Visión general
Tres funciones trabajan juntas para que usted no pierda los plazos y mantenga el control de sus socios comerciales:
- Plazos de contratos: PaperOffice lee las fechas clave de los contratos y calcula el último día en que puede cancelar.
- Relations AI: PaperOffice crea organizaciones y personas a partir de sus documentos y enumera sus plazos.
- Knowledge Graph: PaperOffice conecta documentos a través de empresas, personas, importes y números compartidos.
Las tres funciones requieren documentos procesados con AI-DMS. Los campos de contrato y Knowledge Graph necesitan la nivel Premium o Ultra; Basic no lee estos campos de contrato y no crea conexiones.
Plazos de contratos: ¿cuándo puede cancelar?
Para los contratos, PaperOffice lee las fechas clave: fecha de inicio, plazo, fecha de finalización, periodo de preaviso, punto de terminación, renovación automática y tipo de contrato. A partir de estos datos calcula el último día en que puede cancelar.
- Archive el contrato en un espacio de trabajo con la nivel Premium o Ultra y espere a que finalice el procesamiento.
- Abra el contrato en la pestaña Resumen.
- Lea la tarjeta Plazos. Muestra, por ejemplo, el último día para cancelar con los días restantes.
- Utilice la referencia de origen para verificar el pasaje en el contrato.
- Los campos se rellenan únicamente para contratos, como por ejemplo enmiendas, acuerdos de confidencialidad (NDA), acuerdos de tratamiento de datos, alquiler, arrendamiento financiero, préstamos y contratos laborales, y pólizas de seguros.
- La fecha se recalculará cada vez que abra el documento.
- Si el contrato se renueva automáticamente y se perdió el plazo, la tarjeta muestra la próxima oportunidad para cancelar. Sin renovación, la tarjeta indica cuándo expira el contrato.
- Si falta un valor requerido, como por ejemplo el periodo de preaviso, la tarjeta Plazos muestra qué información falta para el recordatorio de cancelación.
- Si el contrato puede cancelarse en cualquier momento, no hay un día fijo para cancelar.
Recordatorios para el último día para cancelar
A partir de los detalles del contrato, Relations AI crea una tarea de fecha límite para el último día para cancelar. Si la configuración del espacio de trabajo "Recordatorios de fecha límite para tareas creadas automáticamente" está activada (de pago), PaperOffice le recordará 30 y 7 días antes del último día para cancelar. El recordatorio para el final del contrato continúa como antes.
- El recordatorio de 30 días llega como una notificación en la aplicación y como una notificación push (si está permitido); el recordatorio de 7 días también llega por correo electrónico.
- Se envía a la persona asignada a la tarea de fecha límite, de lo contrario, a la persona que subió el documento. No se envían recordatorios durante la noche; estos llegan por la mañana.
- Si el contrato se renueva automáticamente, la tarea de fecha límite pasa a la próxima oportunidad para cancelar una vez que haya pasado el último día para cancelar.
- Si falta un valor requerido o el contrato puede cancelarse en cualquier momento, no se crea ningún recordatorio.
- Para los contratos archivados anteriormente, el recordatorio se crea una vez que el documento se procesa de nuevo.
- Para recordatorios adicionales, cree una tarea con una fecha de vencimiento en la pestaña Actividades.
Usted activa los recordatorios por espacio de trabajo: abra Document AI → Workspaces, edite el espacio de trabajo y en la pestaña General active los recordatorios para las tareas de fecha límite creadas automáticamente. El interruptor está desactivado por defecto.
Relations AI: empresas, personas y plazos
Relations AI construye un directorio de las empresas y personas con las que usted interactúa, basado en sus documentos. El nombre, el número de identificación fiscal (ID de IVA), correo electrónico, teléfono y datos bancarios provienen de los documentos, y cada documento está vinculado a su organización. Relations AI no es un CRM: no hay prospectos, embudos ni oportunidades de ventas, y las personas solo se crean a partir de documentos.
- Procese sus documentos con AI-DMS. Las organizaciones y las personas aparecen automáticamente.
- Abra Relations AI → Organizaciones o Personas para ver los documentos vinculados.
- Bajo Relations AI → Red, ve los plazos de los documentos, como fechas de vencimiento de pago, fin del contrato, reenvío y otros plazos.
Cada plazo detectado crea una tarea. Abra el documento original o marque la tarea como completada. Los documentos antiguos cuyo plazo venció hace mucho tiempo no generan tareas, al igual que los documentos sin un plazo detectado.
Knowledge Graph: qué documentos pertenecen juntos
El Knowledge Graph vincula sus documentos a través de empresas, personas, importes y números compartidos como facturas, pedidos o números de caso. Ve qué documentos pertenecen a una misma transacción.
- Abra Analytics AI → Red de Documentos. Ve los objetos y sus conexiones; haga clic en un objeto para ver sus documentos. Bajo Opciones, filtre por tipo de objeto y elija cuántos objetos se muestran. Analytics AI está disponible a partir del plan Corporate.
- En Documentos, elija la vista Transacciones para ver los documentos y sus conexiones como una red. La vista Cronología muestra los documentos por fecha.
- Bajo Analytics AI → Mapa de remitentes, ve dónde se encuentran sus remitentes.
- Si no se muestran objetos, procese primero los documentos con AI-DMS Premium o Ultra. No necesita Ultra.
- Los identificadores fiscales, de IVA y bancarios nunca vinculan documentos, al igual que los valores muy frecuentes.
- Puede hacer preguntas sobre el grafo con sus propias palabras a través de la API o del servidor MCP, por ejemplo desde Claude. Esto tiene un costo.
- Los usuarios de compartición externa no tienen acceso. Los miembros del equipo solo ven sus espacios de trabajo compartidos.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué nivel necesito para los plazos de contrato? Premium o Ultra. Basic no lee campos de contrato.
- ¿Recibiré recordatorios automáticamente? Solo si el interruptor de recordatorio está activado en el espacio de trabajo. Tiene un costo y está desactivado por defecto.
- ¿Cuándo llegan los recordatorios? 30 y 7 días antes del último día para cancelar; el recordatorio para el fin del contrato también continúa.
- ¿Es Relations AI un CRM? No. Es un directorio construido a partir de sus documentos, sin leads ni pipeline.
- ¿Por qué está vacío mi Knowledge Graph? Los documentos se procesaron con Basic o aún no se han procesado.