Resumen: qué hace cada agente
- Un agente de IDP lee los campos definidos en los documentos, por ejemplo, número de factura, centro de coste o plazo contractual.
- Un agente de flujo de trabajo ejecuta una instrucción en los documentos, manualmente o tras un evento, por ejemplo, cuando el procesamiento ha finalizado.
- La revisión humana detiene la ejecución y solicita la intervención de una persona cuando falta un campo obligatorio o se requiere una aprobación.
- Creator Agent redacta presupuestos, cartas y certificados en su propia plantilla y archiva el PDF en el espacio de trabajo.
Otros agentes para tareas especiales, como el Split Agent para escaneos por lotes y el Trust Agent contra manipulaciones, se describen en la guía sobre Document AI.
Agentes de IDP: extraiga los campos que necesita
IDP significa procesamiento inteligente de documentos. Un agente de IDP es una configuración guardada: tipo de documento, campos con instrucciones en lenguaje natural, nivel del modelo y reglas de comprobación. Se crea una vez y luego se ejecuta en otros documentos.
Un agente de IDP lee facturas, contratos, albaranes, formularios y escaneos. Devuelve cada campo solicitado como datos estructurados, con su ubicación en la página y un valor de confianza. No necesita una plantilla de diseño; describe los campos con sus propias palabras.
Un agente de IDP se ejecuta manualmente en un documento, en un lote, como paso en un flujo de trabajo o para nuevos documentos en el espacio de trabajo. El procesamiento de documentos con un agente de IDP es de pago.
Crear un agente de IDP desde una plantilla
- Abra Document AI → IDP Agents y haga clic en Crear agente.
- Bajo Plantillas predefinidas, seleccione una plantilla adecuada, por ejemplo, para finanzas, RR. HH., legal, seguros o logística. Utilice Categorías y la búsqueda para encontrarla más rápido.
- Compruebe los Campos y haga clic en Crear agente.
- Ajuste los campos y las instrucciones posteriormente en el editor de agentes.
También puede comenzar desde un documento de ejemplo: seleccione el documento en el espacio de trabajo y elija Acciones → Agentes y flujos de trabajo → IDP → Crear nuevo agente. Además de las plantillas predefinidas, hay plantillas gratuitas para sus propios campos, y Importar plantilla carga una plantilla como archivo JSON. La antigua Tienda de Habilidades ya no existe; sus plantillas están disponibles cuando crea un agente IDP.
Agentes de flujo de trabajo: automatice pasos
Los flujos de trabajo en PaperOffice AI se denominan agentes de flujo de trabajo. Un agente de flujo de trabajo ejecuta una instrucción en los documentos. Escribe la instrucción en Prompt Studio. Si lo desea, una persona aprueba cada ejecución primero.
- Abra Workflow AI → Workflow Agents y haga clic en Crear un nuevo Workflow Agent.
- En la pestaña Básicos, introduzca un nombre. Active Aprobación de ejecución si una persona debe confirmar cada ejecución.
- En la pestaña Evento de inicio, elija cuándo comienza el agente.
- En la pestaña Filtros, restrinja los documentos. Los filtros solo se aplican con un evento de inicio automático.
- Haga clic en Guardar y abrir Prompt Studio, describa lo que debe hacer el agente, apruebe el prompt y pruébelo.
- A continuación, active el agente.
Estos eventos de inicio están disponibles: solo manual, después de que AI-DMS haya completado, después de que haya cambiado un campo meta, después de que se haya completado una tarea, después de que se haya completado una aprobación y después de que se haya completado una firma. "Solo de forma manual" significa mediante botón, a través de la API o a través de MCP. Con "Solo de forma manual", puede activar adicionalmente Iniciar también según un horario: diariamente, semanalmente o mensualmente a una hora establecida, para los nuevos documentos de un espacio de trabajo. Las ejecuciones programadas tienen un costo.
- Un nuevo agente de flujo de trabajo permanece inactivo hasta que su prompt sea aprobado y probado.
- Con la aprobación de ejecución, el plazo por defecto para la confirmación es de 24 horas.
- Las ejecuciones se enumeran bajo Workflow AI → Ejecuciones de agente.
- Cada ejecución se paga. Workflow AI está disponible en el plan Professional.
Revisión humana cuando falta un campo
PaperOffice AI se detiene y solicita la intervención de una persona cuando un agente IDP no puede proporcionar un campo requerido con confianza, o cuando un agente de flujo de trabajo solicita una aprobación. La tarea aparece en Workflow AI → Tareas Human In The Loop.
- Abra la lista de tareas y abra la tarea.
- Complete el campo faltante o la aprobación.
- Finalice la tarea. Si el flujo de trabajo tiene más pasos, la ejecución continúa.
El documento permanece en su espacio de trabajo durante la revisión. La revisión abierta no es una segunda ubicación de archivo.
Creator Agent: cotizaciones y cartas desde su plantilla
Creator Agent redacta cotizaciones, cartas y certificados en su propia plantilla de documento. Toma datos de sus bases de conocimiento, Relations AI y el perfil de su empresa, y archiva el PDF finalizado en el espacio de trabajo. Creator Agent está incluido desde el plan Corporate, y solo los administradores lo crean o modifican.
- Abra Document AI → Creator Agent y haga clic en Crear Creator Agent.
- En la pestaña Plantilla, seleccione una plantilla y el Workspace de destino.
- En la pestaña Conocimiento, seleccione sus bases de conocimiento. Añada listas de precios como Artículos fijados y cree el agente.
- Seleccione el agente y elija Acciones → Crear documento.
- En el campo Solicitud, describa al cliente, los artículos y las cantidades, y haga clic en Crear vista previa.
- Responda las preguntas pendientes y luego haga clic en Crear documento.
El agente nunca inventa precios ni cantidades; si falta una fuente, pregunta. La vista previa con marca de agua no se guarda. La ejecución de IA y el documento creado son de pago. En la pestaña Nivel y aprobación puede elegir la creación directa; los documentos se crean y facturan sin revisión, también a través de la API y MCP.
Plantillas de documento
Una plantilla de documento es su membrete con marcadores de posición, por ejemplo, para una cotización, factura, carta o certificado. PaperOffice lo convierte en un PDF y lo archiva en el espacio de trabajo. La página está disponible desde el plan Corporate, y solo los administradores crean y modifican plantillas.
- Abra Document AI → Plantillas de documentos y haga clic en Nueva plantilla.
- Elija Desde starter o Plantilla en blanco, y ajuste el contenido, los campos con datos de ejemplo y la página.
- Haga clic en Validar plantilla, revise la Vista previa y guarde con Crear plantilla.
- Para usarla en la aplicación, elija Crear Creator Agent en la plantilla.
Para reutilizar un documento de Word con su membrete, selecciónelo bajo Documentos y elija Acciones → Agentes y flujos de trabajo → Usar como plantilla de documento. Esto funciona con archivos Word, OpenDocument, RTF, HTML y de texto; los archivos PDF aún no son compatibles. Cada cambio de contenido crea una nueva versión. Cada documento creado es de pago.
Preguntas frecuentes
- ¿Necesito una plantilla de diseño para un agente IDP? No. Describe los campos con sus propias palabras.
- ¿Puede ejecutarse un flujo de trabajo según un horario? Sí. Con el evento de inicio "Solo de forma manual", active "Iniciar también según un horario" y elija diariamente, semanalmente o mensualmente.
- ¿Por qué no se ejecuta mi nuevo agente de flujo de trabajo? Un nuevo agente permanece inactivo hasta que su prompt es aprobado y probado, y usted lo activa.
- ¿Dónde encuentro las ejecuciones y revisiones abiertas? Ejecuciones en Workflow AI → Ejecuciones de agentes, revisiones en Workflow AI → Tareas Human In The Loop.
- ¿Creator Agent inventa precios? No. Utiliza sus fuentes y pregunta si falta algo.