Übersicht: Welches Tool für welche Aufgabe?
- PDFs lesen und annotieren: Der kostenlose PaperOffice PDF Reader ohne Anmeldung.
- PDFs konvertieren, zusammenführen, teilen oder schützen in der App: PDF Studio.
- Ein Dokument ohne persönliche Daten teilen: Schwärzen mit KI.
- Signaturen sammeln: PaperOffice Sign.
- Sprache, Übersetzung, Bilder und Hörbücher: Media AI.
Die kostenlosen Web-Tools auf paperoffice.ai, zum Beispiel zum Zusammenführen, Teilen, Schwärzen oder Signieren von PDFs, sind etwas anderes: Sie benötigen kein Konto, arbeiten im Browser und speichern keine Dateien in einem Workspace.
PaperOffice PDF Reader
Der PDF Reader öffnet PDFs unter pdf.paperoffice.ai oder als Windows-App. Ihre Dateien verbleiben auf Ihrem Gerät. Das Lesen und die grundlegenden Funktionen funktionieren ohne Anmeldung; weitere Tools und die KI-Funktionen erfordern ein PaperOffice-Konto und sind kostenpflichtig.
- Öffnen Sie pdf.paperoffice.ai und klicken Sie auf PDF öffnen.
- Klicken Sie auf Tools. Tools mit dem Hinweis, dass eine Anmeldung nötig ist, brauchen ein Konto.
- Klicken Sie auf Konto und melden Sie sich mit Ihrem PaperOffice-Konto an.
- Der Tab KI-Tools bietet zum Beispiel Zusammenfassungen, Texterkennung, das Extrahieren von Rechnungsdaten und die Ablage in PaperOffice.
- Ohne Anmeldung: Lesen, signieren, Text hinzufügen, hervorheben, kommentieren, zeichnen, drucken, vorlesen und E-Rechnungen anzeigen.
- Mit Anmeldung: Seiten organisieren, ein PDF anhängen, zuschneiden, Seitenzahlen oder ein Wasserzeichen hinzufügen, komprimieren, schwärzen, ein Passwort hinzufügen oder entfernen, Metadaten bearbeiten, ein Bild einfügen und vergleichen.
- Ein Dokument wird nur gesendet, wenn Sie eine KI-Funktion starten und diese bestätigen.
- Die Windows-App läuft auf Windows 10 (Version 2004 oder höher) und Windows 11 mit Microsoft Edge und benötigt keine Administratorrechte. Auf iPhone und iPad fügen Sie die Seite über Safari zum Home-Bildschirm hinzu.
PDF Studio in der App
PDF Studio konvertiert Dateien, führt PDFs zusammen, teilt und dreht Seiten und schützt PDFs mit einem Passwort. In der App heißt es PDF AI Playground.
- Öffnen Sie Document AI → PDF AI Playground.
- Ziehen Sie Ihre Dateien in den Upload-Bereich oder geben Sie die Adresse einer Webseite ein.
- Wählen Sie unter Tools eine Gruppe: Umrechnen, Seiten, Datei oder Schutz und starten Sie das Tool.
- Klicken Sie auf Datei herunterladen.
- Konvertieren: PDF zu Word, Excel oder PowerPoint; Office-Dateien, Bilder, E-Books und E-Mails zu PDF.
- Seiten: PDFs in der Reihenfolge der Liste zusammenführen, teilen und drehen. Datei: komprimieren, PDF/A, PDF zu JPG oder WebP, Metadaten.
- Schutz: ein Passwort mit mindestens 8 Zeichen, ein bekanntes Passwort entfernen, Einschränkungen aufheben.
- Jede Datei kann bis zu 100 MB groß sein. Das Ergebnis wird heruntergeladen und nicht automatisch im Workspace abgelegt. Jeder Job ist kostenpflichtig.
- Sie sehen den Menüeintrag nur, wenn Ihre Gruppe über die Berechtigung für PDF Studio verfügt.
Schwärzen mit KI: Teilen Sie Dokumente ohne personenbezogene Daten
Mit der Schwärzung können Sie Dokumente sicher mit externen Parteien teilen, beispielsweise mit einer Behörde, einem Anwalt, einem Geschäftspartner oder einem KI-Assistenten. PaperOffice behält das Original; nur eine Kopie wird geschwärzt.
- Wählen Sie das Dokument aus und wählen Sie Aktionen → Teilen & Export → Schwärzen und Downloadlink erstellen.
- Wählen Sie ein Szenario. Es bestimmt, was geschwärzt wird und was sichtbar bleibt.
- Die KI findet und geschwärzt die relevanten Passagen. Überprüfen Sie die Vorschau: Jede Schwärzung zeigt ihre Kategorie und Begründung an.
- Sie erhalten einen kurzen Download-Link zur geschwärzten Kopie.
Es gibt dreizehn Szenarien, beispielsweise Krankenakten (einschließlich Gesundheitsdaten gemäß Artikel 9 DSGVO), ein DSGVO-Auskunftsersuchen, externes Teilen, Personalakten, Finanzdaten, Gerichtsverfahren und eine benutzerdefinierte Auswahl. Der Download-Link ist zehn Minuten lang gültig und für maximal fünf Downloads; die geschwärzte Datei wird nicht im Workspace gespeichert. Für viele Dokumente auf einmal erstellen Sie einen Redact Agent unter Document AI; dieser erstellt geschwärzte Kopien als neue Dokumente. Die Schwärzung ist kostenpflichtig.
PaperOffice Sign: Unterschriften sammeln
PaperOffice Sign sammelt Unterschriften für ein Dokument in Ihrem Workspace. Es handelt sich um eine einfache elektronische Signatur gemäß eIDAS, keine fortgeschrittene oder qualifizierte. Die Empfänger bestätigen vor der Unterzeichnung mit einem SMS-Code; beim persönlichen Unterschreiben auf dem Smartphone gilt das Öffnen des per SMS gesendeten Links als Bestätigung. Das endgültige PDF enthält ein Zertifikat.
- Öffnen Sie Dokumente, wählen Sie genau ein Dokument aus und wählen Sie Aktionen → Signatur → Zur Unterschrift senden.
- Geben Sie Name, E-Mail-Adresse und Mobilnummer für jeden Empfänger ein.
- Wählen Sie die Zustellung (E-Mail, SMS oder Link) und ob Personen parallel oder nacheinander unterschreiben. Legen Sie Erinnerungen fest, wenn Sie möchten.
- Klicken Sie auf Signaturanfrage senden. Verfolgen Sie den Fortschritt unter Aktionen → Signatur → Status anzeigen.
Jede Anfrage deckt genau ein Dokument ab. Die SMS-Zustellung ist kostenpflichtig, und die Link-Zustellung hat keine automatischen Erinnerungen. Um persönlich zu unterschreiben, wählen Sie die Unterzeichnung auf einem Smartphone; die Person erhält einen Link per SMS und unterschreibt ohne App. Das kostenlose Tool „PDF signieren“ auf paperoffice.ai platziert nur ein Bild Ihrer Unterschrift und erstellt kein Zertifikat.
Media AI: Sprache, Übersetzung, Bilder und Hörbücher
- Voice Studio: Text zu Sprache und Sprache zu Text. Voice-Cloning und weitere Audioformate sind ab dem Premium-Modell verfügbar; nur Ultra trennt mehrere Sprecher in Transkripten.
- Übersetzungsstudio: übersetzt Text, Excel/CSV und JSON, jedoch keine PDF-Dokumente.
- Image Studio: Generieren Sie Bilder, analysieren Sie Bilder und entfernen Sie Hintergründe. Bilder können mit In Document AI speichern abgelegt werden.
- Ein Dokument als Hörbuch: Wählen Sie das Dokument aus, wählen Sie Aktionen → Agents & Workflows → Dokument zusammenfassen und wählen Sie eine PDF-Zusammenfassung, ein Podcast-Hörbuch oder beides. Das Ergebnis wird als neues Dokument gespeichert; das Dokument muss erkannten Text enthalten.
Alle Media AI-Funktionen sind kostenpflichtig. Generierte Audioinhalte können nur für eine begrenzte Zeit heruntergeladen werden.
Häufig gestellte Fragen
- Ist der PDF Reader kostenlos? Das Lesen und die Basisfunktionen sind kostenlos ohne Anmeldung. Weitere Tools und KI benötigen ein Konto und sind kostenpflichtig.
- Wird mein Original durch die Schwärzung verändert? Nein. Nur eine Kopie wird geschwärzt.
- Ist PaperOffice Sign eine qualifizierte Signatur? Nein. Es handelt sich um eine einfache elektronische Signatur gemäß eIDAS mit Bestätigung per SMS und einem Zertifikat.
- Kann Translate Studio PDFs übersetzen? Nein. Es übersetzt Text, Excel/CSV und JSON.
- Werden Ergebnisse aus dem PDF Studio automatisch abgelegt? Nein. Sie laden sie herunter.