Wo Ihre Daten gespeichert werden
Ihre Dokumente werden in Spanien im eigenen Rechenzentrum von PaperOffice in Navarra gespeichert und gesichert. PaperOffice betreibt dort eigene Server und nutzt dafür keine Public Cloud. Sie können keine andere Region wählen. Ihr Vertragspartner ist PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U., mit Sitz in Pamplona, Navarra; es gilt spanisches Recht.
Sie können Ihren eigenen Speicher unter Storage Mounts (BYOS) anbinden. Die Dateien verbleiben dabei verschlüsselt auf Ihrem Speicher. PaperOffice behält weiterhin den Index, die Metadaten und die KI-Ergebnisse im eigenen Rechenzentrum. Revisionssichere Archivierung (WORM) ist auf Ihrem eigenen Speicher nicht verfügbar, da die Datei dort löschbar bleibt.
Als Inhaber oder Administrator öffnen Sie das Trust Center in der App, um das Compliance-Paket mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag sowie den technischen und organisatorischen Maßnahmen zu erstellen. Details zur Verarbeitung personenbezogener Daten finden Sie in der Datenschutzerklärung.
Virenscan beim Upload und bei der E-Mail-Eingang
PaperOffice AI überprüft jede Datei vor dem Speichern auf Viren und Bedrohungen. Sie müssen nichts einrichten.
- Während des Uploads sehen Sie, dass die Datei überprüft wird. Eine saubere Datei wird wie üblich gespeichert.
- Eine infizierte Datei wird abgelehnt und nicht gespeichert. Es gibt keine Viren-Quarantäne, von der aus Sie sie wiederherstellen könnten. Überprüfen Sie die Datei mit Ihrem eigenen Antivirenprogramm und bitten Sie den Absender um eine saubere Kopie.
- Wenn die Überprüfung kurzzeitig nicht verfügbar ist, wird die Datei aus Sicherheitsgründen ebenfalls nicht gespeichert. Versuchen Sie es in Kürze erneut.
- Ein passwortgeschütztes PDF, das während des Uploads entsperrt wird, wird nach dem Entsperren erneut überprüft.
- E-Mail-Anhänge und Dateien, die Sie in eine Wissensdatenbank hochladen, werden auf die gleiche Weise überprüft.
Der Virenscan ist nicht die Sicherheitsquarantäne des Sicherheitsaudits in AI-DMS Ultra, die für gespeicherte Dokumente mit hohem Betrugsrisiko gilt.
Ist eine eingehende E-Mail echt?
PaperOffice AI überprüft eingehende E-Mails nicht automatisch auf Authentizität, beispielsweise über SPF, DKIM oder DMARC, und gibt kein Urteil „echt“ oder „falsch“ ab. Sie haben jedoch Werkzeuge zur eigenen Überprüfung:
- Wählen Sie ein Dokument aus der E-Mail-Eingang und wählen Sie Aktionen → E-Mail → E-Mail-Details anzeigen, um Header, Absender und Empfänger zu sehen.
- Verwenden Sie Aktionen → E-Mail → Original-E-Mail öffnen, um die ursprüngliche Nachricht zu sehen.
- Wenn die E-Mail als PDF vorliegt, prüfen Sie sie mit einem Trust Agent, der das Verifizierungsprofil für E-Mail-Exporte verwendet. Er sucht nach verstecktem Inhalt, Header-Manipulationen und bearbeiteten PDFs, die nur Bilder enthalten. Der Trust Agent ist kostenpflichtig.
Im Zweifel rufen Sie den Absender an einer Ihnen bekannten Nummer an, insbesondere wenn sich Bankverbindungen geändert haben.
Revisionssichere Archivierung: WORM und Legal Hold
WORM macht ein Dokument revisionssicher. Sein Dokumenttyp und seine Aufbewahrungsfristen werden dann gesperrt, und Änderungen erfolgen nur als neue Version mit einem erforderlichen Kommentar. WORM gilt pro Dokument und kann nicht rückgängig gemacht werden.
- Öffnen Sie das Dokument. Der Tab Übersicht zeigt an, ob es revisionssicher ist.
- Klicken Sie auf Revisionssicherheit aktivieren. Der Tab Revisionen öffnet sich.
- Legen Sie fest, wann die Frist beginnt: sofort oder zum Jahresende.
- Bestätigen Sie die unwiderrufliche Aktivierung.
Ein Legal Hold ist eine Löschsperre, beispielsweise während eines Rechtsstreits. Klicken Sie im Dokument auf Legal Hold setzen, geben Sie einen Grund ein und bestätigen Sie; verwenden Sie Freigeben, um ihn aufzuheben. Ein Legal Hold blockiert das Löschen, Verschieben und Umbenennen, einschließlich aller Versionen, unabhängig von der Aufbewahrungsfrist, und funktioniert auch ohne WORM. Nur Eigentümer und Administratoren der Organisation können einen Legal Hold setzen oder aufheben.
- WORM ist ab dem Workspace-Typ Business verfügbar und nicht auf Ihrem eigenen Speicher (BYOS).
- Die Aktivierung von WORM ist kostenpflichtig.
- Audit-Protokolle finden Sie unter Analytics AI → Audit-Zentrum.
- PaperOffice liefert Versionen, Prüfsummen, ein Zugriffsprotokoll und Aufbewahrungsfristen für Regeln wie die deutsche GoBD. Ob Ihr Gesamtprozess ausreichend ist, muss Ihr Steuerberater auf Basis Ihrer Prozessdokumentation beurteilen.
Dokumente sicher per E-Mail versenden
Sie senden Originaldateien per E-Mail mit Zustellnachweis. Der Empfänger erhält einen sicheren Link, PDFs sind passwortgeschützt und jeder Öffnungs- und Downloadvorgang wird protokolliert.
- Öffnen Sie Dokumente, wählen Sie bis zu 10 Dokumente aus und wählen Sie Aktionen → Teilen & Export → Per E-Mail senden.
- Geben Sie den Empfänger, den Betreff und eine persönliche Nachricht ein.
- Wählen Sie unter Sicherer Zugang aus, ob das PDF-Passwort per E-Mail oder per SMS gesendet wird, und klicken Sie auf Jetzt senden.
- Prüfen Sie den Status unter Aktionen → Teilen & Export → Versandstatus. Dort öffnen Sie das Protokoll, widerrufen den Link oder senden die E-Mail erneut.
Der Link ist 7 Tage gültig, und jede Datei kann nur eine begrenzte Anzahl von Malen abgerufen werden. Nach dem Widerrufen funktioniert der Link nicht mehr. Das Senden, die SMS und ein PDF-Zustellnachweis sind kostenpflichtig. Dokumente in der Sicherheitsquarantäne können nicht gesendet werden.
Geräte, Passkeys und Zwei-Faktor-Anmeldung
Das Sicherheitscenter zeigt die Geräte und Sitzungen Ihres Kontos an. Öffnen Sie es in der Seitenleiste unter Team & Sicherheit → Sicherheitscenter.
- Koppeln Sie ein Smartphone mit Mobilgerät hinzufügen.
- Sperren Sie ein verlorenes oder verkauftes Smartphone sofort: Finden Sie es unter den registrierten Geräten, öffnen Sie dessen Menü und wählen Sie Sperre für alle Konten. Alle Sitzungen auf dem Gerät werden beendet. Diese Sperre gibt es nur für Smartphones und Tablets, und nur das Konto, das das Gerät besitzt, kann sie auslösen.
- Ungültig setzen trennt ein Gerät nur von Ihrem Konto; Entfernen löscht den Geräteeintrag dauerhaft.
- Auf Geräten mit eingebautem Authentifikator wie Windows Hello richten Sie auf derselben Seite unter Windows Hello / Passkey einen Passkey ein. Die Karte erscheint nur, wenn das Gerät das unterstützt.
- Bei der Anmeldung kann PaperOffice einen Bestätigungscode verlangen, zum Beispiel auf einem neuen Gerät oder aus einem ungewöhnlichen Netzwerk. Der Code kommt per E-Mail oder, wenn für den Benutzer eine Telefonnummer für die Zwei-Faktor-Anmeldung hinterlegt ist, per SMS. Die Zwei-Faktor-Anmeldung schalten Sie je Benutzer in der Benutzerverwaltung ein; dafür muss die automatische Aufladung aktiv sein, weil der Versand der Codes kostenpflichtig ist. Eine Authenticator-App gibt es noch nicht.
- Für API-Schlüssel existiert eine IP-Whitelist. Eine IP-Beschränkung für Benutzer oder Gruppen hat derzeit keine Wirkung.
Häufig gestellte Fragen
- Kann ich wählen, wo meine Daten gespeichert werden? Nein. Dokumente werden im eigenen Rechenzentrum von PaperOffice in Navarra, Spanien, gespeichert. Mit Ihrem eigenen Speicher bleiben die Dateien bei Ihnen.
- Kann ich eine Datei wiederherstellen, die vom Virenscan abgelehnt wurde? Nein. Infizierte Dateien werden nicht gespeichert.
- Teilt PaperOffice mir mit, ob eine E-Mail gefälscht ist? Nein. Es bietet Ihnen Tools zur Überprüfung von Header, Absender und E-Mail-PDFs.
- Kann WORM rückgängig gemacht werden? Nein. Verwenden Sie einen Legal Hold, wenn Sie nur eine temporäre Sperrung benötigen.
- Wie lange funktioniert ein sicherer E-Mail-Link? 7 Tage, es sei denn, Sie widerrufen ihn früher.