geben Sie bei JTL Cloud die Mandanten-ID ein; bei On-Premises die HTTPS-Adresse und den API-Schlüssel aus der App-Registrierung.
  3. Geben Sie für die Vorschau eine echte Bestellnummer ein und wählen Sie auf der Registerkarte Nachweis den Nachweis aus.
  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Vorschau auf Probe ohne Speichern, speichern Sie anschließend und starten Sie die erste Synchronisierung mit Jetzt synchronisieren.

Bei On-Premises benötigt JTL-Wawi eine öffentliche HTTPS-Adresse am Standardport 443; interne Adressen und HTTP sind blockiert. Bitte prüfen Sie beim Support, ob JTL Cloud bereits für Ihr Konto aktiviert ist. Nach drei fehlgeschlagenen Abrufen in Folge pausiert die Quelle automatisch. Die Abrufe sind kostenpflichtig.

Sendungsverfolgung mit GLS, DB Schenker und DHL

Wenn Kunden fragen „Wo ist mein Paket?“, ruft PaperOffice den Sendungsstatus bei GLS, DB Schenker oder DHL ab. Sie brauchen dafür eigene Zugangsdaten beim Versanddienstleister.

  1. Öffnen Sie Knowledge Base AI → Operative Quellen, klicken Sie auf Quelle hinzufügen und wählen Sie den Typ GLS (Rezept), Schenker (Rezept) oder DHL.
  2. Tragen Sie im Reiter Anschluss Ihre Zugangsdaten ein: bei GLS die ShipIT-Adresse, Benutzername und Passwort, bei DB Schenker den AccessKey, bei DHL den API-Schlüssel.
  3. Geben Sie für die Vorschau eine echte Tracking-Nummer ein, wählen Sie den Nachweis, prüfen Sie die Vorschau und speichern Sie.
  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Synchronisieren auf Jetzt synchronisieren.

Spätere Synchronisierungen lesen die vorhandenen Tracking-Nummern automatisch ein. Statusmeldungen an Kunden per SMS oder E-Mail werden nur bei einer tatsächlichen Statusänderung gesendet und nur, wenn Sie diese auf der Registerkarte Nachrichten aktivieren; standardmäßig ist dies deaktiviert. SMS sind kostenpflichtig.

Datendienste: USt-IdNr., Wechselkurse, Geocoding und Karten

PaperOffice bietet vier Datendienste an: USt-IdNr.-Prüfungen gegen das EU-VIES-System, Wechselkurse mit Umrechnung, Geocoding und Karten. Sie können diese in der App im Data AI Playground testen, der in allen Tarifen verfügbar ist, und in Ihren eigenen Systemen über die REST-API oder den MCP-Connector nutzen. API-Anfragen sind kostenpflichtig.

  • USt-IdNr.: Die Prüfung erfolgt gegen VIES und über die API auch in Stapeln von bis zu 100 Nummern. Zudem stehen die Umsatzsteuersätze für die 27 EU-Länder zur Verfügung.
  • Mit AI-DMS Ultra prüft PaperOffice automatisch die USt-IdNr. des Lieferanten gegen VIES für jedes Dokument. Dies ist kostenpflichtig.
  • Geocoding: Adresse zu Koordinaten, Koordinaten zu Adresse und Adressvorschläge; über die API auch in Stapeln von bis zu 1.000 Adressen.
  • Karten: Unter Analytics AI → Absenderkarte sehen Sie die Absender Ihrer Dokumente auf einer Karte, sobald AI-DMS diese verarbeitet hat. Analytics AI ist ab dem Tarif Corporate verfügbar.

Häufig gestellte Fragen

  • Gibt es einen fertigen n8n-Knoten? Sie verbinden n8n über HTTP-Anfragen, Webhooks oder dessen MCP-Client.
  • Ändert PaperOffice Daten in Holded oder JTL-Wawi? JTL-Wawi ist schreibgeschützt. In Holded werden nur Anhänge gesendet, und nur, wenn Sie dies mit einem separaten Schlüssel aktivieren.
  • Sehen meine Kunden ihren Bestellstatus ohne Nachweis? Nein. Der Agent teilt Kundendaten erst nach dem Nachweis mit.
  • Welche Versanddienstleister werden unterstützt? Fertige Anbindungen gibt es derzeit für GLS, DB Schenker und DHL.
  • Kann ich viele USt-IdNrn. gleichzeitig prüfen? Ja, über die API in Stapeln von bis zu 100 Nummern.