Qué ocurre cuando llega un documento
Cuando un documento llega a un espacio de trabajo, PaperOffice AI lo procesa en tres pasos:
- Lectura: el reconocimiento de texto por IA captura el texto y la disposición, tanto para PDFs digitales como para escaneos y fotografías. Con el nivel correspondiente, también se reconocen la escritura a mano, sellos, firmas y casillas marcadas.
- Clasificación: PaperOffice reconoce el tipo de documento, por ejemplo factura, contrato o albarán, y sugiere dónde archivarlo.
- Extracción: PaperOffice devuelve los datos de cabecera, campos individuales, tablas y líneas de detalle, también a través de varias páginas. Cada campo se devuelve con su valor, un nivel de confianza y su posición en la página.
El procesamiento se ejecuta en segundo plano tras la carga o importación y requiere cierto tiempo. Por defecto, se procesan las primeras 20 páginas de un documento, como máximo 40.
Los niveles de AI-DMS: Basic, Premium y Ultra
La profundidad con la que se procesa un documento depende de el nivel de AI-DMS. El nivel pertenece al espacio de trabajo, no a su cuenta. Los nuevos espacios de trabajo comienzan con Premium. Varios espacios de trabajo pueden utilizar diferentes niveles, por ejemplo, un archivo en Basic y el trabajo actual en Premium.
- Solo almacenamiento: los documentos se almacenan sin procesamiento por IA. No hay reconocimiento de texto ni búsqueda en el contenido.
- Basic (IDP Light): reconocimiento de texto por IA, archivo de texto completo, tipo de documento y metadatos. Adecuado para grandes archivos que se buscan principalmente por texto completo.
- Premium (IDP Full): todo lo incluido en Basic más campos comerciales, búsqueda semántica, relaciones entre documentos, extracción de entidades y el Knowledge Graph. La opción típica para facturas, contratos y expedientes.
- Ultra (MEGA Vision): todo lo incluido en Premium más comprensión de imágenes y la auditoría de seguridad con puntuación de riesgo de fraude. Solo cuando lo necesite, no como valor predeterminado para cada espacio de trabajo.
Los niveles superiores consumen más Credits. Detalles: Niveles de AI-DMS: Basic, Premium y Ultra.
Tipos de documentos y agentes IDP
Los tipos de documentos indican a PaperOffice qué clase de documento está manejando. Los gestiona bajo Document AI. Ayuda: ¿Qué son los tipos de documentos?
Si necesita campos específicos, por ejemplo centro de coste o número de contrato, los guarda como un agente IDP. Un agente IDP define qué campos se extraen y cuáles son obligatorios. Ayuda: ¿Cómo creo un agente IDP? Plantillas prediseñadas le ayudan a comenzar: Crear agentes IDP a partir de plantillas.
Facturas entrantes: un único camino para cada recepción
Las facturas entrantes llegan en formato PDF, escaneo, fotografía o factura electrónica. PaperOffice AI las lee a todas por el mismo flujo. Llegan al espacio de trabajo mediante carga, importación, un buzón conectado o el smartphone.
El resultado incluye datos de cabecera como proveedor, ID de IVA, IBAN, número de factura y fecha, más líneas de detalle y totales. Una comprobación de cálculo verifica si las líneas, tipos impositivos y el total coinciden. Cada campo se almacena con su ubicación y nivel de confianza. La aprobación y las acciones posteriores se ejecutan a través de un agente de flujo de trabajo. Ayuda: ¿Cómo creo un agente de flujo de trabajo?
Facturas electrónicas: lectura y validación
Cuando archiva una factura electrónica, ya sea en XML o como PDF con XML incrustado, PaperOffice reconoce el formato y extrae los datos directamente del XML. Para XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, facturas EN 16931 y Facturae española, PaperOffice también verifica si la factura es válida.
- Cargue la factura electrónica en un espacio de trabajo y espere a que finalice el procesamiento.
- En Documentos, el nombre muestra: Factura electrónica válida, Factura electrónica no válida o Factura electrónica no verificable.
- Abra la factura y vaya a la pestaña Auditoría. El bloque Protocolo de factura electrónica muestra el módulo de validación, el momento de la comprobación y las reglas que han fallado. Utilice Protocolo de descarga para guardarlo.
La comprobación abarca las normas básicas de la EN 16931, por ejemplo, los campos obligatorios, los totales, el desglose de impuestos, el ID de IVA y la IBAN. No sustituye a una comprobación oficial con el validador KoSIT. Las facturas italianas FatturaPA se leen pero no se validan. Para Facturae, se detecta una firma electrónica y se marca como presente, pero no se verifica. El reconocimiento y la validación funcionan en todos los niveles de AI-DMS, incluida Basic.
Conciliación a tres vías: factura, albarán de entrega y pedido de compra
La conciliación a tres vías comprueba si una factura se ajusta al pedido de compra y al albarán de entrega. PaperOffice la ejecuta automáticamente una vez que un documento ha finalizado su procesamiento. Los documentos pertenecen juntos cuando se encuentran en el mismo espacio de trabajo y comparten la misma referencia de pedido de compra. Comprueba los importes, las cantidades y los precios por artículo.
- Archive el pedido de compra, el albarán de entrega y la factura en el mismo espacio de trabajo.
- Abra la factura, vaya a la pestaña Auditoría y lea el bloque de conciliación a tres vías: Conciliación correcta, Variación o Conciliación parcial.
- Utilice Abrir orden de compra o Abrir albarán de entrega para saltar al documento correspondiente.
Para obtener una visión general, abra Documentos, agrupe por referencia de orden de compra y haga clic en Detalles de conciliación. Sin una referencia de orden de compra, no hay conciliación. Si falta el albarán, PaperOffice compara únicamente la orden de compra y la factura. La conciliación es de pago una vez que se encuentra un pedido.
Revisión humana cuando falta un campo obligatorio
PaperOffice AI se detiene y solicita la intervención de una persona cuando un agente IDP no puede proporcionar un campo obligatorio con confianza, o cuando un flujo de trabajo requiere una aprobación. La tarea aparece en Workflow AI → Tareas Human In The Loop. Abra la tarea, complete el campo faltante o la aprobación y finalice la tarea. El flujo de trabajo continúa entonces con sus siguientes pasos. El documento permanece en su espacio de trabajo durante la revisión.
Split Agent: separar un escaneo por lotes en documentos individuales
¿Escaneó una pila de recibos en un solo PDF? El Split Agent lo separa en documentos individuales y archiva cada parte en el espacio de trabajo destino.
- Abra Document AI → Split Agent y haga clic en Crear Split Agent.
- Elija la Regla de división: Automática (IA), Páginas fijas por documento, Separador de entidades o Instrucción personalizada. Seleccione el espacio de trabajo destino y guarde.
- En Documentos, seleccione el PDF, elija Acciones → Agentes y flujos de trabajo → Split e inicie el agente.
Solo se dividen los PDF. Si un límite es incierto, la tarea aparece en Tareas Human In The Loop, donde puede corregir el límite por número de página. El Split Agent tiene un coste. No es la herramienta web gratuita "Dividir PDF", ni las hojas separadoras de PaperOffice Classic.
Trust Agent: verificar PDFs en busca de manipulaciones
El Trust Agent verifica los PDFs en busca de anomalías técnicas: texto oculto, texto bajo un área opaca, archivos incrustados, JavaScript y diferencias entre el contenido visible y la capa de texto. El resultado se almacena como un certificado de confianza en el documento.
- Abra Document AI → Trust Agent y haga clic en Crear Trust Agent. Elija el perfil de verificación, por ejemplo Factura o Contrato, y el nivel.
- En Documentos, seleccione los PDFs y elija Acciones → Agentes y flujos de trabajo → Trust → Verificar con Trust Agent.
- Abra el resultado con Ver certificado.
El original permanece sin cambios; solo se marca una copia. Si el archivo cambia después de la verificación, el resultado ya no es válido. El resultado es una evaluación con evidencia, no prueba de fraude. La verificación tiene un coste.
Auditoría de seguridad en AI-DMS Ultra
Con Ultra, PaperOffice AI verifica cada nuevo documento en una auditoría de seguridad: una puntuación de riesgo de fraude del 1 al 10 con razonamiento y hallazgos. Para recibos y facturas, se verifica el ID de IVA del proveedor a través de VIES. Basic y Premium no incluyen esto.
- La pestaña Auditoría de un documento muestra la puntuación, el razonamiento y los hallazgos. Todos los hallazgos pendientes están en Analytics AI → Centro de Auditoría.
- Bajo PaperOffice Cuenta → Organización → Cuarentena de Auditoría de Documentos, la cuenta raíz activa o desactiva la cuarentena y establece el umbral.
- A partir del umbral, un nuevo documento Ultra entra en cuarentena de seguridad y recibe la etiqueta “Quarantäne”: la edición, el movimiento, la descarga y la eliminación están bloqueados hasta que alguien con acceso de escritura al espacio de trabajo lo libere. Las notas, los comentarios y una retención legal siguen siendo posibles.
- Un hallazgo de VIES es una indicación y nunca activa una cuarentena. La puntuación es una evaluación, no prueba.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué nivel debo elegir? Premium para facturas, contratos y casos. Basic para archivos puros. Ultra solo cuando necesite comprensión de imágenes o la auditoría de seguridad.
- ¿Puede utilizar diferentes niveles? Sí. El nivel pertenece al espacio de trabajo.
- ¿Reemplaza la comprobación de la factura electrónica la validación oficial? No. Cubre las reglas principales, no la validación completa de KoSIT.
- ¿Se modifica el original por parte del Trust Agent? No. Solo se marca una copia.
- ¿Dónde se encuentran las revisiones pendientes? Bajo Workflow AI → Tareas Human In The Loop.