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Eigener Speicher, NAS und Storage Mounts in PaperOffice AI: der vollständige Leitfaden

Übersicht: Zwei Verwendungszwecke für einen Storage Mount

Ein Storage Mount verbindet PaperOffice AI mit einem Speicher außerhalb des PaperOffice-Rechenzentrums. Bei der Erstellung wählen Sie zunächst den Verwendungszweck. Der Verwendungszweck und die Verschlüsselung können nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

  • Als BYOS-Storage verwenden: PaperOffice AI speichert die Dateien eines Workspaces verschlüsselt auf Ihrem eigenen Server oder NAS. Das Speicherziel ist SFTP oder Reverse SSH.
  • Als Importquelle verwenden: Der Import-Assistent oder ein Connector liest Dateien von dort aus und speichert sie im PaperOffice-Rechenzentrum. Mögliche Verbindungen sind SFTP, Reverse SSH, Amazon S3, WebDAV, E-Mail (IMAP) und der Scanner-Endpunkt.

Dasselbe NAS kann zwei Mounts haben, beispielsweise BYOS im Workspace-Ordner und eine Importquelle in einem Export-Ordner. Wie viele Storage Mounts Sie hinzufügen können, hängt von Ihrem Tarif ab.

Own Storage (BYOS): Ihre Dateien bleiben bei Ihnen

Sie benötigen PaperOffice Classic nicht, um Dokumente auf Ihrem eigenen Server aufzubewahren. Mit Own Storage (BYOS) speichert PaperOffice AI die Dateien eines Workspaces verschlüsselt auf Ihrem Server oder NAS. PaperOffice speichert nur Metadaten und Indizes.

  1. Öffnen Sie Document AI → Storage Mounts und klicken Sie auf Storage Mount hinzufügen.
  2. Wählen Sie Als BYOS-Storage verwenden, dann SFTP oder Reverse SSH.
  3. Legen Sie ein Verschlüsselungs-Passwort mit mindestens 16 Zeichen fest und bewahren Sie es sicher auf.
  4. Testen Sie die Verbindung und speichern Sie.
  5. Erstellen Sie einen neuen Workspace unter Document AI → Workspaces und wählen Sie Eigener Speicher (BYOS) sowie Ihren Mount als Speicher.
  • Ohne das Verschlüsselungs-Passwort kann niemand die Dateien öffnen, nicht einmal PaperOffice. Wenn Sie es verlieren, gibt es keine Wiederherstellungsmöglichkeit, und Sie können es später nicht ändern.
  • Der Speicherort eines Workspaces ist nach der Erstellung des Workspaces endgültig. Erstellen Sie den Mount zuerst.
  • Die revisionssichere Archivierung (WORM) ist auf Ihrem eigenen Speicher nicht verfügbar, da die Dateien dort löschbar bleiben.

Welches Protokoll für welchen Zweck

  • SFTP: für BYOS und als Importquelle.
  • Reverse SSH: für BYOS und als Importquelle. Ihr System öffnet einen ausgehenden Tunnel zu PaperOffice, sodass kein eingehendes Port-Forwarding erforderlich ist.
  • Amazon S3 und WebDAV, einschließlich Nextcloud, ownCloud oder das WebDAV eines NAS: nur als Importquelle. Importierte Dateien werden dann im PaperOffice-Rechenzentrum aufbewahrt.
  • E-Mail (IMAP): nur als Importquelle für ein Postfach.
  • Scanner-Endpunkt: Ein von PaperOffice bereitgestellter Upload-Punkt für Netzwerkscanner, der als Importquelle dient.

PaperOffice AI verfügt über keinen SMB- oder Windows-Freigabe-Verbindungstyp, und ein verbundenes Netzwerklaufwerk ist kein Storage Mount. Dateien von einem Netzwerklaufwerk können als ZIP-Datei importiert werden. Cloud-Dienste wie OneDrive, SharePoint, Google Drive, Dropbox oder Box sind in der Standardoberfläche nicht verfügbar.

Vorbereitung Ihres NAS

PaperOffice AI hat keinen separaten Connector für eine bestimmte NAS-Marke. Das NAS wird über ein Protokoll, üblicherweise SFTP, verbunden. Unabhängig von der Marke benötigen Sie:

  • den aktivierten SFTP- oder SSH-Dienst,
  • einen dedizierten Benutzer für PaperOffice,
  • einen dedizierten Ordner für PaperOffice, nicht den Datenordner von PaperOffice Classic und nicht dessen Datenbank.

In der App meldet sich PaperOffice AI beim SFTP mit einem Passwort an; einen privaten SSH-Schlüssel können Sie nur über die API hinterlegen. Die Menüs der NAS-Firmware können je nach Version leicht abweichen:

  • Synology (DSM): Systemsteuerung → Dateidienste, den SFTP-Dienst aktivieren.
  • QNAP (QTS): Systemsteuerung → Netzwerk- und Dateidienste, SSH zulassen. SFTP läuft über SSH.
  • ASUSTOR (ADM): Aktivieren Sie SSH/SFTP unter Dienstleistungen, erstellen Sie dann den Benutzer und den Freigabeordner unter der Zugriffskontrolle.

Wenn Sie von PaperOffice Classic migrieren, exportieren Sie die Originale zunächst dort. Der Classic-Datenordner ist kein Speicherziel für PaperOffice AI.

Erreichbarkeit: Der Test wird aus dem PaperOffice-Rechenzentrum ausgeführt.

Der Verbindungstest läuft nicht in Ihrem Browser. Er kontaktiert Ihren Speicher von den PaperOffice-Servern aus. Ein NAS, das beispielsweise nur im lokalen Netzwerk unter einer Adresse, die mit 192.168 beginnt, antwortet, ist von dort aus nicht erreichbar.

Für SFTP benötigt PaperOffice einen öffentlichen Hostnamen oder eine öffentliche IP-Adresse, den von außen erreichbaren SSH-Port (standardmäßig 22), den Benutzer, das Passwort und den Basisordner. Lokale Netzwerkadressen werden abgelehnt. Wenn Sie keinen Port öffnen können, verwenden Sie Reverse SSH: Ihr System öffnet einen ausgehenden Tunnel zu PaperOffice über Port 443. Geben Sie im Dialog den lokalen SSH-Benutzer und den lokalen Ordner ein; der Dialog zeigt anschließend die Befehle zur Einrichtung zum Kopieren an.

Wenn der Verbindungstest fehlschlägt

Der Test zeigt eine spezifische Meldung. Der nächste Schritt hängt von dieser Meldung ab, nicht vom Wiederholen derselben Werte:

  • Host nicht erreichbar, Port blockiert oder Timeout: Überprüfen Sie den Hostnamen oder die öffentliche IP-Adresse, den Port und die Firewall. Eine lokale Adresse reicht nicht aus.
  • Verbindung abgelehnt oder Port geschlossen: Der SSH/SFTP-Dienst auf dem NAS läuft nicht, oder der im Dialog angegebene Port ist falsch.
  • Host nicht gefunden: Ein Tippfehler im Namen oder ein DNS-Problem.
  • Authentifizierung fehlgeschlagen: Überprüfen Sie Benutzer und Passwort.
  • Verbindung OK, aber der Ordner kann nicht gelesen werden: Überprüfen Sie den Basispfad und das Leserecht des Benutzers.
  • SFTP-Subsystem konnte nicht gestartet werden: SSH antwortet, aber SFTP ist auf dem NAS nicht aktiviert.

Häufig gestellte Fragen

  • Benötige ich PaperOffice Classic, um Dateien auf meinem eigenen Server zu speichern? Nein. Verwenden Sie Own Storage (BYOS) in PaperOffice AI.
  • Kann ich eine Windows-Freigabe anschließen? Nein. Verwenden Sie SFTP oder Reverse SSH, oder importieren Sie die Dateien als ZIP-Datei.
  • Kann ich S3 oder WebDAV als eigenen Speicher verwenden? Nein. Sie sind nur als Importquelle verfügbar.
  • Was passiert, wenn ich das Verschlüsselungs-Passwort verliere? Die Dateien können nicht mehr entschlüsselt werden, nicht einmal von PaperOffice.
  • Kann ich einen Workspace später auf meinen eigenen Speicher umstellen? Nein. Der Speicherort ist bei der Erstellung des Workspaces festgelegt.