Búsqueda en la vista general de documentos
- Abra un espacio de trabajo.
- Utilice el campo de búsqueda en la parte superior de la aplicación. La función de búsqueda en la página del navegador no es una búsqueda de documentos.
- Abra un resultado haciendo clic en su nombre.
La búsqueda se aplica al espacio de trabajo abierto, no a toda la organización. Los filtros y las vistas están bajo Opciones en la misma vista general. La aplicación web, la aplicación de escritorio y la aplicación móvil buscan los mismos documentos; solo difiere la navegación.
Cuando la búsqueda no devuelve nada
Una búsqueda vacía suele tener una causa sencilla. Compruebe en este orden:
- El espacio de trabajo: cambie al espacio de trabajo que recibió la carga o la importación.
- Procesamiento: el contenido solo se puede encontrar una vez que haya finalizado el procesamiento. Las importaciones grandes tardan más.
- Filtros: un filtro o agrupación bajo Opciones puede ocultar resultados. Restablezca el filtro y busque de nuevo.
- El nivel AI-DMS: un espacio de trabajo con Solo almacenamiento no ejecuta el reconocimiento de texto, por lo que su contenido no se puede buscar.
- Permisos: en un espacio de trabajo compartido, solo ve lo que su cuenta puede ver.
Ayuda: Después de la importación y Niveles de AI-DMS: Basic, Premium y Ultra.
Hacer preguntas sobre sus documentos
En el Agente PaperOffice, puede hacer preguntas sobre sus documentos con sus propias palabras, por ejemplo: “¿Cuáles son los plazos de preaviso de mis contratos?”. El agente responde y enumera los documentos que utilizó como fuentes. Al hacer clic en una fuente, se abre el documento.
- Abra Documentos y seleccione uno o más documentos.
- Elija Acciones → Agentes y flujos de trabajo → Preguntar al Agente, o abra el agente con Alt+A.
- En el área Fuentes, compruebe qué buscará el agente. Utilice Añadir documento o Añadir espacio de trabajo para ampliar la selección.
- Haga su pregunta y haga clic en una fuente en la respuesta para saltar al documento.
Dentro de una carpeta de documentos, el botón Chatear con la carpeta permite hacer preguntas sobre los documentos de esa carpeta.
- El agente responde únicamente a partir de documentos procesados en espacios de trabajo a los que usted tiene acceso. Los espacios de trabajo que no están indexados no se pueden seleccionar.
- Si no hay ningún espacio de trabajo fijado, el agente busca en todos los espacios de trabajo a los que usted puede acceder.
- Puede fijar hasta 20 documentos y 20 espacios de trabajo como fuentes.
- Las preguntas al agente son de pago.
- También puede hacer preguntas sobre sus documentos desde Claude o ChatGPT a través del servidor MCP PaperOffice.
Trabajo en equipo: notas, tareas y menciones
Registra directamente en el documento lo que debe ocurrir. Una nota es un comentario. Una tarea tiene un asignado, una fecha límite y una prioridad.
- Abra el documento y vaya a la pestaña Actividades.
- Haga clic en Nuevo y elija Nota o Tarea.
- Para una tarea, establezca ¿Quién debe completar esto?: usted mismo, un usuario, un grupo o nadie aún. Establezca la fecha límite y la prioridad, y guarde.
- Para hacer una pregunta, escriba en la tarea bajo Preguntas y comentarios. Utilice @ para mencionar a una persona o grupo.
- Cuando la tarea esté completada, haga clic en Completar tarea. Puede añadir un comentario de finalización.
Las personas que mencione recibirán una notificación. Sin mención, los asignados y participantes serán informados. Utilice los filtros Todos, Notas, Tareas y Acción Requerida para mantener el seguimiento. Los hilos de comentarios que pueden marcarse como resueltos están disponibles a través de la API y el servidor MCP.
Mantenga el seguimiento: actividad, resumen del espacio de trabajo y Solucionador de Problemas
- Bajo Analytics AI → Actividad y procesamiento, el mapa de calor de actividad muestra las cargas por día, y la actividad del usuario muestra quién cargó qué en un período elegido. Con Exportar, guarda ambos como CSV. Analytics AI está disponible a partir del plan Corporate, y solo lo verá si su rol lo permite.
- El resumen del espacio de trabajo resume un espacio de trabajo: número de documentos, temas, entidades frecuentes, socios y documentos recientes. Está disponible a través de la API y el servidor MCP, no como una página en la aplicación. Las solicitudes son de pago.
- El Solucionador de Problemas sugiere funciones que se ajustan a su necesidad. Ábralo en el menú de la cuenta bajo Ayuda & Aprendizaje → Solucionador de Problemas y describa su necesidad con sus propias palabras. También está disponible en paperoffice.ai sin iniciar sesión.
Preguntas frecuentes
- ¿Cubre la búsqueda todos los espacios de trabajo? No. La búsqueda en la barra de herramientas se aplica al espacio de trabajo abierto. El Agente PaperOffice puede buscar en varios o todos los espacios de trabajo a los que usted tenga acceso.
- ¿Por qué no puedo encontrar un documento que acabo de cargar? Probablemente el procesamiento aún esté en curso. Espere hasta que haya finalizado.
- ¿Inventa el agente las respuestas? Responde basándose en sus documentos procesados y muestra los documentos que utilizó, para que pueda verificar cada respuesta.
- ¿Pueden mis colegas ver mis tareas? Las tareas pertenecen al documento. Los asignados, participantes y personas mencionadas son informados.