Para qué sirve ocultar datos en PaperOffice
Ocultar datos sirve para compartir documentos de forma segura con el exterior: con Claude, ChatGPT, una autoridad, un abogado o un socio comercial. PaperOffice sigue siendo el sistema de referencia (System of Record) y conserva el original. La ocultación se aplica siempre a una copia.
Cómo ocultar datos de un documento con IA
- Seleccione el documento en la vista general de documentos.
- Haga clic en “Acciones”, luego en “Compartir y exportar” y después en “Ocultar y crear enlace de descarga”.
- Elija un escenario. El escenario determina qué se oculta y qué sigue visible.
- La IA localiza las partes afectadas y las oculta automáticamente. No necesita marcar nada a mano.
- Revise la vista previa. Cada ocultación muestra su categoría y su motivo.
- Después recibirá un enlace de descarga breve de la copia con datos ocultados. Cópielo y péguelo donde lo necesite, por ejemplo en Claude o ChatGPT.
El enlace de descarga es válido durante diez minutos y permite como máximo cinco descargas. El archivo con datos ocultados no se guarda en el Workspace.
Qué escenarios hay
Hay trece escenarios disponibles, entre ellos:
- Registros Médicos: máxima protección, también datos de salud según el artículo 9 del RGPD.
- Solicitud RGPD (Art. 15): se ocultan los datos de terceros; los datos de la persona solicitante siguen visibles.
- Compartir externamente: se ocultan los datos privados; los datos empresariales siguen visibles.
- Candidatura anónima, Expediente de Personal / RRHH, Ocultar datos financieros, Ocultar datos de contacto, Procedimientos judiciales, Denunciante (HinSchG), Publicación pública, Investigación científica, Auditoría interna.
- Personalizado: usted mismo elige las categorías.
Para historiales médicos, elija, por tanto, el escenario “Registros Médicos”.
Muchos documentos a la vez: el Redact Agent
Para lotes, cree un Redact Agent en «Document AI». Allí elige el escenario, las excepciones que nunca se ocultan y los términos que siempre se ocultan. Después seleccione los documentos e inicie “Acciones”, “Agentes y flujos de trabajo”, “Redact” y “Automáticamente con Redact Agent”. Las copias con datos ocultados se crean como documentos nuevos con el sufijo «redacted» en el nombre. Los originales permanecen sin cambios.
Diferencia: la herramienta gratuita «Ocultar PDF»
El sitio web ofrece además una herramienta gratuita en el navegador llamada «Ocultar PDF». Allí usted marca las zonas a mano, sin IA y sin escenario. En cambio, la ocultación en PaperOffice con escenario está asistida por IA y funciona de forma automática.
Preguntas frecuentes
¿Se modifica mi original? No. Solo se oculta una copia; el original permanece en PaperOffice.
¿Tengo que marcar yo las zonas? No. La IA oculta según el escenario elegido. Puede revisar el resultado en la vista previa.
¿Cuánto cuesta? Ocultar datos es de pago. Encontrará los precios actuales en su cuenta de PaperOffice.